Ein Leitfaden für Anfänger zur Buchhaltung

Ihre neue Geschäftsidee begeistert Sie, aber haben Sie schon lange darüber nachgedacht, wie Sie die Finanzen Ihres Unternehmens verwalten? Einer der wichtigsten Aspekte der Führung eines Unternehmens ist die Buchhaltung, ein Buchhaltungsprozess, der die Aufzeichnung von Finanzdaten und Transaktionen umfasst. 

Laut Bernadette L. Harris, in Atlanta ansässige Autorin, Rednerin, forensische Buchhalterin und Gründerin des Buchhaltungsdienstleistungsunternehmens By The Book Accounting, sollte die Einrichtung eines guten Buchhaltungssystems eigentlich von Anfang an oberste Priorität haben. „Viele neue Geschäftsinhaber unterschätzen, wie wichtig es ist, von Anfang an über gute Aufzeichnungssysteme zu verfügen“, sagte sie per E-Mail zu Swip Health. „Es ist nicht etwas, das man einrichtet, wenn man anfängt, Geld zu verdienen, es ist etwas, das man haben sollte, bevor man seine Türen öffnet.“

Um ein besseres Verständnis der Buchhaltung zu erlangen, ist es wichtig, die Grundlagen und Best Practices zu erlernen, die Ihnen helfen, die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens besser zu verfolgen. 

Buchhaltungsgrundlagen und erste Schritte

Bei der Buchhaltung handelt es sich um einen buchhalterischen Prozess zur Erfassung und Pflege genauer Aufzeichnungen über die Finanztransaktionen Ihres Unternehmens. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen über Ihren Geschäftsbetrieb, Investitionsmöglichkeiten und andere finanzielle Entscheidungen zu treffen. Die Buchhaltung hilft nicht nur dem Geschäftsinhaber, sondern gibt Banken, Investoren und der Regierung auch die Möglichkeit, die finanzielle Gesundheit und das Potenzial des Unternehmens zu ermitteln.

Typischerweise gibt es in den USA zwei Arten von Buchhaltungsunternehmen: „Cash“- oder „Accrual“-Buchhaltung. Bei der Kassenbuchhaltung werden Einnahmen erfasst, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist, während bei der periodengerechten Buchhaltung Einnahmen erfasst werden, wenn eine Transaktion stattfindet, auch wenn das damit verbundene Bargeld noch nicht eingegangen ist. Sie müssen herausfinden, welche Buchhaltungsmethode für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Sobald Sie Ihre ideale Buchhaltungsmethode gefunden haben, beginnen Sie mit der Erstellung einer Bilanz, die Sie zur Erfassung und Nachverfolgung von Eigenkapital, Verbindlichkeiten und Vermögenswerten verwenden. Mit diesem Schritt können Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung durchführen, um festzustellen, ob die Art und Weise, wie Sie Ihre Geschäfte führen, zu Gewinn oder Verlust führt. Berücksichtigen Sie außerdem die steuerlichen Auswirkungen und andere geschäftsbezogene Aufwendungen, die vom Gewinn abzuziehen sind. Sobald Sie Ihre Analyse abgeschlossen haben, empfiehlt es sich, zunächst alle Ihre Ausgaben zu begleichen (per Scheck oder Karte, nicht in bar), bevor Sie den Gewinn ermitteln.

Harris sagte, wenn Sie sich überfordert fühlen, nehmen Sie sich etwas Zeit und recherchieren Sie in verfügbaren Büchern oder schauen Sie sich digitale Buchhaltungstools an. „Kleinunternehmern stehen zahlreiche Buchhaltungssoftwareprogramme zur Verfügung, und das Programm, das ich am meisten empfehle, ist QuickBooks“, sagte sie. Wenn Sie immer noch das Gefühl haben, dass Sie bei der Verwaltung Ihrer Finanzen Hilfe von außen benötigen und sich die Investition leisten können, kann die Beauftragung eines Buchhalters eine ideale Lösung sein. 

Was macht ein Buchhalter?

Buchhalter sind Finanzfachleute, die die Finanzbuchhaltung und die Geschäftsunterlagen eines Unternehmens dokumentieren. Zu den Aufgaben, die sie routinemäßig erledigen, gehören die Überprüfung der Forderungen (dem Unternehmen geschuldete Gelder) und Verbindlichkeiten (das Unternehmen schuldende Gelder), die Ermittlung des verfügbaren Bargelds, der Abgleich von Kontoauszügen und die Nachverfolgung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten. Außerdem erstellen sie häufig detaillierte Berichte und benachrichtigen Geschäftsinhaber über etwaige Buchhaltungsfehler, die sie finden. 

Buchhalter passen die Bücher oft an die Bedürfnisse des Unternehmens an. Einige grundlegende Arten von Buchhaltungskonten für kleine Unternehmen sind: 

• Bargeld (Ein- und Auszahlungen)
• Lagerbestand (nicht verkaufte Produkte, die verkauft werden sollen)
• Forderungen und Verbindlichkeiten (dem Unternehmen geschuldete und vom Unternehmen geschuldete Gelder)
• Umsatz (Umsatz aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen)
• Einkäufe (Geld, das für für den Betrieb benötigte Waren ausgegeben wird)
• Einbehaltene Gewinne (Gewinne, die wieder in das Unternehmen investiert werden)

„Die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben ist für die Abgabe einer korrekten Steuererklärung notwendig und auch für den Erfolg und das Wachstum des Unternehmens von entscheidender Bedeutung“, sagte Harris. „Ein Buchhaltungssystem hilft Ihnen, Managemententscheidungen auf der Grundlage von Zahlen und Fakten zu treffen.“

Wann brauchen Sie einen Buchhalter?

Die meisten Kleinunternehmer können damit beginnen, die Finanzen ihres Unternehmens zu verwalten, indem sie ihre eigene grundlegende Buchhaltung durchführen. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst und sich die Transaktionen vervielfachen oder komplexer werden und größere steuerliche Auswirkungen haben, kann es notwendig sein, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. 

„Eigentümer sollten darüber nachdenken, einen Buchhalter zu beauftragen, wenn sie nicht über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um ihre eigenen Bücher zu führen, wenn die Buchhaltung viel Zeit in Anspruch nimmt oder sie von einkommensschaffenden Tätigkeiten abhält“, sagte sie. Es kann auch einige Zeit und Mühe kosten, die richtige Person zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. 

Best Practices für die Buchhaltung

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen oder einen Fachmann beauftragen, ist es wichtig, bei Ihren Finanzverwaltungsaufgaben ein hohes Maß an Genauigkeit aufrechtzuerhalten. Es gibt mehrere häufige Buchhaltungsfehler, auf die Sie bei der Überprüfung der Bücher Ihres Unternehmens achten sollten. Um diese Fehler zu vermeiden und Ihre Finanzberichterstattung zu optimieren, finden Sie hier einige Best Practices für die Buchhaltung:

• Halten Sie Ihre privaten und geschäftlichen Bankkonten getrennt.
• Bestimmen Sie Ihre Abrechnungsmethode.
• Legen Sie Richtlinien für die Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung fest.
• Optimieren und aktualisieren Sie Ihren Kontenplan kontinuierlich.
• Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, um Ausgaben zu verfolgen, Ihre Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern.
• Bitten Sie Ihre Lieferanten, elektronische Dokumente bereitzustellen, damit diese in Ihre Buchhaltungssoftware integriert werden können.
• Überprüfen Sie Ihre Arbeit einschließlich Analysen und Rechnungen kontinuierlich, bevor Sie sie bezahlen.
• Planen Sie Steuern im Voraus ein.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)