Formulare, die Sie bei der Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers benötigen

ByDr. J. K. Hartmann

Unabhängige Auftragnehmer unterstützen Unternehmen dabei, kurzfristigen und saisonalen Personalbedarf kostengünstig zu decken und so zyklische Neueinstellungen und Entlassungen zu vermeiden. Unabhängige Auftragnehmer werden in der gegenwärtigen Wirtschaft auch in großem Umfang eingesetzt, um Talente in Nischenbereichen oder bei vorübergehendem Bedarf an einer bestimmten Fachkompetenz zu gewinnen. Da sie nicht als Vollzeitkräfte gelten, werden sie oft auf Stunden- oder Projektbasis bezahlt und haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen. 

Wenn unabhängige Auftragnehmer für Ihr Kleinunternehmen arbeiten, ist es wichtig, den rechtlichen Unterschied zwischen ihnen und Vollzeitmitarbeitern zu verstehen. Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung der erforderlichen Unterlagen und Richtlinien, die Sie befolgen sollten, wenn es um unabhängige Auftragnehmer geht, die für Ihr Kleinunternehmen arbeiten.

Unabhängiger Auftragnehmer oder Angestellter?

Es gibt viele wichtige praktische und rechtliche Unterschiede zwischen einem Arbeitnehmer und einem unabhängigen Auftragnehmer. Die Verantwortung für die korrekte Einstufung eines Arbeitnehmers liegt eindeutig bei den Unternehmen, daher ist es unerlässlich, dies im Einstellungsprozess richtig zu machen. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Unterschiede zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern.

Unabhängiger Auftragnehmer Mitarbeiter
Das Unternehmen behält keine Steuern von den gezahlten Löhnen ein, so dass der Auftragnehmer für seine eigenen Steuern verantwortlich ist Das Unternehmen behält Einkommenssteuer, Sozialversicherung und Medicare von den gezahlten Löhnen ein
Das Unternehmen zahlt keine Arbeitslosensteuer auf die an einen Auftragnehmer gezahlten Löhne Das Unternehmen zahlt Arbeitslosensteuer auf den Lohn, der einem Arbeitnehmer gezahlt wird
Auftragnehmer unterliegen nicht den Arbeits- und Arbeitsgesetzen Mitarbeiter unterliegen den Arbeits- und Arbeitsgesetzen und haben Anspruch auf Überstundenvergütung, Krankheitsurlaub und Arbeitnehmerentschädigung 
Auftragnehmer haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Leistungen Mitarbeiter erhalten Leistungen wie bezahlte Freistellung, Versicherungen und Pensionspläne
Das Unternehmen kann im Allgemeinen nicht kontrollieren, wo und wann ein unabhängiger Auftragnehmer die mit dem Auftrag verbundenen Arbeiten ausführt Das Unternehmen hat das Recht, alle geschäftlichen Aspekte der Arbeit eines Mitarbeiters zu kontrollieren
Auftragnehmer werden erst bezahlt, wenn sie eine Rechnung erhalten Die Mitarbeiter werden regelmäßig bezahlt 
Unabhängige Auftragnehmer erhalten eine Leistungsbeschreibung, in der ihre Verantwortlichkeiten, ihre Bezahlung und die Vertragsdauer aufgeführt sind. Sie sind nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet, es sei denn, es wird eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet  Um den Einstellungsprozess abzuschließen, müssen Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag unterzeichnen, der auch ein Wettbewerbsverbot, eine Geheimhaltungsvereinbarung usw. umfassen kann

Notiz

Es drohen Strafen, wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer und einen Vollzeitbeschäftigten falsch einstufen. Dies kann zu Bußgeldern, Anwaltskosten und rückwirkenden Lohnsteuern führen. 

Der Internal Revenue Service (IRS) und das US-Arbeitsministerium (DOL) verwenden leicht unterschiedliche Rahmenwerke, um Mitarbeiter von Auftragnehmern zu unterscheiden. 

Im Allgemeinen arbeiten Auftragnehmer auf Projekt- oder freiberuflicher Basis oder für einen bestimmten Zeitraum mit der Möglichkeit einer Vertragsverlängerung, während es sich bei einem Mitarbeiter um eine Festanstellung handelt. Das Arbeitsministerium (DOL) berücksichtigt auch das Ausmaß, in dem das Unternehmen die berufsbezogenen Aktivitäten des Arbeitnehmers kontrolliert. Beispielsweise haben Mitarbeiter Anspruch auf Kostenerstattungen im Zusammenhang mit geschäftlichen Aktivitäten wie Reisen. Auftragnehmer hingegen verwenden ihre eigenen Werkzeuge und Hilfsmittel und können keine Kosten geltend machen.

So definiert das IRS den Unterschied: „Die allgemeine Regel ist, dass eine Einzelperson ein unabhängiger Auftragnehmer ist, wenn der Zahler nur das Recht hat, das Ergebnis der Arbeit zu kontrollieren oder zu bestimmen, und nicht, was getan wird und wie es getan wird.“

Schließlich müssen die Mitarbeiter prüfen, ob die Rolle des Arbeitnehmers ein wesentlicher Bestandteil der Kerngeschäftsprozesse ist. Auftragnehmer konzentrieren sich in der Regel auf bestimmte Projekte oder Hilfsaufgaben, die sich nicht direkt auf die Geschäftskontinuität auswirken, während Mitarbeiter ein wichtiger Teil des Geschäftsbetriebs sind. Beispiele für gängige Rollen als unabhängiger Auftragnehmer sind Autoren, IT-Experten, Buchhalter, Musiker, Designer, Spezialisten für digitales Marketing, SEO-Spezialisten und Ersteller von Social-Media-Inhalten.

Notiz

Wenn Sie sich bei der Einstufung eines unabhängigen Auftragnehmers jemals unsicher sind, füllen Sie das Formular SS-8 aus und reichen Sie es beim IRS ein. Der IRS wird dies überprüfen und eine offizielle Klassifizierungsentscheidung treffen. 

Wesentliche Formulare für die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer

Was den Papierkram betrifft, ist die Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers weniger kompliziert als die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters. Sie benötigen von einem unabhängigen Auftragnehmer drei wichtige Dokumente: ein W-9-Formular, einen schriftlichen Vertrag und eine Dokumentation der Zahlungsinformationen. Im Falle einer IRS-Prüfung ist es wichtig, eine gründliche Dokumentation Ihrer unabhängigen Auftragnehmer zu führen. Erfahren Sie unten mehr über jedes Formular, das Sie benötigen.

W-9-Formular

Unternehmen, die unabhängigen Auftragnehmern in einem bestimmten Steuerjahr 600 US-Dollar oder mehr zahlen, müssen diese Entschädigung dem IRS melden.Der erste Schritt nach der Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers besteht darin, ihm eine Kopie des W-9-Formulars zu senden. Dieses Formular wird verwendet, um die Steuer- und Finanzinformationen eines Auftragnehmers einzuholen. Nach dem Ausfüllen sollte der Auftragnehmer das Formular an Sie und Ihr Unternehmen zurücksenden. 

Notiz

Auftragnehmer und Mitarbeiter sollten das Formular W-9 nicht an das IRS senden. Dieses Formular ist für interne Zwecke zum Sammeln von Informationen gedacht, die zum Ausfüllen des Formulars 1099-MISC erforderlich sind. Unternehmer sollten das W-9-Formular des Auftragnehmers nach der Einstellung vier Jahre lang aufbewahren, für den Fall, dass in der Zukunft Fragen auftauchen.

Arbeitsvereinbarung oder Vertrag

Ein Werkvertrag regelt die Geschäftsbeziehung zwischen einem Auftragnehmer und einem Auftraggeber. Diese Art rechtsverbindlicher schriftlicher Verträge umfasst typischerweise:

  • Arbeitsumfang, Fristen und Leistungen
  • Laufzeit und Dauer des Projekts oder der Dienstleistung
  • Zahlungsdetails (einschließlich Anzahlungen oder andere Rechnungsdetails)
  • Vertraulichkeits-, Abwerbe- und Streitbeilegungsklauseln

Die Vereinbarung schützt beide Parteien und stellt sicher, dass der Kunde die von ihm gewünschte Dienstleistung erhält und der Arbeitnehmer gemäß der Vereinbarung bezahlt wird. Ein schriftlicher Vertrag ist für Buchhaltungs- und Steuerzwecke von entscheidender Bedeutung.  

Notiz

Es ist wichtig, einen Abschnitt in die Arbeitsvereinbarung aufzunehmen, der besagt, dass der Auftragnehmer keine Leistungen an Arbeitnehmer wie Krankenversicherung, Arbeitslosengeld, bezahlten Urlaub usw. erhält. Auf diese Weise entsteht später keine Verwirrung über mögliche Leistungen. 

Zahlungsinformationen und Dokumentation

Der Einfachheit halber möchten Sie möglicherweise Auftragnehmer über die Gehaltsabrechnung per Direkteinzahlung bezahlen, genau wie Sie Ihre W-2-Mitarbeiter (Vollzeitmitarbeiter) bezahlen. Um einen Auftragnehmer in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware einzurichten, benötigen Sie Informationen aus seinem W-9, wie z. B. seine SSN oder TIN, sowie seine Bankdaten (normalerweise reichen eine Bankleitzahl und eine Kontonummer aus). 

Sie können Auftragnehmer auch mit Bargeld, Schecks, Zahlungskarten und Prepaid-Debitkarten bezahlen. Unabhängig davon, wie Sie einen unabhängigen Auftragnehmer bezahlen möchten, sollten die Zahlungsbedingungen – einschließlich Vergütungssatz, Zahlungsmethode und Zahlungsplan – im Voraus festgelegt werden. Diese Informationen können im Arbeitsvertrag oder separat aufgeführt werden.

Notiz

Die Verwendung von Bargeld als Zahlungsmittel für unabhängige Auftragnehmer wird nicht empfohlen, da es keine nachvollziehbare Zahlungsspur in Papierform gibt.

Wie Sie diese Personen bezahlen, hängt davon ab, wie viele Personen Sie einstellen, wie häufig Sie sie bezahlen und wo sie sich aus steuerlichen Gründen befinden. Banküberweisungen werden im Allgemeinen als am besten für projektbasierte, einmalige Zahlungen angesehen, während Schecks oder direkte Einzahlungen am besten für Auftragnehmer funktionieren, die wöchentlich oder zweiwöchentlich bezahlt werden, um kostspielige Überweisungsgebühren zu vermeiden. 

Formular 1099-NEC

Das Formular 1099-NEC wird zur Meldung von Nicht-Mitarbeiter-Vergütungen verwendet. Obwohl es nicht direkt vom Auftragnehmer selbst eingereicht wird, ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein. Jedem Formular liegen Kopie A und Kopie B bei. Als Geschäftsinhaber müssen Sie Kopie A beim IRS einreichen und Kopie B an den Auftragnehmer für dessen eigene Unterlagen senden. 

Notiz

Die Frist für den Versand des Formulars 1099-NEC sowohl an den IRS als auch an alle beauftragten unabhängigen Auftragnehmer endet am 31. Januar des auf die Zahlung folgenden Jahres. 

Um das Formular auszufüllen, übertragen Sie die Informationen aus dem W-9-Formular, das Ihre Auftragnehmer bei der Einstellung ausgefüllt haben. Der 1099-NEC hilft Auftragnehmern bei der Berechnung ihrer Steuerschulden und ermöglicht es dem IRS, die Auftragnehmer für ihre Unterlagen im Auge zu behalten. Ab 2021 zahlen Selbstständige eine Selbstständigkeitssteuer (in Höhe von 15,3 %) zuzüglich Einkommensteuer.

Andere Dokumente, die Sie möglicherweise benötigen

Vertraulichkeitsvereinbarungen 

Berater arbeiten routinemäßig für Wettbewerber und sind an ihren eigenen geschäftlichen Aktivitäten beteiligt, sodass sie nicht an dieselben Vertraulichkeitsklauseln gebunden sind wie Mitarbeiter. Aus diesem Grund möchten Sie vielleicht Ihr eigenes schreiben. Bei einem Verstoß gegen eine gültige Vereinbarung können Sie Schadensersatz in Geld verlangen.

Wettbewerbsverbote

Ein Wettbewerbsverbot hindert einen Auftragnehmer daran, während der Vertragslaufzeit und für einen bestimmten Zeitraum nach Vertragsende mit einem anderen Arbeitgeber zusammenzuarbeiten. Die Vereinbarung bedeutet in der Regel, dass der Auftragnehmer nicht für einen Konkurrenten oder unabhängig in genau demselben Bereich arbeiten darf. In den meisten Fällen ist es für Unternehmen ungewöhnlich, von einem unabhängigen Auftragnehmer ein Wettbewerbsverbot zu verlangen.  

Nachweis der Arbeitnehmerentschädigung

Generalunternehmer oder Subunternehmer können vertraglich verpflichtet sein, einen Nachweis über die Arbeitnehmerentschädigung vorzulegen, die die medizinischen Kosten im Zusammenhang mit einer arbeitsbedingten Verletzung abdeckt. Einige Bundesstaaten verlangen von Unternehmen, dass sie sowohl Auftragnehmern als auch Mitarbeitern eine Arbeitsunfallversicherung anbieten. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Welche Risiken sind mit der Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer verbunden?

Das größte Risiko bei der Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers ist eine Fehlklassifizierung. Zu den IRS-Strafen gehören die Rückzahlung von Steuern (mit Zinsen), Geldstrafen und sogar Sammelklagen. In einigen Fällen kann der Verdacht einer Fehlklassifizierung zu einer IRS-Prüfung führen. 

Welche Vorteile bietet die Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers?

Durch die Beauftragung von Auftragnehmern können Unternehmen kurzfristigen oder saisonalen Personalbedarf kostengünstig decken. Auch die Einbindung von Auftragnehmern ist im Hinblick auf den Papierkram einfacher und die Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihnen Leistungen zu gewähren. 

Kann ich jemanden als 1099-Mitarbeiter einstellen?

Unabhängige Auftragnehmer werden oft als „1099-Mitarbeiter“ bezeichnet – obwohl dies eine falsche Bezeichnung ist, da 1099-Formulare nicht für Mitarbeiter gelten. Sie müssen entscheiden, ob Sie jemanden als Mitarbeiter einstellen (mit den damit verbundenen Verantwortlichkeiten) oder ihn als Auftragnehmer behalten (und dabei ein gewisses Maß an Kontrolle verlieren).