Leitfaden zur Einzelunternehmenssteuer

ByDr. J. K. Hartmann

Ein Unternehmer ist ein Geschäftsinhaber und ein Einzelunternehmer ist ein Einzelunternehmer. Einzelunternehmen sind die beliebteste Unternehmensform in den USA.

Nach Angaben der U.S. Small Business Administration waren im Jahr 2021 86,6 % der Unternehmen, die keine Arbeitgeber waren, Einzelunternehmen.

Wenn Sie darüber nachdenken, ein solches Kleinunternehmen zu leiten, ist es wichtig zu verstehen, wie ein Einzelunternehmen funktioniert – einschließlich der Art und Weise, wie diese Unternehmen Steuern zahlen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Einzelunternehmen sind Einzelunternehmen, die nicht in einem Staat als bestimmte Unternehmensrechtsform registriert sind.
  • Einzelunternehmen sind aus Steuer-, Haftungs- und Schuldengründen nicht von ihren Eigentümern getrennt.
  • Diese Art von Unternehmen zahlt Einkommenssteuer, indem es ein Anhang-C-Formular als Teil der persönlichen Steuererklärung seines Inhabers einreicht.
  • Einzelunternehmer müssen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen und müssen möglicherweise vierteljährlich geschätzte Einkommenssteuern zahlen.
  • Einzelunternehmen können Ausgabenabzüge und Steuergutschriften in Anspruch nehmen, um ihre Gewerbesteuerbelastung zu senken.

Was ist ein Einzelunternehmen?

Ein Einzelunternehmen ist die Standard-Unternehmensform, es sei denn, der Eigentümer registriert sich in seinem Bundesstaat als anderer rechtliche Struktur. Eine Einzelfirma zu gründen ist einfach. Sie müssen lediglich öffentlich bekannt geben, dass Ihr Unternehmen eröffnet ist und dass Sie ein Einzelunternehmen gegründet haben.

Einzelunternehmen sind einzigartig, da der Eigentümer die vollständige Kontrolle über sein Unternehmen hat, ohne dass ihm ein Vorstand über die Schulter schaut.

Der Nachteil eines Einzelunternehmens besteht jedoch darin, dass vollständige Kontrolle vollständige Verantwortung und Haftung bedeutet. Wenn das Unternehmen floriert, erhält der Eigentümer alle Gewinne, wenn es ihm jedoch nicht gut geht, trägt der Eigentümer alle Verluste.

Einzelunternehmen sind hinsichtlich der persönlichen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten nicht rechtlich von ihren Eigentümern getrennt. Der Inhaber kann persönlich für die Schulden und Verbindlichkeiten des Unternehmens haftbar gemacht werden. Beispielsweise ist eine Klage gegen das Unternehmen wegen Fahrlässigkeit eine Klage gegen den Eigentümer.

Notiz

Die meisten Unternehmen benötigen eine Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN), eine eindeutige Gewerbesteuer-Identifikationsnummer. Einzelunternehmer können ihre Sozialversicherungsnummer als Identifikationsnummer für ihre Gewerbesteuer verwenden, es sei denn, sie haben Mitarbeiter oder zahlen bestimmte Arten von Steuern.

So funktionieren Einzelunternehmenssteuern

Einzelunternehmen zahlen viele Arten von Steuern. Einige Steuern werden von allen Einzelunternehmern gezahlt, andere hängen von der spezifischen Situation eines Unternehmens und den Arten von Produkten oder Dienstleistungen ab, die es verkauft.

Bundeseinkommensteuern

Einzelunternehmen zahlen keine Einkommensteuer als separate Einheiten; Sie gelten als Durchleitungsunternehmen, da die Einkommenssteuern des Unternehmens über die persönliche Rendite des Eigentümers gezahlt werden.

Das Verfahren zur Einreichung der Bundeseinkommensteuer beginnt damit, dass der Eigentümer Anhang C – Gewinn oder Verlust aus dem Unternehmen, einschließlich Einkommen und Abzüge, ausfüllt, um das Nettoeinkommen des Unternehmens zu ermitteln. Dieses Einkommen wird mithilfe des Formulars 1040 mit den anderen Einkünften, Gutschriften und Abzügen des Geschäftsinhabers kombiniert, um sein steuerpflichtiges Gesamteinkommen und seine Steuerschuld zu ermitteln.

Staatliche Einkommenssteuern

Auch Einzelunternehmen gelten für Zwecke der staatlichen Einkommensteuer als Durchleitungsunternehmen. Die Informationen aus der Bundeserklärung werden in die Landesformulare übernommen.

Notiz

In Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming gibt es keine Einkommenssteuer. New Hampshire besteuert kein Erwerbseinkommen (einschließlich Einkünfte aus Einzelunternehmen), aber Zinsen und Dividenden besteuert es mit 5 %.

Selbstständigkeitssteuer

Einzelunternehmer gelten im Hinblick auf die Zahlung der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern als Selbstständige. Fast jeder, der in den USA arbeitet, muss diese Steuern zahlen, um Gutschriften für Sozialleistungen zu erhalten.

Der Steuersatz für selbständige Erwerbstätigkeit beträgt 15,3 %, einschließlich 12,4 % für die Sozialversicherung und 2,9 % für Medicare. Der Sozialversicherungsanteil ist jedes Jahr auf einen bestimmten Betrag begrenzt. Der Medicare-Anteil ist nicht begrenzt und es gibt eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % für das Jahreseinkommen über einem bestimmten Betrag.

Die Selbstständigkeitssteuer basiert auf dem Nettoeinkommen Ihres Unternehmens, wie in Anhang C berechnet. Sie müssen Anhang C einreichen und Selbstständigkeitssteuern zahlen, wenn Ihr Jahresnettoeinkommen 400 USD oder mehr beträgt. Wenn Sie einen Nettoverlust für das Jahr haben, müssen Sie für dieses Jahr keine Selbstständigkeitssteuer zahlen.

Um die Höhe Ihrer Steuerschuld für selbständige Erwerbstätigkeit für das Jahr zu berechnen, müssen Sie Anhang SE ausfüllen und die geschuldete Gesamtsteuer in Ihre persönliche Steuererklärung aufnehmen. Im Rahmen dieser Berechnung können Sie die Hälfte Ihrer Selbstständigkeitssteuer (den Teil, den ein Arbeitgeber zahlen würde) in Ihrer Steuererklärung abziehen.

Geschätzte Steuern

Als selbstständiger Einzelunternehmer sind Sie kein Angestellter und erhalten keinen Gehaltsscheck, von dem Sie Einkommensteuer und Selbstständigkeitssteuer einbehalten können. In diesem Fall müssen Sie vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen leisten, wenn Sie davon ausgehen, dass Sie aus allen Quellen Steuern in Höhe von 1.000 US-Dollar oder mehr für das Jahr schulden.

Die voraussichtlichen Steuerzahlungen müssen am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar des folgenden Jahres erfolgen. Sie können per Post oder über eine der Online-Zahlungsoptionen des IRS bezahlen. Mit dem Arbeitsblatt im Formular 1040-ES können Sie eine schnelle Berechnung der geschätzten Steuern durchführen, die Sie möglicherweise schulden.

Arbeitnehmersteuern

Wenn Ihr Einzelunternehmen Angestellte hat, müssen Sie mehrere Lohnsteuern zahlen. Einige dieser Steuern werden teilweise von den Arbeitnehmern erhoben, andere nicht.

Einkommenssteuern werden von den Mitarbeitern gezahlt, Sie müssen diese Steuern jedoch von Ihren Mitarbeitern einbehalten und an das IRS abführen.

Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern für Arbeitnehmer, sogenannte FICA-Steuern, werden sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber gezahlt. Die Gesamtsteuer beträgt 15,3 % des Bruttolohns des Arbeitnehmers. 7,65 % müssen Sie vom Arbeitnehmer einbehalten und die restlichen 7,65 % als Arbeitgeber abführen. Der Arbeitnehmerabzug ist jedes Jahr begrenzt, der Arbeitgeberanteil jedoch nicht.

Sie müssen eine zusätzliche Medicare-Steuer einbehalten, wenn das Jahreseinkommen eines Mitarbeiters 200.000 US-Dollar erreicht. Der Arbeitgeber muss weiterhin Medicare-Steuern zahlen, nicht jedoch die Zusatzsteuer. 

Arbeitgeber müssen außerdem Arbeitslosensteuern, sogenannte FUTA-Steuern, melden und zahlen, um die Arbeitslosenunterstützung für gekündigte Arbeitnehmer zu finanzieren. Die meisten Arbeitgeber zahlen sowohl Bundes- als auch Landesarbeitslosensteuer, erhalten jedoch eine Gutschrift für die Landessteuer. Der Standard-FUTA-Steuersatz beträgt 6 % auf die ersten 7.000 US-Dollar des Lohns eines Arbeitnehmers, der der FUTA-Steuer unterliegt, und wird für die staatliche Gutschrift um bis zu 5,4 % reduziert.

Die Arbeitnehmerentschädigung ist ein staatliches Versicherungsprogramm, das von Arbeitgebern finanziert wird, um Arbeitnehmern Leistungen bei Krankheiten und Verletzungen am Arbeitsplatz zu gewähren. Arbeitgeber zahlen in diese staatlichen Versicherungsprogramme über eine gewerbliche Versicherung oder durch Eigenfinanzierung ein (sofern der Staat dies zulässt). Sie können mehr über die Arbeitnehmerentschädigungsvorschriften Ihres Staates erfahren, indem Sie diese Liste der staatlichen Arbeitnehmerentschädigungsagenturen durchsuchen.

Alle hier besprochenen Bundessteuern müssen dem IRS gemeldet werden. Hier ist eine Liste der Formulare, die für die Einreichung regelmäßiger Steuerberichte erforderlich sind.

Die Lohnsteuer ist kompliziert und es gibt viele Anforderungen und Einschränkungen. Einzelheiten zur Erhebung, Zahlung und Meldung dieser Steuern finden Sie in der IRS-Publikation 15 (Rundschreiben E), Steuerleitfaden für Arbeitgeber.

Grundsteuern

Wenn Ihr Einzelunternehmen Immobilien (Grundstücke und Gebäude) besitzt, müssen Sie Grundsteuern auf der Grundlage des Schätzwerts der Immobilie an den Steuereintreiber Ihres Landkreises zahlen. Weitere Informationen zur Zahlung dieser Steuer finden Sie auf der Website des Finanzministeriums Ihres Bundesstaates oder auf der Website Ihres Landkreises.

Umsatzsteuern

Wenn Ihr Einzelunternehmen Produkte oder Dienstleistungen verkauft, müssen Sie möglicherweise Umsatzsteuern von Ihren Kunden erheben und diese Steuern an eine oder mehrere Steuerbehörden abführen. Den Endverbrauchern (Verbrauchern) werden Umsatzsteuern auferlegt, und Verkäufer sind verpflichtet, diese Steuern zu zahlen, auch wenn sie nicht von den Verbrauchern erhoben werden.

Notiz

In fünf Bundesstaaten gibt es keine Umsatzsteuer: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon. In Alaska gibt es lokale Umsatzsteuern und in Delaware gibt es eine Miet- und Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuerlandschaft ist komplex und verändert sich ständig. Jeder Staat hat seine eigenen Vorschriften, die einen bestimmten Steuersatz und eine Liste steuerpflichtiger Produkte und Dienstleistungen umfassen. Darüber hinaus erheben einige lokale Steuerbehörden auch Umsatzsteuern. Schließlich erheben viele Bundesstaaten Umsatzsteuern auf Online- oder Auslandsverkäufe.

Steuern nutzen 

Jeder Staat, der eine Umsatzsteuer erhebt, erhebt auch eine Nutzungssteuer auf die Lagerung, Nutzung oder den Verbrauch steuerpflichtiger Gegenstände oder Dienstleistungen, jedoch nicht auf diejenigen, für die Umsatzsteuer gezahlt wurde.

Der beste Weg, Informationen über Umsatzsteuern und Nutzungssteuern zu erhalten, besteht darin, die Website der Steuerbehörde Ihres Staates zu durchsuchen.

Verbrauchsteuern

Auf bestimmte Arten von Geschäftsgütern, Dienstleistungen und Aktivitäten werden Verbrauchsteuern erhoben. Beispielsweise gibt es Verbrauchssteuern auf Solarien in Innenräumen, Sportwetten und viele Arten von Kraftstoffen. Das IRS verfügt über eine Liste gängiger Verbrauchsteuerformulare und Veröffentlichungen.

Steuerabzüge und -gutschriften für Einzelunternehmen

Ja, Einzelunternehmer haben Anspruch auf Steuerabzüge für Selbstständige und andere Anreize.

Abzüge von Betriebsausgaben

Einzelunternehmen können wie andere Unternehmen auch normale und notwendige Geschäftsausgaben abziehen. Normale Ausgaben sind die in Ihrer Branche üblichen und akzeptierten Ausgaben, und notwendige Ausgaben sind hilfreich und für Ihr Unternehmen angemessen.

Zusätzlich zu den allgemeinen Ausgaben – von Werbung, Versicherungen und Zahlungen an Mitarbeiter bis hin zu Anwalts- und Honoraren, Bürokosten und Nebenkosten – gibt es einige Sonderabzüge, die Sie möglicherweise in Anhang C aufnehmen können.

  • Unternehmen, die Produkte verkaufen und einen Lagerbestand führen, können die Kosten der verkauften Waren abziehen.
  • Wenn Sie für Ihr Unternehmen ein Heimbüro haben, können Sie die Aufwendungen für die Nutzung dieses Büros absetzen, wenn es Ihr Hauptgeschäftssitz ist und Sie es sowohl regelmäßig als auch ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen. Sie können diesen Abzug anhand der tatsächlichen Ausgaben berechnen oder eine vereinfachte Methode verwenden.
  • Unternehmen können die Kosten für Kapitalaufwendungen (größere Anschaffungen von langfristigen Vermögenswerten wie Ausrüstung, Maschinen und Fahrzeugen) mithilfe eines Prozesses namens Abschreibung abziehen, der die Kosten über die Nutzungsdauer des Gegenstands verteilt.

Ein besonderer Steuerabzug für Durchgangsunternehmen

Einzelunternehmer können zusammen mit anderen Arten von Durchgangsunternehmen einen zusätzlichen Steuerabzug von 20 % von ihrem Geschäftseinkommen durch einen Steuerabzug für qualifiziertes Geschäftseinkommen (Qualified Business Income, QBI) erhalten. Der Abzug erfolgt zusätzlich zu den normalen Betriebsabzügen. Für diesen Abzug gelten Anforderungen und Einschränkungen. Erkundigen Sie sich daher bei Ihrem Steuerberater nach weiteren Einzelheiten.

Einzelheiten zum Abzug von Geschäftsausgaben, einschließlich Einschränkungen und Beschränkungen dieser Abzüge, finden Sie in der IRS-Publikation 535 „Geschäftsausgaben“.

Steuergutschriften

Steuergutschriften sind eine Möglichkeit für Einzelunternehmen, durch die Ausübung bestimmter Aktivitäten Geld bei der Gewerbesteuer zu sparen. Steuergutschriften werden aus Ihrer Steuererklärung abgezogen, bevor Ihr zu versteuerndes Einkommen berechnet wird, um den von Ihnen geschuldeten Steuerbetrag direkt zu reduzieren. Für jede Steuergutschrift gibt es ein bestimmtes Formular, das Sie verwenden müssen, nachdem Ihr Unternehmen Geld für die Aktivität ausgegeben hat. Zu den gängigen Gewerbesteuergutschriften gehören:

  • Eine Steuergutschrift für behindertengerechten Zugang für die Modernisierung Ihres Unternehmensstandorts, um Menschen mit Behinderungen gerecht zu werden.
  • Eine kleine Steuergutschrift für die Krankenversicherung des Arbeitgebers, um die Zahlung der Gesundheitsprämien für die Krankenversicherung der Arbeitnehmer zu unterstützen.
  • Eine Steuergutschrift für Arbeitsmöglichkeiten für Arbeitgeber, die Personen einstellen, die mit erheblichen Beschäftigungshindernissen konfrontiert sind.

Einzelunternehmern stehen zahlreiche weitere Steuergutschriften zur Verfügung. Sie sind in den Anweisungen für das IRS-Formular 3800 General Business Credit aufgeführt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Zahlen Einzelunternehmer mehr Einkommenssteuern als Personengesellschaften oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs)?

Einzelunternehmen, Personengesellschaften und LLCs zahlen Einkommenssteuern auf die gleiche Weise wie Durchgangsunternehmen. Die Zahlung von mehr oder weniger Steuern hängt also von der Steuersituation des einzelnen Eigentümers ab. Die von all diesen Unternehmern gezahlte Gesamtsteuer basiert auf ihrem Gesamteinkommen aus allen Quellen und nicht nur auf ihrem Geschäftseinkommen.

Eine Partnerschaft zahlt keine Steuern, reicht jedoch eine Informationserklärung beim IRS ein. Die Partner erhalten einen Anhang K-1, aus dem ihr Anteil am Partnerschaftseinkommen hervorgeht.

LLCs mit nur einem Gesellschafter zahlen im Allgemeinen Einkommenssteuern als Einzelunternehmen, LLCs mit mehreren Gesellschaftern zahlen im Allgemeinen Steuern als Personengesellschaften.

Was passiert, wenn ein Einzelunternehmer die geschätzten Steuern nicht zahlt?

Das US-amerikanische Steuersystem basiert auf dem „Pay as you Earn“-Prinzip und der IRS erwartet von den Steuerzahlern, dass sie Steuern auf ihr Einkommen in dem Jahr zahlen, in dem sie es verdienen, anstatt zu warten, bis sie ihre Steuern im darauffolgenden Jahr vorzeitig einreichen. Wenn Sie im Laufe des Jahres nicht genügend Steuern auf Ihr Geschäftseinkommen gezahlt haben, müssen Sie möglicherweise eine Strafe wegen Unterzahlung zahlen. Ihnen kann auch eine Strafe auferlegt werden, wenn Ihre geschätzten Steuerzahlungen verspätet sind, selbst wenn Sie eine Rückerstattung erhalten.

Möglicherweise können Sie die Strafe verringern, wenn:

  • Sie erhöhen Ihren Einbehalt vom Arbeitseinkommen.
  • Sie haben im Laufe des Jahres ein ungleichmäßiges Einkommen, also annualisieren Sie Ihr Einkommen und leisten im Laufe des Jahres ungleiche Zahlungen.
  • Aufgrund eines Unfalls oder einer gemeldeten Katastrophe haben Sie Anspruch auf eine spätere Zahlung.
  • Sie gehen nach Vollendung des 62. Lebensjahres in den Ruhestand oder werden im Laufe des Jahres arbeitsunfähig und haben die Zahlungen aus triftigem Grund nicht geleistet.

Kann es Ihnen helfen, Steuern zu sparen, wenn Sie eine Kapitalgesellschaft statt eines Einzelunternehmens sind?

Diese Frage ist schwer zu beantworten, da sie von der steuerlichen Situation des Einzelnen abhängt. Unternehmen geben eine Körperschaftsteuererklärung ab und zahlen den Körperschaftsteuersatz, Unternehmenseigentümer zahlen jedoch Steuern auf Dividenden, die sie erhalten. Bei Einzelunternehmern werden Einkünfte aus allen Quellen zu einem steuerpflichtigen Nettoeinkommen zusammengefasst. Die Bundessteuersätze variieren je nach Steuererklärungsstatus der Person. 

Bei der Ermittlung der persönlichen Steuerschuld eines Geschäftsinhabers spielen auch andere Faktoren eine Rolle, etwa ob das Unternehmen einen Verlust oder Gewinn erwirtschaftet, sowie die verfügbaren Steuergutschriften und Dividenden in jeder Unternehmensart. Diese Frage lässt sich am besten beantworten, indem Sie Ihre Einkünfte aus Einzelunternehmen regelmäßig von einem zugelassenen Steuerberater überprüfen lassen.