Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist eine Buchführungsmethode, die dafür sorgt, dass die Konten eines Unternehmens ausgeglichen bleiben und ein wahres finanzielles Bild der Finanzen des Unternehmens entsteht. Diese Methode basiert auf der Verwendung der Rechnungsgleichung Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital.

Um die Gleichung im Gleichgewicht zu halten, müssen die Gutschriften auf einem Konto den Belastungen auf einem anderen Konto entsprechen. Buchhalter verwenden Soll- und Habenbuchungen, um Transaktionen auf jedem Konto aufzuzeichnen, und jedes der Konten in dieser Gleichung wird in der Bilanz eines Unternehmens angezeigt.

Die doppelte Buchführung wird seit Hunderten, wenn nicht Tausenden von Jahren verwendet. Es wurde erstmals 1494 in einem Buch von Luca Pacioli in Italien dokumentiert.

Doppelte Buchhaltung definiert

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der doppelten Buchführung um eine Standardbuchhaltungsmethode, bei der jede Transaktion auf mindestens zwei Konten erfasst wird, was zu einer Belastung auf einem oder mehreren Konten und einer Gutschrift auf einem oder mehreren Konten führt.

Der Gesamtbetrag der Transaktionen muss jeweils ausgeglichen sein, sodass sichergestellt ist, dass alle Dollars berücksichtigt werden. Belastungen werden normalerweise auf der linken Seite des Hauptbuchs vermerkt, während Gutschriften normalerweise auf der rechten Seite vermerkt werden.

Öffentliche Unternehmen müssen die Rechnungslegungsregeln und -methoden befolgen, die in den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) festgelegt sind und von einer nichtstaatlichen Einrichtung namens Financial Accounting Standards Board (FASB) kontrolliert werden.

Die doppelte Buchführung ist außerdem die effizienteste Möglichkeit für ein Unternehmen, sein finanzielles Wachstum zu überwachen, insbesondere wenn der Geschäftsumfang wächst.

Genaue Bücher führen

Wenn das Geschäft eines Unternehmens wächst, steigt die Wahrscheinlichkeit von Schreibfehlern. Obwohl die doppelte Buchführung Fehler nicht vollständig verhindert, begrenzt sie doch die Auswirkungen etwaiger Fehler auf die Gesamtrechnung.

Da die Konten so eingerichtet sind, dass jede Transaktion überprüft wird, um sicherzustellen, dass sie ausgeglichen ist, werden Fehler den Buchhaltern schnell gemeldet, bevor der Fehler in einem Dominoeffekt zu Folgefehlern führt. Darüber hinaus erleichtert die Art der Kontostruktur die Rückverfolgung anhand von Einträgen, um herauszufinden, wo ein Fehler entstanden ist.

Kontotypen

Wenn Sie die doppelte Buchführung anwenden, müssen Sie mehrere Arten von Konten verwenden. Zu den wichtigsten Kontotypen gehören:

• VermögenskontenZeigen Sie Dollars an, die mit Dingen in Zusammenhang stehen, die ein Unternehmen besitzt, etwa das Bargeld auf seinem Girokonto oder den für sein Lager gezahlten Preis.
• PassivkontenZeigen Sie, was das Unternehmen schuldet, z. B. eine Bauhypothek, ein Ausrüstungsdarlehen oder Kreditkartenguthaben.
• Einkommenskontenstellen erhaltene Gelder dar, wie z. B. Verkaufserlöse und Zinserträge.
• SpesenabrechnungenZeigen Sie das ausgegebene Geld an, einschließlich gekaufter Waren zum Verkauf, Lohnkosten, Miete und Werbung.

Das System der doppelten Erfassung erfordert einen Kontenplan, der aus allen Swip Health-Blatt- und Gewinn- und Verlustrechnungskonten besteht, in denen Buchhalter Einträge vornehmen. Ein bestimmtes Unternehmen kann Konten hinzufügen und diese so anpassen, dass sie die Betriebs-, Buchhaltungs- und Berichtsanforderungen des Unternehmens genauer widerspiegeln.

Verwendung von Buchhaltungssoftware

Die meisten Buchhaltungsprogramme für Unternehmen nutzen die doppelte Buchführung; Ohne diese Funktion hätte ein Buchhalter Schwierigkeiten, Informationen wie Lagerbestände und Verbindlichkeiten zu verfolgen und Jahresend- und Steuerunterlagen zu erstellen. Die grundlegende Struktur der doppelten Buchhaltung wird mit Buchhaltungssoftwarepaketen für Unternehmen geliefert. Bei der Einrichtung der Software würde ein Unternehmen seinen generischen Kontenplan so konfigurieren, dass er die tatsächlich vom Unternehmen bereits verwendeten Konten widerspiegelt.

Buchhaltungssoftware erstellt in der Regel zusätzlich zum Swip Health-Blatt, der Gewinn- und Verlustrechnung und der Kapitalflussrechnung mehrere verschiedene Arten von Finanz- und Buchhaltungsberichten. Ein häufig verwendeter Bericht namens „Probebilanz“ listet jedes Konto im Hauptbuch auf, auf dem eine Aktivität vorliegt.

Als Probesaldo werden alle Konten bezeichnet, die über einen normalen Sollsaldo und über einen normalen Habensaldo verfügen. Die Summe des Testguthabens sollte immer Null sein und die Gesamtbelastungen sollten genau der Gesamtgutschrift entsprechen.

Beispiele für die doppelte Buchführung

Als Beispiel für eine doppelte Buchhaltung: Wenn Sie einen Umsatz von 500 US-Dollar verbuchen würden, müssten Sie zwei Buchungen vornehmen: eine Sollbuchung von 500 US-Dollar, um das Swip Health-Blattkonto „Bargeld“ zu erhöhen, und eine Habenbuchung von 500 US-Dollar, um das Gewinn- und Verlustrechnungskonto „Umsatz“ zu erhöhen.

Ein anderes Beispiel könnte der Kauf eines neuen Computers für 1.000 US-Dollar sein. Sie müssten eine Belastung in Höhe von 1.000 US-Dollar eingeben, um Ihr Aufwandskonto in der Gewinn- und Verlustrechnung „Technologie“ zu erhöhen, und eine Gutschrift in Höhe von 1.000 US-Dollar eingeben, um Ihr Bilanzkonto „Bargeld“ zu verringern.

Auch das Umgekehrte gilt: Wenn sich Ihr Unternehmen Geld bei einer Bank leiht, erhöht sich Ihr Vermögen, aber auch Ihre Verbindlichkeiten erhöhen sich um den gleichen Betrag. Die doppelte Buchhaltung prüft die Richtigkeit, da nach Abschluss Ihrer Eingaben die Summe der Konten mit Sollsalden der Summe der Konten mit Habensalden entsprechen sollte, um sicherzustellen, dass Sie beide Teile der Transaktion erfasst haben.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)