Sie bezahlen Ihre Mitarbeiter am 4. Januar 2021 für die in der letzten Dezemberwoche 2020 geleistete Arbeit, da dies Ihr normaler Zahltag ist. Sind diese Gehaltsscheckbeträge im Arbeitsjahr oder im Jahr des Gehaltsschecks steuerpflichtig? Das Steuerjahr für einen Gehaltsscheck ist wichtig, da es sich auf das steuerpflichtige Einkommen der Arbeitnehmer auswirkt, wie es im Bruttolohn des Arbeitnehmers auf den W-2-Formularen für jedes Jahr angegeben ist.
Das Datum des Gehaltsschecks gilt auch dann, wenn die Arbeit geleistet und das Gehalt in einem anderen Jahr verdient wurde (lesen Sie jedoch die Ausnahme unten). Das liegt daran, dass der Gehaltsscheck war den Mitarbeitern im Januar zur Verfügung, nicht jedoch im Dezember.
Der Bruttolohn ist im Jahr 2021 steuerpflichtig, nicht im Jahr 2020. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter am letzten Tag im Dezember für diese Arbeit bezahlen, ist das Gehaltsscheckdatum der 31. Dezember 2020, und dies würde bedeuten, dass es sich bei dem Lohn im Jahr 2020 um steuerpflichtiges Einkommen handelt.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist das Jahr des Gehaltsschecks eines Mitarbeiters wichtig?
Das Jahr, in dem der Gehaltsscheck besteuert wird, wirkt sich auf das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers aus. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise zum Jahresende einen hohen Bonus erhielt, könnte sich dies auf den Steuersatz des Mitarbeiters auswirken. In manchen Jahren gibt es eine zusätzliche Lohnperiode, die dazu führen kann, dass Mitarbeiter scheinbar einen „zusätzlichen“ Gehaltsscheck erhalten.
Notiz
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihr W-4-Formular gegen Prämien oder einen zusätzlichen Gehaltsscheck zum Jahresende zu ändern. Beispielsweise kann der Mitarbeiter die Quellensteuer für den Bonusscheck ändern und bei der nächsten regulären Gehaltsabrechnung wieder auf die reguläre Quellensteuer umstellen.
Das Problem tritt auf, wenn ein Zahlungszeitraum nicht am letzten Tag des Jahres endet. Wenn der Auszahlungszeitraum vor Jahresende endet, gibt es im ersten Jahr einige Tage, die im nächsten Jahr ausgezahlt werden. Wenn der Lohnzeitraum nach Jahresende endet, gibt es im nächsten Jahr ein paar zusätzliche Tage im Lohn.
Direkte Einzahlungen
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Gehaltsschecks vor Jahresende zur Verfügung stellen – zum Beispiel durch Direkteinzahlung –, muss das Gehalt als in diesem Jahr erhalten (und steuerpflichtig) betrachtet werden, auch wenn der Direkteinzahlungsscheck Einkünfte für das folgende Jahr enthält.
Das IRS sagt, dass Einkünfte dann tatsächlich erhalten werden, wenn sie einem Konto gutgeschrieben oder uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden. Konstruktiver Empfang ist ein buchhalterischer Begriff, der sich darauf bezieht, wann Einkünfte als im Besitz einer Person stehend betrachtet werden und wann sie ausgegeben werden können. Arbeitnehmer müssen Einkünfte in dem Jahr melden, in dem sie erhalten bzw. uneingeschränkt zur Verfügung gestellt wurden.
Nachträgliche Schecks und konstruktiver Empfang
Wenn eine Person eine Zahlung per Post erhält, kann im Allgemeinen davon ausgegangen werden, dass die Person tatsächlich über den Geldeingang verfügt. Aber das stimmt nicht immer. Ein Scheck kann nachdatiert sein.
Ein vordatierter Scheck ist ein Scheck, der ein in der Zukunft liegendes Datum aufweist. Wenn Sie im Jahr 2020 einen Scheck mit dem Datum 2021 erhalten, können Sie ihn erst im nächsten Jahr einlösen. Nur weil Sie den Scheck in der Hand haben, weil er auf das nächste Jahr datiert ist und bis dahin nicht einlösbar ist, würde der Scheck in den Steuern des nächsten Jahres enthalten sein.
Wie wirkt sich diese Regel auf W-2-Formulare für Mitarbeiter aus?
W-2-Formulare sind die Formulare, die Sie Ihren Mitarbeitern im Januar geben, um Informationen zu ihrem Gehalt und den einbehaltenen Beträgen für Bundeseinkommenssteuern und FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) bereitzustellen.
Notiz
Der letzte Gehaltsscheck vom Dezember ist im W-2-Verdienst dieses Jahres enthalten. Der erste Gehaltsscheck im Januar ist im W-2-Verdienst des neuen Jahres enthalten.
Nachdem Sie diese W-2-Formulare vorbereitet haben, müssen sie an die Mitarbeiter verteilt und bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht werden. Hier sind die Termine, die Sie beachten sollten: W-2-Formulare für die Löhne des Vorjahres müssen den Mitarbeitern bis Ende Januar ausgehändigt werden. Außerdem müssen Sie bis zum 31. Januar W-2-Formulare bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen. Wenn Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware verwenden, sollte sich die Software um die Steuerangelegenheiten für die W-2-Formulare des Mitarbeiters kümmern.
Wie gehe ich mit diesem Problem um?
Hier sind einige Vorschläge:
- Übertreiben Sie es nicht und versuchen Sie nicht, zu viel darüber nachzudenken. Verteilen Sie Gehaltsschecks, wenn sie normalerweise verteilt werden. Wenn Sie versuchen, die Lohnsteuer selbst zu berechnen, ist es möglicherweise ratsam, über die Anschaffung einer Lohnbuchhaltungssoftware nachzudenken.
- Mitarbeiter informieren. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, in welchem Steuerjahr ihr letzter Gehaltsscheck ausgestellt wird. Es ist immer besser, die Mitarbeiter zu warnen, als dass sie es später herausfinden und verärgert sind.
- Sie können Hilfe von Ihrem CPA oder einem anderen Steuerberater erhalten. Wenn Sie WIRKLICH verwirrt sind, sollten Sie darüber nachdenken, einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst zu beauftragen, der Ihnen bei solchen Problemen hilft.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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