Bei der Buchhaltung Ihres Kleinunternehmens geht es nicht nur darum, die Bücher für Steuerzwecke zu führen, sondern sie ist auch ein wichtiges Instrument, um Geld zu sparen und Verschwendung, Betrug und Diebstahl zu erkennen. Aus diesem Grund ist es für Geschäftsinhaber so wichtig, professionelle Buchhalter einzustellen, anstatt zu versuchen, die Buchhaltung selbst zu erledigen oder die Arbeit an unerfahrene Mitarbeiter zu delegieren. Selbst erfolgreiche Unternehmen können aufgrund von Buchhaltungsfehlern leicht pleite gehen, was zu unbezahlten Steuern, Betrug, Diebstahl oder Unterschlagung führt.
Inhaltsverzeichnis
Die häufigsten Buchhaltungsfehler
Zu den Buchhaltungsfehlern gehören grundlegende Rechenfehler, falsche Eingaben von Daten und das Versäumnis, Ausgaben und Einnahmen zu dokumentieren. Die folgenden Buchhaltungsfehler gehören zu den häufigsten bei kleinen Unternehmen.
Organisation
In der Buchhaltung ist die Organisation von entscheidender Bedeutung. Das bedeutet, Belege für alle Ausgaben aufzubewahren, geschäftliche Kredit- oder Debitkarten für Ausgaben zu verwenden, die Bücher auf dem neuesten Stand zu halten, Bargeldausgaben genau am Tag ihrer Entstehung zu vermerken und persönliche und geschäftliche Finanzen nicht zu vermischen.
Als vielbeschäftigter Geschäftsinhaber ist es einfach, Vorräte zu besorgen, während man seine persönlichen Einkäufe und Besorgungen erledigt. Es ist jedoch wichtig, separate Quittungen zu erhalten und für alle Materialien, die weiterverkauft werden, die Wiederverkaufs-ID-Nummer Ihres Bundesstaates zu verwenden. Obwohl für Ausgaben unter 75 US-Dollar im Allgemeinen keine Quittung erforderlich ist, ist es immer eine gute Idee, sich eine zu besorgen. Wenn Sie Belege für alle Ihre Ausgaben vorlegen können, ist es weniger wahrscheinlich, dass Prüfer diese in Frage stellen.
Mit dem Papierkram in Rückstand geraten
Kleinunternehmer, die viele Aufgaben übernehmen müssen, schieben die Buchführung häufig auf das Ende der Woche oder des Monats – oder später. Dies ist eine riskante Strategie, da man leicht in Verzug geraten kann, wenn es um Finanzberichte, einzureichende Berichte, Umsatzsteuerzahlungen, Rechnungszahlungen und sogar die Abrechnung von Kundenschulden geht.
Eine verspätete Rechnungsstellung kann zu platzenden Schecks, erhöhten Schulden, die nie beglichen werden, und Fehlern in Rechnungen führen, die zu einem späteren Zeitpunkt nur schwer nachzuweisen sind. Ihnen könnten Strafen und Zinsen auferlegt werden, wenn Sie Meldungen verspätet einreichen, oder Sie verpassen große finanzielle Chancen, weil die Bücher nicht auf dem neuesten Stand sind. Wenn Sie Mühe haben oder sich beeilen müssen, um Ihre Bücher nachzuholen, ist es einfacher, kostspielige Fehler zu machen.
Mathematische Fehler
Der IRS entdeckt oft mathematische Fehler und korrigiert sie für Sie. Allerdings können Sie sich nicht darauf verlassen, dass eine Agentur Ihre Rechenfehler erkennt. Es gibt auch andere Arten von Rechenfehlern, die Agenturen nicht erkennen können und die erhebliche kumulative Auswirkungen auf Ihre Finanzen haben können. Zu diesen Fehlern zählen die Eingabe von Zahlen an der falschen Stelle, das nicht ordnungsgemäße Runden von Zahlen oder Fehler, die nicht zu Ihren Gunsten sind.
Das falsche Büropersonal einstellen
Wenn die Person, die für die Buchführung verantwortlich ist, nicht weiß, was sie tut, sind Sie derjenige, der für etwaige Fehler aufkommt. Kein Mitarbeiter, Verwandter oder Bekannter wird sich so viele Sorgen um Ihre Bücher machen wie Sie oder eine professionelle Buchhaltungsfirma. Wenn eine solche Person einen Fehler macht, ist sie nicht wie ein Buchhalter mit treuhänderischer Verantwortung oder eine Person mit einem finanziellen Interesse am Unternehmen investiert. Das andere Risiko, jemanden einzustellen, der kein Profi ist, besteht darin, dass die Person leicht in kriminelle Aktivitäten wie Unterschlagung oder Diebstahl verwickelt werden könnte.
Keine Bereitschaft zum Delegieren
Inhaber kleiner Unternehmen sind häufig nicht bereit, die Buchhaltung an erfahrene Buchhaltungsfachleute zu delegieren. Das Unternehmenswachstum hängt jedoch von der entscheidenden Fähigkeit ab, andere Fachleute mit allem befassen zu lassen, was außerhalb der Kernkompetenzen Ihres Unternehmens liegt.
Sie müssen einfach bereit sein, andere ihre Arbeit erledigen zu lassen, während Sie Ihre erledigen. Nur wenige Unternehmer sind in den Bereichen Buchhaltung, Steuerstrategien, Verwaltung von Unternehmensvermögen und Gründung von Unternehmenseinheiten qualifiziert, um die Vorteile bestimmter Unternehmensstrukturen zu nutzen. Sie benötigen fachkundigen Rat und einen erfahrenen Buchhalter, um Ihr Einkommen zu maximieren und Steuern zu minimieren.
Schlechte Kommunikation
Schlechte Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Buchhalter kann zu schwerwiegenden Fehlern in Ihren Aufzeichnungen und bei der Einreichung von Berichten führen und dazu führen, dass Ihre Abrechnungen nicht in Einklang gebracht werden können oder dass wichtige Finanzdaten ungenau sind. Es ist leicht zu vergessen, dass Sie jemandem einen Bonus in bar ausgezahlt oder einen Skonto gewährt haben, es sei denn, Sie schreiben die Informationen auf und übermitteln sie Ihrem Buchhalter.
Aufgrund des Geschäftssprichworts „Müll rein, Müll raus“ verhindert die Technologie keine Buchhaltungsfehler. Wer die Buchhaltungszahlen in Software- und Technologieanwendungen eingibt, muss diese korrekt übertragen und zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingeben. Der Buchhalter muss wissen, wann er Unterlagen einreichen muss und wie er Fakten über Vermögenswerte, Steuern und andere Angelegenheiten interpretiert.
Wenn Sie den größtmöglichen Gewinn aus Ihren Verkäufen und Ausgaben erzielen möchten, müssen Sie einen erfahrenen Buchhalter oder Buchhaltungsdienst beauftragen, der Ihre Bücher richtig verwaltet und Ihnen dabei hilft, Fehler zu vermeiden, Steuereinsparungen zu erzielen und andere Geschäftsmöglichkeiten auf der Grundlage Ihrer Finanzlage aufzudecken. Stellen Sie zumindest sicher, dass geeignete Verfahren und Prozesse vorhanden sind, um die Kommunikation offen und produktiv zu halten.
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