IRS-Regeln für die Einbehaltung zusätzlicher Löhne

Einem Arbeitnehmer wird zusätzlich zum regulären Lohn ein Zusatzlohn gezahlt. Es mag verlockend sein, alle Löhne in einen Topf zu werfen und die Bundeseinkommenssteuer zum gleichen Satz wie das normale Gehalt zu zahlen und einzubehalten, aber so funktionieren diese bestimmten Löhne nicht.

Zusatzlöhne können anders besteuert werden als reguläre Löhne, was dazu führen kann, dass einige Steuerzahler mehr in Form einer erhöhten Einkommensteuereinbehaltung zahlen.

Welche Arten von Löhnen sind Zusatzlöhne?

Zu den Zuschlägen zählen:

• Provisionen
• Überstundenvergütung (sofern getrennt vom regulären Lohn gezahlt)
• Zahlungen für angesammelten Krankenstand
• Abfindung
• Gemeldetes Trinkgeld (sofern es getrennt vom regulären Lohn gezahlt wird)
• Auszeichnungen, Preise und Boni
• Nachzahlung
• Rückwirkende Gehaltserhöhungen
• Zahlungen für nicht abzugsfähige Umzugskosten

Zu den weiteren Zahlungen, die den Zusatzlohnregeln unterliegen, gehören steuerpflichtige Nebenleistungen und Aufwandsentschädigungen, die im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans gezahlt werden.

Zwei Möglichkeiten zur Berechnung der Quellensteuer 

Der Bundeseinkommensteuerabzug auf Zusatzlöhne kann auf zwei Arten berechnet werden, je nachdem, wie die Löhne ausgezahlt werden.

Für Mitarbeiter, die weniger als 1 Million US-Dollar pro Jahr verdienen

Diese Beispiele gelten für die Einbehaltung zusätzlicher Lohnzahlungen von weniger als 1 Million US-Dollar an einen einzelnen Mitarbeiter während eines Jahres.

Entscheiden Sie zunächst, ob der Nebenverdienst auf dem Gehaltsscheck des Arbeitnehmers ausgewiesen wird. Wenn Sie auf dem Gehaltsscheck nicht die Höhe der einzelnen Lohnarten angeben, behalten Sie die Bundeseinkommensteuer ein, als ob es sich bei der Gesamtsumme um eine einzige Zahlung für diesen Abrechnungszeitraum handeln würde. Wenn Sie die Zusatzlöhne separat ausweisen und die Höhe für jede Lohnart angeben, gibt es zwei Situationen:

Der häufigste Fall besteht darin, die Einkommenssteuer auf den Zusatzlohn vom regulären Lohn eines Arbeitnehmers einzubehalten. Es gibt zwei Methoden:

1. Die Zusatzlöhne pauschal bei 22 % einbehalten (bis 2025)
2. Addieren Sie den Zusatzlohn zum gleichzeitig gezahlten regulären Lohn des Arbeitnehmers (Die diesbezüglichen IRS-Regeln sind kompliziert, lesen Sie sie daher unbedingt in der IRS-Publikation 15)

Wenn Sie im laufenden oder unmittelbar vorangegangenen Kalenderjahr keine Einkommensteuer vom regulären Lohn des Arbeitnehmers einbehalten haben, verwenden Sie die oben genannte Methode 2. Dies wäre der Fall, wenn die auf Formular W-4 beanspruchten Zulagen des Arbeitnehmers höher wären als sein Lohn oder wenn der Arbeitnehmer eine Befreiung von der Quellensteuer beantragt hätte.

Für Mitarbeiter, die mehr als 1 Million US-Dollar pro Jahr verdienen

Für Arbeitnehmer, die im Laufe des Kalenderjahres mehr als 1 Million US-Dollar an Zusatzlöhnen erhalten, müssen Sie den über 1 Million US-Dollar hinausgehenden Lohn zu einem höheren Satz von 37 % (oder dem höchsten Einkommenssteuersatz des Jahres) einbehalten. Wenn der Zusatzlohn eines Mitarbeiters beispielsweise 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr beträgt, würden Sie 1 Million US-Dollar zu 22 % und die überschüssigen 500.000 US-Dollar zu 37 % einbehalten.

Unabhängig davon, wie Sie diese Löhne zahlen, stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Gehaltsscheck jedes Mitarbeiters FICA-Steuern einbehalten, einschließlich separater Schecks für zusätzliche Lohnzahlungen. Berücksichtigen Sie auch die Zusatzlöhne in Ihren Berechnungen zur Bundesarbeitslosensteuer.

Gängige Beispiele für Zusatzlöhne

Einige gängige Beispiele für Lohnzuschläge können Ihnen helfen zu verstehen, wie diese Zahlungen besteuert werden sollten.

Urlaubsgeld

Das Urlaubsgeld unterliegt der Einbehaltung, als wäre es eine reguläre Lohnzahlung. Wenn es zusätzlich zum regulären Lohn und separat für die Urlaubszeit gezahlt wird, behandeln Sie es als separate Lohnzuzahlung und befolgen Sie die oben genannten Regeln. Wenn das Urlaubsgeld länger als Ihr üblicher Abrechnungszeitraum beträgt, verteilen Sie es auf die Lohnzeiträume, für die Sie es zahlen.

Boni

Arbeitgeber zahlen Prämien oft am Ende eines Jahres in einem separaten Gehaltsscheck aus. So könnte dieser Bonus ausgezahlt werden:

Angenommen, ein Mitarbeiter erhält 1.000 US-Dollar als Bonus und der letzte Bruttolohnbetrag betrug 1.000 US-Dollar. Das Verfahren zur Ermittlung der Einkommensteuer auf diesen Bonus wäre wie folgt:

1. Addieren Sie den Bonusbetrag zum Lohn der letzten Lohnperiode (1.000 $ + 1.000 $ = 2.000 $).
2. Bestimmen Sie den einbehaltenen Betrag für den kombinierten Betrag (sagen wir, er beträgt 150 $, basierend auf den Quellensteuertabellen in der IRS-Publikation 15-T).
3. Subtrahieren Sie den einbehaltenen Betrag vom regulären Lohn für diesen Zahltag (150 $ – 70 $ = 80 $).
4. Halten Sie 80 $ vom Bonusgehalt ein.
5. Vergessen Sie nicht, dass Sie auf diesem Scheck auch FICA-Steuern einbehalten müssen.

Tipps

Wenn ein Arbeitnehmer einen regulären Lohn erhält und Trinkgelder meldet, verbuchen Sie die Trinkgelder als Zusatzlohn für den Einkommensteuerabzug.

• Wenn Sie vom regulären Lohn keine Einkommenssteuer einbehalten haben, addieren Sie die Trinkgelder und behalten Sie die Einkommenssteuer vom Gesamtbetrag ein.
• Wenn Sie die Einkommensteuer vom regulären Lohn des Arbeitnehmers einbehalten haben, können Sie entweder den regulären Lohn oder den Satz von 22 % zahlen.

Zahlungen an Mitarbeiter im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans

Wenn Sie Zahlungen an einen Mitarbeiter für Reise- und andere Geschäftsausgaben leisten und keinen abrechnungsfähigen Plan haben, werden diese Zahlungen als zusätzliches Einkommen behandelt und der Mitarbeiter muss auf dieses Einkommen Einkommenssteuer, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer sowie Bundesarbeitslosensteuer zahlen.

In einem verantwortungsvollen Plan gibt es einige Richtlinien:

• Die Ausgaben sind eindeutig geschäftsbezogen
• Der Mitarbeiter muss Ihnen über diese Ausgaben angemessen Rechenschaft ablegen, indem er Ihnen detaillierte Informationen zu Zeit, Datum, Ort, Betrag und Geschäftszweck zur Verfügung stellt
• Überschüssige Erstattungen muss der Arbeitnehmer zurückerstatten

Die Zahlung zusätzlicher Löhne kann kompliziert sein, und die falsche Anwendung der Lohnsteuer kann steuerliche Konsequenzen für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen haben. Wenden Sie sich an einen Lohnsteuerexperten oder beauftragen Sie einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst mit der Berechnung der Mitarbeitergehälter.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)