Belege für eine Bewerbung

ByDr. J. K. Hartmann

Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, möchte ein Arbeitgeber möglicherweise mehr Informationen als nur eine Kopie Ihres Lebenslaufs und Ihres Anschreibens. Das Unternehmen kann zur Vervollständigung Ihres Antrags sogenannte „unterstützende Unterlagen“ anfordern. Zu diesen Unterlagen können Referenzen, Zertifikate oder Arbeitsproben gehören.

Wenn Sie wissen, was Sie einbeziehen müssen und wie Sie es einbeziehen, bleiben Sie im Rennen um die Stelle. Darüber hinaus kann die Vorbereitung dieser Dokumente im Voraus den Bewerbungsprozess rationalisieren und Ihre organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Was sind Belege?

Zu den unterstützenden Unterlagen für eine Bewerbung können ein Lebenslauf, ein Anschreiben, Zeugnisse der Ausbildung, Schreibproben, Veteranenpräferenzdokumente, Portfolios, Zertifizierungen, eine Referenzliste, Empfehlungsschreiben und andere in der Stellenausschreibung angegebene Unterlagen gehören. Welche Informationen erforderlich sind, hängt von der Stelle und den Einstellungsanforderungen des Arbeitgebers ab.

Notiz

Im Allgemeinen legen Arbeitgeber fest, welche Dokumente Sie Ihrer Bewerbung beifügen sollen.

Wenn nicht, fragen Sie gerne den Personalmanager oder Personalvertreter, welche unterstützenden Unterlagen er senden soll. Befolgen Sie unbedingt alle Anweisungen zum Senden und Senden. (Offizielle Zeugnisse werden beispielsweise normalerweise direkt von der betreffenden Schule oder Institution gesendet.)

Warum fordern Arbeitgeber unterstützende Unterlagen?

Das Einholen unterstützender Unterlagen von Bewerbern hilft Unternehmen bei der Bewertung von Bewerbungen. Für viele Arbeitgeber liefert ein Lebenslauf (oder ein Lebenslauf und ein Anschreiben) alle Informationen, die sie benötigen. Andere Arbeitgeber benötigen jedoch möglicherweise weitere Informationen, um zu bestimmen, welche Bewerber sie interviewen und schließlich einstellen.

Notiz

Der Grund für die Anforderung von Informationen besteht darin, sich ein vollständiges Bild von Ihnen als Kandidat zu machen oder die in Ihrem Lebenslauf oder Ihrer Bewerbung aufgeführten Angaben zu bestätigen.

Wenn Sie beispielsweise ein Zeugnis als Beleg benötigen, können Arbeitgeber Ihren Abschluss und Ihren Notendurchschnitt bestätigen.

Das Anfordern von Unterlagen kann auch ein Test dafür sein, ob Antragsteller Anweisungen befolgen können oder nicht. Wenn beispielsweise in einer Stellenausschreibung angegeben ist, dass Kandidaten mit ihrer Bewerbung eine Referenzliste einreichen müssen, können Personalmanager alle Bewerber, die keine Referenzen eingereicht haben, sofort ausschließen.

Liste der unterstützenden Dokumente

Nachfolgend finden Sie eine Liste der unterstützenden Dokumente, die Sie möglicherweise zusammen mit Ihrer Bewerbung einreichen müssen:

  • Wieder aufnehmen
  • Motivationsschreiben
  • Referenzliste
  • Empfehlungsschreiben
  • Transkript
  • Portfolio
  • Schreibprobe(Aufsatz, Artikel oder andere Schreibproben)
  • Arbeitsbescheinigung
  • Zertifizierungen (zum Beispiel Lehr- oder Computerzertifizierungen)

Notiz

Es gibt zusätzliche Dokumente, die Sie benötigen, wenn Sie für eine Stelle eingestellt werden. Sie müssen Ihre Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten nachweisen. Im Rahmen des Einstellungsprozesses sind möglicherweise weitere Unterlagen erforderlich.

So erhalten Sie Kopien von Dokumenten

Der Arbeitgeber kann Originale bestimmter Dokumente, wie z. B. Zeugnisse, verlangen. Wenn dies der Fall ist, fordern Sie diese vorab bei der Institution an, bei der Sie sie erhalten haben.

Um eine Kopie eines Zeugnisses von einer Bildungseinrichtung anzufordern, senden Sie eine schriftliche Anfrage an den Standesbeamten oder das Beratungsbüro und bitten Sie darum, dass Ihr Zeugnis direkt an den Arbeitgeber gesendet wird. Einige Schulen gestatten möglicherweise die elektronische Anforderung eines Zeugnisses, während andere möglicherweise ein formelles Schreiben verlangen.

Schulen erheben im Allgemeinen eine geringe Gebühr für Zeugnisse, die oft zwischen 5 und 30 US-Dollar liegt. Informationen zu Gebühren und anderen Anforderungen finden Sie auf der Website Ihrer Schule oder rufen Sie das Büro direkt an, um sich zu erkundigen.

So reichen Sie unterstützende Unterlagen ein

Das gleichzeitige Sammeln all dieser Informationen, sei es während des Bewerbungsprozesses oder nach einem ersten Vorstellungsgespräch, ist für Arbeitgeber äußerst hilfreich. Es ermöglicht dem Personalmanager, alle relevanten Informationen über die Kandidaten zur Hand zu haben, und reduziert Folge-E-Mails und Telefonanrufe, um weitere Dokumente anzufordern.

Für Bewerber ist das Sammeln und Einreichen von Dokumenten möglicherweise weniger bequem und eher mühsam. Bei manchen Dokumenten muss man möglicherweise ein wenig suchen, um sie zu finden. Wo ist beispielsweise Ihre Project Management Professional-Zertifizierung und wen können Sie anrufen, um eine Kopie zu erhalten, wenn Sie Ihre eigene nicht finden können?

Die Zusammenstellung anderer Dokumentationen erfordert möglicherweise etwas Arbeit. Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit Referenzen einreichen, müssen Sie um Erlaubnis bitten, diese als Referenz verwenden zu dürfen, und sie darüber informieren, dass sich möglicherweise in Kürze jemand vom Unternehmen mit Ihnen in Verbindung setzt. Sie sollten sie auch über die Stellenbeschreibung informieren und sie an Ihre relevanten Fähigkeiten und Qualifikationen für die Stelle erinnern, damit sie sich stichhaltig für Sie einsetzen können.

Beschriften Sie Ihre Dokumente mit Ihrem Namen

Beschriften und benennen Sie alle Dateien sorgfältig, einschließlich Ihres Namens und Angaben zum Inhalt des Dokuments. Ihre Referenzdatei könnte beispielsweise „Sarah-Wong – Referenzen“ oder „Sarah Wong Referenzen“ heißen.

Vermeiden Sie es, sie einfach als „Referenzen“ zu bezeichnen, da Personalmanager in der Regel über viele Dateien verfügen und Ihre Unterlagen nicht leicht identifizieren können.

Notiz

Befolgen Sie in allen Dokumenten ein einheitliches Benennungsmuster. Dies erleichtert Personalvermittlern und Personalmanagern die Arbeit und vermittelt einen professionelleren ersten Eindruck.

Befolgen Sie die Anweisungen in der Stellenausschreibung

Sobald Sie alle unterstützenden Unterlagen zusammengestellt haben, befolgen Sie die Anweisungen des Arbeitgebers, wie diese einzureichen sind. Arbeitgeber können Sie auffordern, Dateien hochzuladen oder sie per E-Mail anzuhängen.

Notiz

Wenn Arbeitgeber bestimmte Dateiformate (z. B. PDFs) verlangen, befolgen Sie unbedingt diese Anweisungen.

Reichen Sie alle Ihre Unterlagen auf einmal mit Ihrem Lebenslauf oder Ihrer Bewerbung ein. Wenn Ihnen etwas fehlt, versuchen Sie, eine Kopie zu erhalten, bevor Sie Ihre Bewerbung einreichen. Noch besser: Ersparen Sie sich einen Schritt und haben Sie Kopien von allem, was Sie im Zusammenhang mit der Jobsuche benötigen, auf Ihrem Computer, bereit zum Kompilieren und Versenden.

Unterlagen zu einem Vorstellungsgespräch mitbringen

Wenn das Unternehmen darum bittet, dass zum Vorstellungsgespräch Belege mitgebracht werden, bringen Sie von jedem der angeforderten Dokumente eine Fotokopie mit, die Sie beim Personalchef abgeben können.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alles, was Sie sonst noch benötigen, bereit haben, um es zum Vorstellungsgespräch mitzubringen.

Wichtige Erkenntnisse

  1. Arbeitgeber fordern häufig neben einem Lebenslauf und einem Anschreiben auch unterstützende Unterlagen wie Referenzen, Zertifikate oder Arbeitsproben an, um sich ein vollständiges Bild von einem Kandidaten zu machen.
  2. Die Vorbereitung und Kennzeichnung dieser Dokumente im Voraus kann den Bewerbungsprozess rationalisieren und potenziellen Arbeitgebern organisatorische Fähigkeiten demonstrieren.
  3. Befolgen Sie stets die spezifischen Anweisungen zum Einreichen von Begleitdokumenten, um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung berücksichtigt wird. Dazu können Dateiformate und Etikettierungskonventionen gehören.