Einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen und bezahlen

Viele Kleinunternehmer ziehen es vor, mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenzuarbeiten, anstatt Mitarbeiter einzustellen. Zu den Vorteilen der Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer gehören:

Als einstellender Arbeitgeber müssen Sie noch einige Dinge tun, um diesen unabhängigen Auftragnehmer einzustellen und zu bezahlen.

• Flexibilität durch die Möglichkeit, die geleisteten Arbeitsstunden zu variieren oder je nach Projekt zu bezahlen und nicht bezahlen zu müssen, wenn Arbeit nicht verfügbar ist
• Outsourcing unwesentlicher Aufgaben wie IT und Wartung, damit Sie keine neue Abteilung in Ihrem Unternehmen aufbauen müssen
• Die Möglichkeit, die Beziehung problemlos zu beenden, ohne den Papierkram und die potenziellen Probleme, die mit der Entlassung eines Mitarbeiters einhergehen
• Sie müssen keine Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer auf das Einkommen des Auftragnehmers zahlen.
• Weniger Einstellungspapiere, weniger Berichte und weniger Zahlungen an den IRS

Überprüfen Sie vor der Einstellung den Status eines unabhängigen Auftragnehmers

Bevor Sie einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen und bezahlen, stellen Sie sicher, dass es sich bei diesem Arbeitnehmer wirklich um einen unabhängigen Auftragnehmer und nicht um einen Angestellten handelt. Die falsche Einstufung eines Mitarbeiters als IC kann zu Bußgeldern und Strafen auf Landes- und Bundesebene führen.

Mehrere Bundes- und Landesbehörden verfügen über Tests und Anforderungen für den Status eines unabhängigen Auftragnehmers, darunter das IRS, das Arbeitsministerium und staatliche Arbeitsagenturen. Hier ist ein kurzer Überblick über die Anforderungen für diese Entitäten:

IRS-Klassifizierung

Aus verschiedenen Gründen (hauptsächlich im Zusammenhang mit der Lohnsteuer) befürchtet der IRS, dass Arbeitnehmer entweder als unabhängige Auftragnehmer oder als Angestellte eingestuft werden. Das IRS betrachtet diesen Arbeitnehmer als Arbeitnehmer, sofern Sie nicht das Gegenteil beweisen können.

Das IRS bestimmt den Status von Arbeitnehmern von Fall zu Fall und berücksichtigt Verhaltens-, Finanz- und Kontrollfaktoren, um den Status zu bestimmen. Wenn Sie sich über den Status der Personen, die für Ihr Unternehmen arbeiten, nicht im Klaren sind, können Sie beim IRS eine Feststellung beantragen.

Ministerium für Arbeitsklassifizierung

Das Arbeitsministerium (DOL) betrachtet den Status eines unabhängigen Auftragnehmers gegenüber einem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dem primären Lohn- und Stundengesetz, dem Fair Labor Standards Act. Das DOL besagt, dass, wenn ein „Arbeitsverhältnis“ zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber besteht, der Arbeitnehmer aus mehreren Gründen unter die Bestimmungen des FLSA fällt, darunter:

• Mindestlöhne
• Überstundenvergütung
• Jugendarbeiter

Es gibt keine einheitliche Regel oder Prüfung, anhand derer festgestellt werden kann, ob ein Arbeitsverhältnis besteht. Es ist die gesamte Aktivität oder Situation, die kontrolliert. Das Bestehen eines Arbeitsvertrags spielt keine Rolle, der Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird, oder ob die Person von einem Staat oder einer Kommune lizenziert werden muss.

Staatliche Klassifizierung

Staaten klassifizieren Arbeitnehmer, um festzustellen, ob sie Anspruch auf staatliche Programme haben, insbesondere auf Arbeitslosenversicherung und Arbeitnehmerentschädigung. Einige staatliche Anforderungen sind restriktiver als die des IRS oder DOL. Beispielsweise verwenden Kalifornien und einige andere Bundesstaaten einen Drei-Faktoren-ABC-Test, bei dem alle drei Faktoren erfüllt sein müssen, damit die Person als unabhängiger Auftragnehmer gilt.

Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist jemand, der für eine andere Person oder ein anderes Unternehmen arbeitet. Freiberufler sind Unternehmer, die einem Gewerbe, Gewerbe oder Beruf nachgehen und ihre Dienstleistungen der Allgemeinheit anbieten. Jemand ist ein unabhängiger Auftragnehmer, wenn die Person, die ihn bezahlt, nur das Ergebnis der Arbeit kontrollieren oder steuern kann.

Ein Beispiel für einen unabhängigen Auftragnehmer ist ein Reinigungsdienst. Der Reinigungsdienst kommt in Ihr Büro, um Arbeiten zu erledigen, aber die Reinigungskräfte sind keine Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Sie können ihnen sagen, welche Büros wann gereinigt werden sollen, aber Sie können ihnen nicht sagen, welche Reinigungsmittel sie verwenden oder wie sie den Staubsauger bedienen sollen.

Formular W-9 für unabhängige Auftragnehmer

Das wichtigste Dokument, das Sie von einem unabhängigen Auftragnehmer erhalten müssen, ist Formular W-9. Das W-9-Formular dient demselben Zweck wie das W-4-Formular für neu eingestellte Mitarbeiter.

Jeder, den Sie als unabhängiger Auftragnehmer einstellen, muss dieses Formular ausfüllen und unterschreiben, bevor er mit der Arbeit für Ihr Unternehmen beginnt. Die Person muss auf dem Formular eine Steuer-ID-Nummer (Sozialversicherungsnummer oder Arbeitgeber-ID (EIN)) angeben.

Neue Einstellungsunterlagen für einen unabhängigen Auftragnehmer

Zusätzlich zum W-9-Formular benötigen Sie für jeden unabhängigen Auftragnehmer, den Sie einstellen, spezifische Unterlagen für neue Mitarbeiter:

• Der Lebenslauf oder die beruflichen Qualifikationen der Person zu Ihrem eigenen Schutz und zur Überprüfung im Falle einer Prüfung durch eine Bundes-, Landes- oder lokale Behörde.
• Ein Vertrag, selbst für die einfachste unabhängige Auftragnehmerbeziehung.

Überprüfen Sie Ihre Qualifikationen, bevor Sie einen unabhängigen Auftragnehmer beauftragen

Achten Sie bei der Überprüfung der Referenzen eines Mitarbeiters auch darauf, vor der Einstellung die Qualifikationen eines Auftragnehmers zu prüfen.

Möglicherweise möchten Sie auch eine Hintergrundüberprüfung aller potenziellen Auftragnehmer durchführen. Wenn Sie beispielsweise erwägen, einen Buchhaltungsdienst zu beauftragen, stellen Sie sicher, dass diese Person nicht vorbestraft ist. Einige Jobs erfordern Hintergrundüberprüfungen. Die Landesgesetze verlangen beispielsweise eine Hintergrundüberprüfung für jeden, der mit Kindern, älteren Menschen oder behinderten Menschen arbeitet.

Wenn der unabhängige Auftragnehmer als Unternehmen organisiert ist, sollten Sie eine Überprüfung beim Better Business Bureau durchführen, um sicherzustellen, dass keine Beschwerden gegen dieses Unternehmen eingereicht wurden. 

Vergessen Sie nicht die bewährte Websuche inklusive Bewertungen des Unternehmens. 

Bezahlung eines unabhängigen Auftragnehmers

Die Bezahlung eines unabhängigen Auftragnehmers ist ziemlich einfach. Sie können stundenweise oder pro Auftrag bezahlen. In den meisten Situationen müssen Sie keine Einkommenssteuern oder Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern vom Einkommen unabhängiger Auftragnehmer einbehalten.

Sie müssen auch keine Arbeitslosensteuer für unabhängige Auftragnehmer zahlen.Unabhängige Auftragnehmer sind für die Zahlung ihrer eigenen Einkommenssteuern und Selbstständigkeitssteuern (für Sozialversicherung/Medicare) verantwortlich.

Unabhängige Auftragnehmer und Steuerberichte

Sie müssen die Zahlungen, die Sie jedes Jahr an unabhängige Auftragnehmer leisten, im Auge behalten und die Gesamtzahlungen dem IRS melden.

Für jeden unabhängigen Auftragnehmer, den Sie im Laufe des Jahres 600 $ oder mehr gezahlt haben, müssen Sie den gezahlten Gesamtbetrag auf Formular 1099-NEC angeben.

Dieses Formular enthält Informationen zu Ihren Zahlungen an den unabhängigen Auftragnehmer, beinhaltet jedoch normalerweise keinen Steuerabzug, es sei denn, die Person unterliegt dem Ersatzabzug (siehe unten).

Sie müssen das 1099-NEC-Formular senden:

• An jeden unabhängigen Auftragnehmer bis spätestens 31. Januar des folgenden Jahres und
• Bis spätestens 31. Januar beim IRS per Post oder elektronischer Einreichung einreichen.

Sicherungseinbehalt von einem unabhängigen Auftragnehmer

In den meisten Fällen müssen Sie von den Zahlungen, die Sie an unabhängige Auftragnehmer leisten, keine Einkommenssteuer einbehalten. Es gibt jedoch einige Ausnahmen:

Wenn Sie vom IRS eine zusätzliche Einbehaltungsmitteilung erhalten, müssen Sie Einkommenssteuern auf Zahlungen an den unabhängigen Auftragnehmer einbehalten. Normalerweise sendet das IRS diese Mitteilung, wenn die Steueridentifikationsnummer (Sozialversicherungsnummer, Arbeitgeber-ID-Nummer oder individuelle Steuerzahler-ID-Nummer) des unabhängigen Auftragnehmers falsch ist oder fehlt.

Sie müssen nichts unternehmen, bis Sie die Benachrichtigung über die Quellensteuer vom IRS erhalten. Befolgen Sie dann die spezifischen Anweisungen in der Mitteilung und beginnen Sie sofort mit der Einbehaltung der Einkommenssteuer vom unabhängigen Auftragnehmer zum Ersatz-Quellensteuersatz von 24 %..

Erstellen Sie einen Vertrag für einen unabhängigen Auftragnehmer

Bevor Sie einen unabhängigen Auftragnehmer beauftragen, erstellen Sie in jedem Fall einen Vertrag und lassen Sie ihn vom Auftragnehmer unterzeichnen. Die Vereinbarung sollte Einzelheiten zu den Anforderungen des Auftragnehmers, zu den Vergütungssätzen sowie Abschnitte zu Wettbewerbsverbot und Vertraulichkeit enthalten.

Wenn der Auftragnehmer ein Werk erstellt, das urheberrechtlich, markenrechtlich geschützt oder patentiert werden soll, sollte das Eigentum an diesem Eigentum klar zum Ausdruck gebracht werden, einschließlich einer Klausel über die Leiharbeit im Vertrag.

Fügen Sie abschließend unbedingt eine Erklärung zum Status eines unabhängigen Auftragnehmers bei. das heißt, dass die Person kein Angestellter ist.