Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, der Mitarbeiter beschäftigt, denen im Rahmen der Geschäftsabwicklung Ausgaben entstehen, ist die Verwendung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, diese Ausgaben im Auge zu behalten und die Kosten zu kontrollieren. Richtig eingesetzt können Firmenkreditkarten Ihnen dabei helfen, viele Ihrer Geschäftsziele zu erreichen. Leider können sie sich jedoch auch als Ihr Verhängnis für Sie und Ihre Mitarbeiter erweisen, da sie den Weg in den freien Fall des Unternehmens oder zumindest ein paar Stufen nach unten ebnen.

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Firmenkreditkarten sind eine Gruppe von Vereinbarungen, die sich von Privat- und Kleinunternehmenskrediten unterscheiden. Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen, um genehmigte, geschäftsbezogene Ausgaben, in der Regel Reisekosten, abzurechnen. Eine Firmenkreditkarte wird normalerweise auf den Namen des Unternehmens und mit dem Namen des Mitarbeiters ausgestellt. Im Gegensatz zu Privat- und Kleinunternehmenskreditkarten werden Firmenkreditkarten nur von wenigen Organisationen ausgegeben. Sie werden auch direkt zwischen dem Unternehmen und dem Emittenten ausgegeben.

Die Regeln kennen

Unabhängig davon, woher eine Firmenkreditkarte stammt, sollte diese mit einem umfassenden Verständnis ihrer Funktionsweise akzeptiert werden. Dies gilt nicht nur für den Kartennutzer, sondern auch für das Unternehmen. Dies verhindert viele Missverständnisse, die jeden kosten können. Dazu gehört zunächst, wer für die Zahlung verantwortlich ist. Bei einigen Karten ist vorgesehen, dass der Mitarbeiter, auch wenn es sich um eine Geschäftskreditkarte handelt, dafür verantwortlich ist, dass die Zahlung erfolgt. Bei anderen ist das Unternehmen, für das ein Mitarbeiter arbeitet, für die Zahlung verantwortlich.

Regeln in die Tat umsetzen

Einer der Hauptvorteile der Verwendung von Firmenkreditkarten besteht darin, dass sie es Arbeitgebern ermöglichen, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter genauer zu überwachen, insbesondere wenn diese auf Reisen nicht im Büro sind. Jedes Unternehmen, das eine Firmenkreditkarte ausstellt, sollte sicherstellen, dass seine Richtlinien zu Verfahren, Ausgabengrenzen und Einschränkungen von den Mitarbeitern verstanden und befolgt werden. Beispielsweise können bestimmte Kosten wie Flugkosten und Mietwagen auf der Kreditkarte abgebucht werden, während Kosten wie Treibstoff- und Mautkosten aus der Tasche des Mitarbeiters stammen.

Den Mitarbeitern sollte außerdem klar sein, dass ihnen auch bei der Genehmigung von Gebühren bestimmter Art immer noch Beschränkungen auferlegt werden können. Regeln wie diese können im Großen und Ganzen oder je nach Händlerkategorie angewendet werden. Beispielsweise könnte ein Unternehmen eine bestimmte Ausgabengrenze für Mahlzeiten genehmigen, insbesondere wenn Kunden bewirtet werden, aber wenn derselbe Vertreter beschließt, einem Kunden Blumen zu schicken, ist dies möglicherweise nicht zulässig. Vorherige Beschränkungen der Ausgaben für eine Karte können diese Art von Ausgaben einschränken.

Fallstricke vermeiden

Wann immer eine Firmenkreditkarte ausgestellt wird, sollte der Mitarbeiter ein gewisses Verständnis dafür haben, wie diese Karte verwendet werden kann. Einige Unternehmen bieten sogar Schulungen zur Verwendung von Firmenkreditkarten an, sodass die Hintergrundinformationen zu deren Verwendung für alle verständlich sind und niemand behaupten kann, er hätte die Ausstellungsregeln nicht gekannt.

Eine Hauptgefahr von Firmenkreditkarten besteht darin, dass Mitarbeiter private und geschäftliche Nutzung vermischen. Selbstverständlich sollten zu keinem Zeitpunkt persönliche Ausgaben von einer Firmenkreditkarte abgebucht werden. Glücklicherweise können solche Ausgabenprobleme mit den richtigen Kontrollen auf dieser Karte kontrolliert und beseitigt werden. In den meisten Fällen treten diese Probleme auf, wenn ein Mitarbeiter sich die Mühe ersparen möchte, zwei verschiedene Transaktionen gleichzeitig durchzuführen, weil er denkt: „Ich kann das Unternehmen später erstatten“. Andererseits findet diese Abrechnung in vielen Fällen nie statt und bringt den Mitarbeiter auf Kollisionskurs mit dem Management des Unternehmens.

Eine liberale Anwendung des gesunden Menschenverstandes

Wenn es einen Vorteil bei der Verwendung von Firmenkreditkarten gibt, dann ist es die Fähigkeit der Unternehmen, ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass sie beobachtet werden. Dies sollte jedoch kein Grund zur Sorge sein. Es sollte den Mitarbeitern klar machen, dass ihre Ausgaben im Namen des Unternehmens wichtig sind und dass sie bei der Verwendung der Unternehmenskassen gesunden Menschenverstand walten lassen sollten. Alles andere wirkt sich nur negativ auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens aus, was sich auch auf die Mitarbeiter auswirkt.