Ihre Pflichten bei der Lohnsteuer als Arbeitgeber

ByDr. J. K. Hartmann

Die Zahlung der Lohnsteuer ist eine der am wenigsten unterhaltsamen Aktivitäten eines Unternehmens mit Mitarbeitern. Aber Steuern sind eine Tatsache des Lebens. Doch welche Lohnsteuern müssen wann gezahlt werden?

In diesem Artikel gehen wir auf Ihre Hauptverantwortung für Lohnsteuern ein, einschließlich der Einbehaltung von Bundeseinkommenssteuern und Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern, der Übermittlung dieser Steuern an das IRS und der Zahlung anderer Beschäftigungssteuern wie der Arbeitslosensteuer.

Wichtige Erkenntnisse

  • Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, Steuern von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einzubehalten und Ihren Steueranteil zu zahlen.
  • Der Prozess umfasst mehrere Schritte, darunter das Sammeln und Melden von Informationen sowie das Bezahlen der Steuerrechnung.
  • Wenn Sie es versäumen, ordnungsgemäße Steuern zu zahlen oder einzubehalten, können Sie laut IRS rechtlich zur Verantwortung gezogen werden.
  • Es gibt mehrere Optionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie die richtigen Steuern zahlen und einbehalten.

Was sind Lohnsteuern? 

Lohnsteuern sind die Steuern, die Sie bei der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen müssen. Einige dieser Steuern werden vom Arbeitsentgelt einbehalten, für andere sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich.

Notiz

Der Begriff „Einbehaltung“ bedeutet, dass Sie diese Zahlungen aufgrund von Gesetzen und Vorschriften, die die Zahlung dieser Zahlungen vorschreiben, von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abziehen.

Zu diesen Steuern gehören: 

  • Einbehaltung von Bundes-, Landes- und lokalen Einkommenssteuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter.
  • Einbehaltung der FICA-Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter und Zahlung des gleichen Betrags als Arbeitgeber. 
  • Zahlung der Arbeitslosensteuer auf Grundlage des Arbeitnehmerentgelts. 
  • Zahlung von Beträgen an staatliche und bundesstaatliche Arbeitnehmerentschädigungsfonds auf der Grundlage des Arbeitnehmerentgelts.

Falls Sie sich gefragt haben: Die Begriffe „Lohnsteuer“ und „Arbeitssteuer“ sind grundsätzlich gleich. Das IRS verwendet den Begriff „Arbeitssteuern“.

Ihre geschäftlichen Verantwortlichkeiten für Lohnsteuern

Als Unternehmen mit Mitarbeitern haben Sie bestimmte wichtige Pflichten im Zusammenhang mit der Lohnsteuer.

Notiz

Ihre Verantwortung für die Einbehaltung, Meldung und Zahlung dieser Lohnsteuern ist gesetzlich festgelegt. Die Nichtzahlung dieser Steuern kann zu extremen Bußgeldern und Strafen führen.

Wenn Sie diese Verantwortlichkeiten kennen, können Sie sicherstellen, dass Sie die Gesetze einhalten. Alle Arbeitgeber müssen:

  • Sammeln Sie Informationenvon Mitarbeitern auf einem W-4-Formular, wenn der Mitarbeiter eingestellt wird, sodass Sie auf Anweisung des Mitarbeiters Bundeseinkommenssteuern einbehalten können. Es liegt nicht in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber, dafür zu sorgen, dass dem Arbeitnehmer der „richtige“ Betrag einbehalten wird.
  • Entsprechende Steuern einbehalten (abziehen).aus den Gehaltsschecks der Mitarbeiter. Zu diesen Steuern gehören die Bundes-, Landes- und Kommunaleinkommenssteuern, die die Arbeitnehmer zahlen müssen, die von den Arbeitnehmern einbehaltenen FICA-Steuern und die auch von Ihnen als Arbeitgeber gezahlten Steuern. Sie als Arbeitgeber müssen die Einkommenssteuern einbehalten, wie der Arbeitnehmer es in einem W-4-Formular angegeben hat; FICA-Steuern werden als Prozentsatz des Bruttolohns abgezogen.
  • Legen Sie Geld beiseitefür diese Lohnsteuern, einschließlich Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteilen der Sozialversicherung/Medicare sowie Arbeitgeberverbindlichkeiten für Arbeitslosensteuer und Arbeitnehmerentschädigung. Diese Gelder werden als Treuhandfondssteuern bezeichnet, was bedeutet, dass sie treuhänderisch verwaltet werden, bis sie ausgezahlt werden müssen.
  • Zahlen Sie die Steuernan die entsprechende Agentur. Hierzu zählen sowohl Arbeitnehmersteuern als auch Arbeitgebersteuern. Beispielsweise zahlen Sie sowohl die Bundeseinkommenssteuer als auch die Sozialversicherungs-/Medicare-Beträge an das IRS. Sie müssen außerdem die FICA-Steuern zahlen, die Sie von Ihren Mitarbeitern erhoben haben, zusammen mit Ihrem eigenen Anteil an den FICA-Steuern als Arbeitgeber.

  • Steuerschuld meldenan entsprechende Behörden und Mitarbeiter, wie gesetzlich vorgeschrieben. Zu diesen Berichten gehören Formular 941 – Vierteljährlicher Lohn- und Steuerbericht des Arbeitgebers und Formular 940 – Arbeitslosensteuerbericht.
  • Stellen Sie weitere Berichte bereitbei Bedarf an Bundes-, Landes- und lokale Behörden. Beispielsweise müssen Sie den Beschäftigungsstatus aller neuen Mitarbeiter melden.

Persönliche Verantwortung für Lohnsteuern

Die Existenz eines Unternehmens, selbst einer Kapitalgesellschaft, entbindet Mitarbeiter, Führungskräfte oder Eigentümer des Unternehmens nicht von ihrer persönlichen Verantwortung, wenn keine Lohnsteuer gezahlt wird. Wenn Sie beispielsweise eine Einzelgesellschaft sind, sind Sie der alleinige Eigentümer des Unternehmens und tragen die persönliche Verantwortung für diese Steuern. Sie als Eigentümer sind weiterhin verantwortlich.

Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft, liegt die persönliche Verantwortung in der Regel bei einem Top-Manager, der für die pünktliche Übermittlung von Zahlungen und Berichten sorgt.

Strafen für die Nichtzahlung der Lohnsteuer

Das IRS sagt: 

Arbeitgeber, die sich nicht an die Lohnsteuergesetze halten, können mit straf- und zivilrechtlichen Sanktionen belegt werden, weil sie vorsätzlich keine Lohnsteuer zahlen.

Bußgelder und Strafen für das Versäumnis, Meldungen zu machen und einzureichen, sind hoch, auch wenn das Versäumnis nicht als vorsätzlich eingestuft wird. 

So stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Lohnsteuerpflichten nachkommen

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Lohnsteuern einbehalten, abgerechnet, gemeldet und gezahlt werden, ist die Einrichtung eines automatisch funktionierenden Systems.

Richten Sie zunächst eine einseparates LohnkontoSo können Sie lohnbezogene Zahlungen und Einkünfte getrennt von Ihrer allgemeinen Geschäftsbuchhaltung führen.

DannFinden Sie jemanden, der Ihre Gehaltsabrechnung erledigt:

  • Nutzen Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware.Die meisten Buchhaltungssysteme für Unternehmen verfügen über ein zusätzliches Lohnbuchhaltungssystem. Finden Sie eines, das zu Ihrem Unternehmen passt.
  • Lagern Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienst aus. Ihr Buchhalter kann diesen Service möglicherweise anbieten, oder Sie können eine Person oder Firma finden, die sich persönlich um die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens kümmert, indem sie Gehaltsschecks erstellt und Geld auf ein spezielles Konto einzahlt.
  • Verwenden Sie eine eigenständige Online-Lohnbuchhaltungsanwendung wie Gusto oder Paychex.

Selbst ein sehr kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kann davon profitieren, wenn sich jemand anderes um die Lohnsteuerangelegenheiten kümmert. Denken Sie daran: Wer auch immer die Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführt und sich mit den Lohnsteuern befasst, die Verantwortung liegt letztlich bei Ihnen als Unternehmer.