Betriebsausgabenabzüge für mitarbeiterbezogene Kosten

ByDr. J. K. Hartmann

Zusätzlich zu den Leistungen an Arbeitnehmer fallen im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitern weitere Betriebskosten an, die Sie als Unternehmer von Ihrer Gewerbesteuer absetzen können. In jedem Fall müssen diese Aufwendungen angemessene und notwendige Kosten für die Geschäftstätigkeit sein.

Hier sind einige typische Ausgaben im Zusammenhang mit Mitarbeitern, die Ihnen möglicherweise als Gewerbesteuerabzug entgangen sind.

Wichtige Erkenntnisse

  • Sie können die Kosten für Arbeitskleidung absetzen, wenn es sich um eine notwendige Betriebsausgabe handelt und es sich nicht um Kleidung handelt, die man einfach überall tragen kann.
  • Auch Werkzeuge und Geräte können abgesetzt werden, sofern der Arbeitnehmer die Gegenstände nicht mit nach Hause nehmen kann.
  • Sie können Publikationen, die Sie abonniert haben, abziehen, um Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen, beispielsweise Fachzeitschriften.
  • Geschäftsessen, die Sie Mitarbeitern erstatten, sind für 2021 und 2022 zu 100 % abzugsfähig.
  • All dies sollten Sie in Ihrer Steuererklärung als Betriebsausgaben angeben.

Mitarbeiteruniformen 

Ihr Unternehmen kann Kosten für Uniformen für Sie und Ihre Mitarbeiter abziehen, wenn es sich dabei um angemessene und notwendige Kosten für die Geschäftstätigkeit handelt.Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant betreiben, ist es sinnvoll, dass die Mitarbeiter während des Dienstes eine Uniform tragen. Einige andere Beispiele für abzugsfähige Uniformen und Kleidung sind Schutzhelme, Theaterkleidung und andere Sicherheitsausrüstung. 

Kosten für „Straßenkleidung“, die Sie oder Ihre Mitarbeiter zur Arbeit tragen, dürfen Sie nicht absetzen. Beispielsweise gelten Anzüge und allgemeine Geschäftskleidung sowohl für Männer als auch für Frauen als Straßenkleidung. Die „Faustregel“ lautet: Wenn Sie es überall und überall tragen können, ist es nicht als Geschäftsausgabe notwendig und daher nicht abzugsfähig.

Notiz

Sowohl aus steuerlichen Gründen als auch aus Gründen der allgemeinen Sauberkeit sollten Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, bei der Arbeit keine Uniform zu tragen und diese vor Verlassen des Arbeitsplatzes auszuziehen. Kosten für die Reinigung und Reparatur von Uniformen sind ebenfalls abzugsfähige Betriebsausgaben. 

Werkzeuge und Ausrüstung

Abzugsfähig sind Werkzeuge, die Mitarbeiter bei der Arbeit nutzen müssen, ebenso wie erforderliche Ausrüstung. Wenn Sie beispielsweise in einer Zahnarztpraxis von Ihren Mitarbeitern bestimmte Werkzeuge oder Geräte verlangen, kann Ihr Unternehmen die Kosten für diese Werkzeuge absetzen. Mitarbeiter dürfen keine Werkzeuge oder Geräte für den persönlichen Gebrauch mit nach Hause nehmen.

Durch den Tax Cuts and Jobs Act aus dem Jahr 2017 wurden Computer und Peripheriegeräte (z. B. Kopiergeräte) aus der Definition von denkmalgeschütztem Eigentum entfernt, von Mitarbeitern gefahrene Firmenwagen fallen jedoch immer noch in diese Kategorie.

Notiz

Denkmalgeschützte Immobilien sind eine besondere Art von Immobilien, die sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt werden können. Um die Kosten dieser Fahrzeuge in Ihrer Gewerbesteuererklärung abschreiben zu können, müssen Sie die Nutzung durch die Mitarbeiter sorgfältig dokumentieren und nachweisen können, dass die Immobilie mehr als 50 % der Zeit für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

Abonnements für Wirtschafts-, Handels- und Fachpublikationen

Unternehmen benötigen gut informierte Mitarbeiter, die über die neuesten Trends und Technologien in ihrem Bereich auf dem Laufenden sind. Die Kosten für Fachzeitschriften, Fachpublikationen, Wirtschaftszeitschriften und Bücher liegen durchaus im Rahmen der „angemessenen und notwendigen“ Geschäftsausgaben, Sie sollten jedoch darauf achten, nur Geschäfts- oder Fachpublikationen einzubeziehen.

Geschäftsessen (aber keine Unterhaltung)

Für die Steuerjahre 2021 und 2022 können Unternehmen 100 % der Kosten für in einem Restaurant gekaufte Speisen und Getränke (zusammen mit Steuern und Trinkgeldern) absetzen. Ansonsten können Sie in der Regel nur 50 % der Essenskosten absetzen.

Sonstige geschäftliche Bewirtungskosten sind ab 2018 nicht mehr abzugsfähig. Eintrittskarten für Veranstaltungen, Golfausflüge und Ausgaben für Aktivitäten wie Angeln oder Segeln sind nicht mehr zulässig.

So machen Sie diese Ausgaben in Ihrer Gewerbesteuererklärung geltend

Die wichtigste steuerliche Verantwortung eines Unternehmers besteht neben der Zahlung von Steuern darin, gute Aufzeichnungen zu führen. Sie müssen Folgendes tun:

  • Bewahren Sie Belege über alle diese Ausgaben auf, einschließlich Angaben zum Geschäftszweck.
  • Erstellen Sie ein Geschäftsrichtlinien- und Verfahrenshandbuch, in dem dargelegt wird, was Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern bietet und welche Einschränkungen es gibt, z. B. die Verwendung von vom Unternehmen bereitgestellter Ausrüstung oder Uniformen (z. B. nur das Tragen von Arbeitskleidung am Arbeitsplatz).

Wo Sie diese Ausgaben in Ihrer Gewerbesteuererklärung ausweisen können

  • Für Einzelunternehmer und Einpersonen-GmbHs zeigen Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Ausgaben“ von Anhang C an. 
  • Bei Personengesellschaften und LLCs mit mehreren Mitgliedern zeigen Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1065 an. 
  • Bei Kapitalgesellschaften geben Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1120 bzw. Formular 1120-s für S-Unternehmen an. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Kann ich von Mitarbeitern verlangen, dass sie für Dinge wie Uniformen und Werkzeuge bezahlen?

Einige Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie für Kosten wie Bruch, Fehlmengen, Uniformen und einige Werkzeuge aufkommen. Das US-Arbeitsministerium gibt an, dass Arbeitgeber von ihren Arbeitnehmern die Zahlung dieser Kosten verlangen können, die Kosten dürfen jedoch nicht dazu führen, dass der Lohn des Arbeitnehmers unter das aktuelle Mindestlohnniveau sinkt, noch dürfen die Kosten die Überstundenvergütung kürzen. 

Bevor Sie beschließen, von Ihren Mitarbeitern die Zahlung dieser Kosten zu verlangen, wenden Sie sich an das Arbeitsministerium Ihres Bundesstaates. Es kann unterschiedliche (höhere) Beschränkungen hinsichtlich der Verpflichtung der Arbeitnehmer zur Zahlung dieser Kosten geben. 

Können Mitarbeiter nicht erstattete Ausgaben abziehen?

Vor 2018 konnten Arbeitnehmer nicht erstattete Betriebsausgaben in ihrer persönlichen Steuererklärung absetzen, sofern diese Ausgaben mehr als 2 % des bereinigten Bruttoeinkommens ausmachten. Das mit dem Steuerjahr 2018 in Kraft getretene „Tax Cuts and Jobs Act“ erlaubt es den meisten Arbeitnehmern nicht, nicht erstattete Geschäftsausgaben ihrer Mitarbeiter in ihren persönlichen Steuererklärungen abzuziehen. Zu diesen Ausgaben gehören Reise- und Kilometerkosten, Werkzeuge und Zubehör, erforderliche Uniformen sowie Beiträge und Abonnements.

Haftungsausschluss
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Konsultieren Sie Ihren Steuerberater, bevor Sie versuchen, Geschäftsausgaben abzuziehen.