Lohn-, Steuer- und Arbeitsgesetze für Remote-Mitarbeiter

Wenn Ihr Unternehmen erwägt, Remote-Mitarbeiter einzustellen, die außerhalb Ihres Unternehmensstandorts arbeiten – entweder in den USA oder im Ausland – müssen Sie einen Blick auf Ihre Arbeits-, Lohn- und Lohnsteuerrichtlinien und -verfahren werfen. Hier ist ein Blick auf einige der Probleme, die Remote-Mitarbeiter betreffen können, die in den USA und im Ausland arbeiten. 

Wie sich die Krise der öffentlichen Gesundheit auf Ihre Remote-Mitarbeiter auswirkt

Hier sind einige neue Gesetze, die sich auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter auswirken, die von zu Hause aus arbeiten, und einige, die das ganze Jahr 2021 über weiterhin remote arbeiten. Mehrere neue Gesetze helfen Unternehmen und Mitarbeitern in dieser Notlage.

Krankengeld und Familienurlaubsgeld

Mit dem Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) wurden Bestimmungen eingeführt, die Arbeitgebern dabei helfen sollen, Arbeitnehmern Leistungen bei Krankheits- und Familienurlaub zu gewähren. Die Gesetzgebung wirkt sich direkt auf kleine und mittlere Arbeitgeber (mit weniger als 500 Mitarbeitern) aus und gewährt Steuergutschriften, die Sie bei der Bezahlung dieser Leistungen unterstützen.

Wenn Sie beispielsweise Remote-Mitarbeiter haben, die aus COVID-19-bedingten Gründen nicht arbeiten können, müssen Sie ihnen Krankengeld für bis zu 10 Tage (80 Stunden) gewähren. Wenn der Arbeitnehmer wegen der Betreuung eines Kindes von der Arbeit abwesend ist, hat er außerdem Anspruch auf Familienurlaubsgeld für bis zu 10 Wochen.

Die FFCRA-Gutschriften galten für Urlaube, die zwischen dem 1. April 2020 und dem 31. Dezember 2020 in Anspruch genommen wurden. Der Consolidated Appropriations Act (CAA) sah Gutschriften für Urlaube vom 1. Januar 2021 bis zum 31. März 2021 vor, und der American Rescue Plan Act (ARPA) sieht ähnliche Gutschriften für den Zeitraum vom 1. April 2021 bis zum 30. September 2021 vor.

Sie können die Gutschriften schnell erhalten, indem Sie Ihrem Arbeitgeber einen Teil der Sozialversicherungssteuern aufschieben, die auf Formular 941, dem vierteljährlichen Lohn- und Steuerbericht, angegeben sind.

Arbeitgeberbindungskredit

Wenn Ihr Unternehmen vom Coronavirus betroffen war, kann Ihr Unternehmen eine Mitarbeiterbindungsgutschrift für die Beibehaltung von Mitarbeitern (einschließlich Remote-Mitarbeitern) auf Ihrer Gehaltsliste erhalten.

Die CARES Act-Gutschrift galt vom 20. März bis 31. Dezember 2020 und entsprach 50 % des qualifizierten Lohns. Mit dem CAA wurde die Gutschrift für den Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 30. Juni 2021 auf 70 % des qualifizierten Lohns erhöht; Die ARPA hat den Kredit bis zum 31. Dezember 2021 verlängert.

Sie können die Gutschrift schnell erhalten, indem Sie die Lohnsteuereinzahlungen reduzieren oder einen Vorschuss auf Formular 7200 beantragen.

Remote-Mitarbeiter in Ihrem Bundesstaat

Wenn sich Ihre Remote-Mitarbeiter im selben Bundesstaat wie Ihr Unternehmensstandort befinden, können Sie für Einkommens- und Beschäftigungssteuern dieselben Landesgesetze befolgen. Sie müssen jedoch die Einkommenssteuern an den Orten prüfen, an denen Remote-Mitarbeiter arbeiten. Lokale Einkommenssteuern werden von Gemeinden (Landkreisen, Städten, Gemeinden, Schulbezirken oder Sonderbezirken) in 11 Bundesstaaten erhoben.

Staatliche Gesetze und Steuern für Remote-Mitarbeiter

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten haben, müssen Sie die Arbeits- und Steuergesetze in jedem Bundesstaat prüfen. Sie müssen sich mit den staatlichen Einkommenssteuern auskennen, um zu wissen, wann diese Steuern von den Gehaltsschecks von Remote-Mitarbeitern einbehalten werden müssen. In einigen Staaten gibt es beispielsweise eine Frist von 30 Tagen, bevor der Arbeitnehmer verpflichtet ist, andere Einkommenssteuern zu zahlen als in seinem Wohnsitzstaat. Kommunale Steuern können je nach Standort des Mitarbeiters ebenfalls unterschiedlich sein.

Einkommenssteuern

Wenn Sie Mitarbeiter in einem Staat haben, „machen“ Sie dort Geschäfte? Das Prinzip dahinter ist Nexus oder Verbindung. Nexus ist der juristische Begriff dafür, ob ein Staat befugt ist, Ihr Unternehmen zu besteuern. Dies bedeutet normalerweise, dass das Unternehmen eine physische Präsenz im Staat hat, was Eigentum, Verkäufe oder Mitarbeiter bedeuten kann. Wenn ein Unternehmen seine Büros in Staat A hat und Mitarbeiter in Staat B remote arbeiten, kann Staat B verlangen, dass ein Teil der Einkommenssteuern des Unternehmens an diesen Staat abgeführt werden muss.

Mindestlöhne

Wenn der staatliche Mindestlohnsatz pro Stunde höher ist als der Bundessatz (7,25 US-Dollar ab April 2021), müssen Sie den höheren der beiden Sätze zahlen. Auf der Website des US-Arbeitsministeriums können Sie sich über alle staatlichen Mindestlohngesetze informieren.

Arbeitnehmerentschädigung

Alle Staaten verlangen von Arbeitgebern den Abschluss einer Arbeitsunfallversicherung und die Entschädigung von Arbeitnehmern für Verletzungen oder Krankheiten am Arbeitsplatz. In einigen Bundesstaaten ist der Abschluss einer eigenen Arbeitsunfallversicherung, des Abschlusses einer staatlichen Versicherung oder einer Selbstversicherung gestattet. Die National Federation of Independent Businesses führt einen bundesstaatlichen Vergleich der Arbeitnehmerentschädigungsgesetze durch. 

Berufsunfähigkeitsversicherung

Einige Staaten schreiben die Teilnahme von Arbeitnehmern oder Arbeitgebern an Invaliditätsversicherungsprogrammen vor, die Arbeitnehmer für nicht arbeitsbedingte kurzfristige Behinderungen entschädigen. 

• Kalifornien, New Jersey und Rhode Island finanzieren ihre Programme durch Lohnabzüge der Mitarbeiter. Sie müssen sich also registrieren, um Abzüge von Remote-Mitarbeitern einzubehalten, die in diesen Bundesstaaten arbeiten. 
• New York und New Jersey verlangen von versicherten Arbeitgebern die Zahlung von Invaliditätsleistungen an berechtigte Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte. Der Arbeitgeber kann eine private oder staatliche Versicherung abschließen oder sich als Selbstversicherer bewerben.

Arbeitslosenversicherung

Die Bundesregierung und die einzelnen Bundesstaaten verfügen über Arbeitslosensteuergesetze, die zusammenarbeiten, um Arbeitnehmern Leistungen zu gewähren, wenn sie ihren Arbeitsplatz verloren haben. Die meisten Arbeitgeber zahlen sowohl Bundes- als auch Landesarbeitslosensteuer, und die meisten Bundesstaaten haben ihre eigenen Gesetze.

Andere staatliche und lokale Gesetze, die sich auf Remote-Mitarbeiter auswirken

Örtliche Bebauungsvorschriften erfordern möglicherweise, dass ein Remote-Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet, eine Bebauungsabweichung vom Standort ermitteln muss. Darüber hinaus verlangen einige Bundesstaaten, dass Mitarbeiter nach einem bestimmten Zeitplan bezahlt werden (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich). Neun Bundesstaaten verlangen außerdem bezahlte Mindestruhezeiten für erwachsene Arbeitnehmer im Privatsektor. Hier sind die Staaten und ihre Anforderungen.

Die bundesstaatliche Überstundenvorschrift besteht darin, den Arbeitnehmern das 1,5-fache ihres normalen Stundenlohns für die Arbeit von mehr als 40 Stunden in einer Arbeitswoche zu zahlen.In einigen Bundesstaaten gelten großzügigere Überstundenregelungen. Kalifornien verlangt beispielsweise eine Überstundenvergütung für Überstunden am Tag. Die Arbeitsagentur eines Staates ist die Anlaufstelle, um den Überstundenbedarf zu prüfen. 

Gesetze und Steuern für Remote-Mitarbeiter, die im Ausland arbeiten

Bundeseinkommensteuern

Wenn Ihre Mitarbeiter im Ausland arbeiten, müssen Sie die US-Einkommensteuer von deren Gehalt einbehalten, es sei denn, Sie sind nach ausländischem Recht dazu verpflichtet, ausländische Einkommenssteuer einzubehalten. Einige Arbeitnehmer haben möglicherweise Anspruch auf einen Ausschluss von ausländischem Erwerbseinkommen, wenn sie bestimmte Tests erfüllen. Für diesen Ausschluss gilt ein Höchstbetrag, der jedes Jahr an die Inflation angepasst wird.

Staatliche Einkommenssteuern

Einige US-Bundesstaaten verlangen von Personen, die außerhalb des Staates arbeiten, die Zahlung staatlicher Einkommenssteuern, es sei denn, sie können nachweisen, dass sie nicht mehr im Bundesstaat ansässig sind. In Colorado ist beispielsweise ein Nachweis über den Status eines Nichtansässigen erforderlich, während in anderen Bundesstaaten (in denen staatliche Einkommenssteuern erhoben werden) möglicherweise mildere Vorschriften gelten.

Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter für die Arbeit außerhalb der USA bezahlen, unterliegen ihre Löhne im Allgemeinen der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer, wenn Sie ein amerikanischer Arbeitgeber sind, der kein ausländisches Tochterunternehmen ist. Einige Länder erheben eine Sozialversicherungssteuer auf die Löhne von Telearbeitern, aber die USA haben mit einigen Ländern wie Kanada und Frankreich Totalisierungsabkommen geschlossen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. 

Remote-Mitarbeiter – keine unabhängigen Auftragnehmer

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einem Remote-Mitarbeiter und einem unabhängigen Auftragnehmer zu kennen. Die fälschliche Einstufung von Arbeitnehmern als unabhängige Auftragnehmer könnte dazu führen, dass Ihr Unternehmen für nicht gezahlte Lohnsteuern haftbar gemacht wird. Das IRS bietet weitere Hinweise zum Verständnis der Bezeichnung „Angestellter“ bzw. „Unabhängiger Auftragnehmer“ und kann Ihnen dabei helfen, den Unterschied zu klären, damit Sie Ihre Mitarbeiter gemäß den richtigen Arbeitsvorschriften genau bezahlen und besteuern können.