Grundlagen der Rechnungsstellung für Freiberufler und Auftragnehmer

ByDr. J. K. Hartmann

Viele Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer verwenden Rechnungen, um die von ihnen bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen zu bezahlen. Dieses gemeinsame Geschäftsdokument ist wichtig, da es bedeutet, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde die Einzelheiten der Gebühren für Waren oder Dienstleistungen einsehen können und Sie beide die Rechnung verwenden können, um die Transaktion für Steuerzwecke zu dokumentieren. 

Wie funktioniert eine Rechnung? 

Eine Rechnung ist eine detaillierte Rechnung für Waren oder Dienstleistungen, die zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden müssen. Beachten Sie das Wort „einzeln“, was bedeutet, dass jeder Posten auf der Rechnung oder jede Gebühr separat aufgeführt wird. Beachten Sie außerdem, dass die Rechnung Informationen darüber enthält, wann der Kunde zahlen muss (mehr dazu später). 

Rechnungen vs. Rechnungen, Quittungen und Bestellungen

Rechnungen sind im Wesentlichen Rechnungen, sie sind jedoch komplexer als eine einfache Rechnung, da sie detailliert aufgeführt sind und Zahlungsbedingungen enthalten. Auch Rechnungen unterscheiden sich von Quittungen. Rechnungen werden dem Kunden zugesandt oder ausgehändigtvorZahlung, wobei dem Kunden Quittungen zur Bestätigung seiner Zahlung ausgehändigt werden. 

Notiz

Sie können den Zahlungseingang auf Ihrer Freelance-Rechnung beispielsweise durch den Vermerk „BEZAHLT“ ausweisen. Bitte beachten Sie unbedingt das Zahlungsdatum. Es empfiehlt sich auch, „Vollständig bezahlt“ zu vermerken oder Swip Health als fällig anzuzeigen, wenn noch ein Betrag geschuldet ist.

Eine Bestellung (PO) wird vom Verkäufer erstellt, bevor die Produkte oder Dienstleistungen an den Käufer übergeben werden. Die PO ist eine Vereinbarung, die einen verbindlichen Vertrag zwischen den beiden Parteien schafft. Sowohl die Bestellung als auch die Rechnung sollten in allen Punkten, einschließlich des Preises, übereinstimmen. 

Arten von Rechnungen 

Hier einige Beispiele für Rechnungsarten:  

  • Ein Website-Designer könnte Webdesign, SEO (Suchmaschinenoptimierung) und Bilder auflisten. 
  • Ein freiberuflicher Künstler könnte die Arbeit zum Branding eines neuen Unternehmens auflisten und dabei die geleisteten Arbeitsstunden und die Preise für ein Logo, Visitenkarten und eine Website aufschlüsseln. 
  • Ein Reinigungsdienst stellt möglicherweise monatlich die gereinigten Büros einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit mehreren Standorten in Rechnung. 

Abschnitte einer Rechnung 

Hier sind wichtige Abschnitte einer Rechnung: 

Von/Bis: Geben Sie den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Käufers und Verkäufers an.

Identifizieren Sie die Rechnung: Erstellen Sie eine Identifikationsnummer und zeigen Sie das Erstellungsdatum der Rechnung an.

Fälligkeitsdatum und Bedingungen: Das Fälligkeitsdatum und die Bedingungen (unten erläutert) sollten mit dem Rechnungsdatum verknüpft sein.

Auftragsbestätigung: Wenn eine Bestellung vorliegt, geben Sie diese Nummer an, um die beiden Dokumente miteinander zu verknüpfen.

Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung jedes Postens und Betrags ein. Wenn es Mengen gibt (z. B. Stunden oder Kartons), geben Sie die Menge und den Stückpreis für jede Menge und den Betrag (Menge mal Stückpreis) an. 

Steuersatz, Steuern und andere Abgaben: Wenn Sie Umsatzsteuer erheben müssen, geben Sie diese Informationen an. Falls gesonderte Versand- oder Bearbeitungskosten anfallen, können Sie diese hier oder in den obigen Artikeln hinzufügen.    

Gesamtfälliger Betrag: Summieren Sie alle Artikel zuzüglich Umsatzsteuer und anderer Abgaben. 

Rechnungsbedingungen und Rabatte

Ein wichtiger Teil jeder Rechnung für Freiberufler sind die Bedingungen – wann die Rechnung bezahlt werden muss und was passiert, wenn dies nicht der Fall ist. Sie können die vollständige Zahlung nach Erhalt verlangen oder ein Fälligkeitsdatum festlegen (in der Regel innerhalb von 30 Tagen). Beschreiben Sie dann, was passiert, wenn der fällige Betrag nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt wird. 

Notiz

Geben Sie Ihren Kunden einen Anreiz, schnell zu zahlen, indem Sie ihnen einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung anbieten. Beispiel: „2 % 10, netto 30“ bedeutet, dass der Kunde den Gesamtbetrag innerhalb von 30 Tagen zahlen muss. Sie erhalten jedoch 2 % Rabatt auf den fälligen Gesamtbetrag, wenn der Kunde innerhalb von 10 Tagen zahlt. 

Mit Rechnungen schneller bezahlt werden

Im Gespräch mit Swip Health verraten erfahrene Freiberufler und Geschäftsinhaber ihre Tipps, damit Sie Ihre Rechnungen schneller bezahlen können. 

Machen Sie eine Anzahlung, bevor Sie mit der Arbeit beginnen

Kathryn Hendershot-Hurd ist Inhaberin von Virtual Impax, einem Unternehmen für digitales Marketing, und Gründungspartnerin von Advanced Wellness Solutions. Sie sagt, dass die Forderung nach einer Anzahlung von Neukunden ihr dabei geholfen hat, viele Kunden auszusortieren, die langsam zahlen oder kein Gehalt zahlen. Wenn sich jemand davor scheut, eine Anzahlung zu leisten, schlägt sie vor, es nicht als Verlust eines Kunden zu betrachten. Betrachten Sie es als eine Möglichkeit, in Zukunft einen Rechnungsalbtraum zu vermeiden.

Seien Sie proaktiv und halten Sie die Kommunikationswege offen

Hendershot-Hurd sagt, wenn eine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen bezahlt wird, kontaktiert sie den Kunden und geht immer davon aus, dass ein Dritter für die Nichtzahlung dieses Kunden verantwortlich ist. Auch wenn dies nicht der Fall ist, ermöglicht es dem Kunden, sein Gesicht zu wahren. 

Erlauben Sie mehrere Zahlungsoptionen

Justin Bosco ist Präsident von Form + Function, einer Agentur für digitales Marketing. Er sagt, dass das Anbieten mehrerer Zahlungsmethoden den Kunden mehr Flexibilität bietet. Die Möglichkeit, mit Kreditkarte zu bezahlen, hilft Kunden, die möglicherweise knapp bei Kasse sind, wenn sie eine Rechnung erhalten. Bosco weist darauf hin, dass die Transitzeit erheblich verkürzt wird, wenn man sich den Aufwand erspart, einen Scheck versenden zu müssen. Er nutzt auch gerne Zahlungsabwickler wie Stripe für wiederkehrende Zahlungen.  

Teilen Sie die Bedingungen im Voraus mit

Rory Thomas ist geschäftsführender Gesellschafter von Thomas Group Printing, einem kommerziellen Druckunternehmen in New York City. Er bespricht die Zahlungs- und Kreditbedingungen im Voraus, wenn sein Unternehmen zum ersten Mal einen Auftrag annimmt. Sein Unternehmen verlangt in der Regel, dass der Kunde eine Karte hinterlegt und die Belastung vorautorisiert, wenn die Rechnung fällig wird oder nachdem der Auftrag geliefert wurde und der Kunde bestätigt, dass er mit dem Produkt zufrieden ist. Thomas sagt, dass es in einem Unternehmen mit hohen Material- und Ausrüstungskosten wichtig sei, schnell bezahlt zu werden. 

Software und andere freiberufliche Buchhaltungsressourcen

Sie können Kunden auf verschiedene Arten Rechnungen stellen. Die meisten Buchhaltungssysteme für Freiberufler bieten Ihnen Optionen. Sehen Sie sich an, wie die Abrechnung der einzelnen Systeme funktioniert, um festzustellen, ob sie Ihren Anforderungen entspricht. Fragen Sie nach der Möglichkeit, mehrere Arten von Online-Zahlungen zu akzeptieren.