Geschäftsreisekosten vs. Fahrtkosten – Was ist abzugsfähig?

Verursacht Ihr Unternehmen Reisekosten oder Fahrtkosten? Handelt es sich um eine Geschäftsreise, ist diese als Geschäftsausgabe abzugsfähig. Beim Pendeln ist kein Selbstbehalt möglich. Das IRS unterscheidet zwischen Pendeln und Geschäftsreisen; Fahrtkosten sind nur in bestimmten Fällen zulässig, während Geschäftsreisekosten in der Regel in begrenztem Umfang zulässig sind. 

Was sind Geschäftsreisen?

Geschäftsreisen sind eine Gesamtkategorie von Ausgaben, die Ausgaben für Geschäftsinhaber und Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke umfasst:

• Fahrten zu Geschäftsstandorten, etwa zum Büro eines Kunden, zum Abholen von Büromaterial oder zu einem Meeting in einem Restaurant
• Fernreisen per Flugzeug, Zug oder Auto zu Geschäftsstandorten, einschließlich Reisen zu einer Geschäftskonferenz oder zu einem Treffen mit einem Kunden an einem Standort im ganzen Land

Das IRS ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben für Geschäftsreisen von Eigentümern und Mitarbeitern abzuziehen.

Was sind Fahrtkosten?

Die Entfernung zwischen Ihrem Zuhause und Ihrem Arbeitsplatz ist Ihre Pendelstrecke, und die Zeit, die Sie mit dem Auto zwischen Zuhause und Ihrem Arbeitsplatz verbringen, egal wie weit, ist Ihre Pendlerdistanz. Das IRS gibt an, dass bei täglichen Fahrten im Allgemeinen keine Abzüge für Fahrtkosten möglich sind. Stellen Sie sich das so vor: Jeder muss zur Arbeit, Mitarbeiter und Geschäftsinhaber gleichermaßen, daher sind diese Kosten nicht Teil Ihres Geschäfts.

Fahrtkosten werden als „tägliche Reisekosten“ bezeichnet und sind in der Regel nicht als Geschäftsausgaben abzugsfähig. Eine Ausnahme bilden tägliche Fahrten zu und von einem „temporären Arbeitsplatz außerhalb der Metropolregion, in der Sie leben“. Wenn Sie beispielsweise in Davenport, Iowa, leben und jeden Tag nach Cedar Rapids, Iowa (80 Meilen) fahren, können Sie diese Fahrtkosten möglicherweise absetzen. Beachten Sie jedoch, dass der Begriff „Metropolregion“ möglicherweise fragwürdig ist. Der Begriff „vorübergehend“ wird vom IRS allgemein als eine Dauer von einem Jahr oder weniger akzeptiert.

In einem Fall eines Finanzgerichts reiste ein selbstständiger Unternehmer jeden Tag von zu Hause zu temporären Arbeitsstätten in einer Entfernung von bis zu 96 Meilen und jede Nacht wieder zurück nach Hause. Das ist ein langer Weg zur Arbeit, aber es ist immer noch Pendeln, nicht Reisen. Das Finanzgericht erklärte, dass sich die Wohnung des Arbeitnehmers und die temporären Arbeitsstätten alle im Ballungsraum einer großen Stadt im Mittleren Westen befanden, sodass es sich bei den Fahrten um Pendelfahrten handelte .

Was gilt als Reisekosten?

Eine Geschäftsreise hingegen gilt nicht als Arbeitsweg, wenn sie eine der folgenden Bedingungen erfüllt:

Regelmäßiger Arbeitsort. Wenn Sie mindestens einen festen Arbeitsort haben Sie sind weit weg von Ihrem Wohnort und Ihre Reise erfolgt unabhängig von der Entfernung zu einem vorübergehenden Arbeitsort im gleichen Gewerbe oder Betrieb. Im Allgemeinen geht das IRS davon aus, dass ein vorübergehender Arbeitsplatz ein Ort ist, an dem Ihre Anstellung voraussichtlich ein Jahr oder weniger dauern wird.

Temporärer Arbeitsort. Die Reise erfolgt an einen vorübergehenden Arbeitsort außerhalb des Stadtgebiets, in dem Sie leben und normalerweise arbeiten.

Ihr Zuhause ist Ihr Hauptgeschäftssitz und die Reise zu einem anderen Arbeitsort im selben Gewerbe oder Betrieb erfolgt, unabhängig davon, ob dieser Ort regelmäßig oder vorübergehend ist und unabhängig von der Entfernung. Der IRS geht davon aus, dass Ihr Zuhause Ihr Hauptgeschäftssitz ist, wenn Sie Ausgaben für die geschäftliche Nutzung Ihres Zuhauses (nicht als Angestellter) abziehen.

Welche Geschäftsreisekosten kann ich absetzen? 

Wenn es sich bei Ihrer Reise nicht um eine Pendlerreise, sondern um eine Geschäftsreise handelt, können Sie Reisekosten absetzen, darunter:

• Transport per Flugzeug, Zug, Bus oder Auto zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Geschäftsziel
• Kosten für Taxi, Limousine oder Shuttle
• Gepäckgebühren oder Versand von Arbeitsmaterialien (z. B. zu einer Messe)
• Kfz-Kosten für die Nutzung Ihres eigenen Autos oder eines Mietwagens (Sie müssen die persönliche Nutzung eines Autos aussondern, die nicht abzugsfähig ist)
• Unterkunft und Verpflegung, wenn Ihre Reise über Nacht dauert oder lang genug ist, dass Sie eine Pause zum Schlafen oder Ausruhen benötigen
• Kosten für chemische Reinigung und Wäsche
• Geschäftliche Telefonate während Ihrer Abwesenheit
• Tipps für geschäftliche Ausgaben während Ihrer Reise
• Sonstige geschäftliche Ausgaben während Ihrer Reise

Die IRS-Vorschriften zu Reisekostenabzügen sind komplex. Der Zweck dieses Artikels besteht darin, Ihnen einige allgemeine Informationen zu geben, jedoch nicht alle Details der IRS-Definitionen und -Vorschriften abzudecken. Weitere Einzelheiten finden Sie in der IRS-Publikation 463 – Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- und Autokosten.

Was muss ich wissen, um die Fahrkosten absetzen zu können? 

Um sich als abzugsfähige Ausgabe zu qualifizieren, müssen Sie bei den Fahrkosten drei Hürden überwinden: 

1. Fördert das Unternehmen das Pendeln? Handelt es sich um ein regelmäßiges Hin und Her zur Arbeit? Dauert die Autofahrt länger als einen Tag und ist eine Übernachtung erforderlich? Wenn es sich um den Weg von zu Hause zur Arbeit oder nicht um eine Übernachtung handelt, handelt es sich um das Pendeln und ist nicht als Geschäftsausgabe abzugsfähig.

Dann, 

2. Gibt es einen bestimmten Geschäftszweck? Können Sie eine kurze Beschreibung der Geschäftstätigkeit verfassen? Zum Beispiel: „zum Kundenbüro fahren, um ein Angebot zu besprechen“ oder „zur Bank gehen, um Geschäftsbelege einzureichen“. Wenn Sie einen Geschäftszweck schriftlich nachweisen können, können Sie die Kosten abziehen. 

Dann, 

3. Können die spezifischen Ausgaben vollständig abgezogen werden, oder legt der IRS Obergrenzen fest? Die meisten Betriebsausgaben sind vollständig abzugsfähig, einige sind jedoch begrenzt. Beispielsweise sind Bewirtungskosten für Unternehmen nicht mehr abzugsfähig (ab 2018) und Essenskosten haben eine Abzugsgrenze von 50 %.

Was ist bei internationalen Reisen abzugsfähig?

Geschäftsausgaben für internationale Reisen werden vom IRS in besonderer Weise berücksichtigt, da internationale Reisen länger dauern und es bedeutet, dass man nicht ohne weiteres nach Hause kommen kann. Wenn Sie mindestens eine dieser drei Bedingungen erfüllen, können Sie möglicherweise alle Ihre internationalen Reisekosten absetzen, auch wenn einige davon für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind:

• Für die Reise müssen Sie sich mindestens eine Woche außerhalb der USA aufhalten und weniger als 25 % der Ausgaben für persönliche Einkäufe ausgegeben haben
• Sie hatten das, was der IRS als „wesentliche Kontrolle“ über die Reiseroute bezeichnet, oder
• Sie können nachweisen, dass der Urlaub bei der Reise keine große Rolle gespielt hat.

Wie Sie sehen, ist diese Kategorie kompliziert. Holen Sie sich daher die Hilfe eines Steuerberaters, bevor Sie versuchen, internationale Reisekosten geltend zu machen.

IRS-Erläuterungen zu Abzügen für Reisen

Das IRS hat eine einfache Erklärung, wann Transportkosten abzugsfähig sind (wenn Ihr Zuhause nicht Ihr Hauptgeschäftssitz ist). Weitere Informationen dazu, wie Sie feststellen können, ob Ihr Zuhause Ihr Hauptgeschäftssitz ist, finden Sie in der IRS-Publikation 587 – Business Use of Your Home.