Beispiele für Mitarbeiterbriefe und E-Mails

Unabhängig von Ihrer Aufgabe müssen Sie im Laufe Ihrer Karriere professionell mit Ihrem Chef, Ihren Kollegen, Teammitgliedern und Mitarbeitern korrespondieren. Manchmal erfordert dies das Versenden eines physischen Briefes. In anderen Fällen ist lediglich eine kurze E-Mail erforderlich. 

Stellen Sie sicher, dass Sie die Grundregeln für das Senden, Verfassen und Formatieren höflicher und professioneller Briefe und E-Mails kennen. Es ist immer wichtig, dass sich Ihre Korrespondenz auf das Thema konzentriert, über das Sie schreiben. Lesen Sie auch alles, was Sie senden, sorgfältig Korrektur und bearbeiten Sie es.

Schauen Sie sich unten die Beispiele für Briefe und E-Mails an. Verwenden Sie diese als Vorlagen zum Verfassen Ihrer eigenen Nachrichten und passen Sie sie unbedingt an die Umstände an, über die Sie schreiben.

Tipps zum Schreiben von E-Mails und Briefen an Mitarbeiter

Entscheiden Sie sich für die richtige Methode.Denken Sie bei der Entscheidung, ob Sie einen physischen Brief oder eine E-Mail versenden möchten, sorgfältig über die Situation nach. Wenn es auf die Zeit ankommt (z. B. wenn Sie einen familiären Notfall haben und sich einen Tag frei nehmen müssen), ist E-Mail wahrscheinlich die beste Wahl. Wenn die Zeit nicht so wichtig ist und Sie offiziell sein möchten, können Sie einen formellen Geschäftsbrief senden.

Senden Sie es an die richtigen Leute.Überlegen Sie, wer Ihre Nachricht erhalten soll. Wenn Sie Ihren Job kündigen oder jemanden entlassen, müssen Sie die Nachricht möglicherweise nicht nur an die bestimmte Person, sondern auch an jemanden in der Personalabteilung senden. Wenn Sie Ihren Kollegen eine Abschieds-E-Mail senden, sollten Sie erwägen, jeder Person eine individuelle Nachricht zu senden.

Seien Sie immer professionell.Auch wenn Sie eine kurze Nachricht senden, achten Sie darauf, dass Ihr Ton stets höflich und professionell ist. Vermeiden Sie unprofessionelle Sprache (wie Slang oder Abkürzungen), Emojis sowie ablenkende Schriftarten und Formate. Wenn der Inhalt der Nachricht geschäftsbezogen ist, verwenden Sie einen professionellen Ton.

Fügen Sie eine angemessene Begrüßung und einen Abschluss hinzu.Ganz gleich, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief versenden: Fügen Sie eine professionelle Begrüßung hinzu, die den Namen der Person enthält. Fügen Sie außerdem einen Abschluss und eine höfliche Unterschrift bei. Wenn es sich um eine E-Mail handelt, fügen Sie Ihren Kontaktinformationen eine E-Mail-Signatur hinzu. Wenn es sich um einen schriftlichen Brief handelt, fügen Sie eine handschriftliche Unterschrift bei.

Halten Sie es kurz.Halten Sie Ihre Nachricht so kurz wie möglich. Sie könnten eine kurze Einleitung hinzufügen, z. B. „Ich hoffe, Ihr Tag verläuft gut.“ Tauchen Sie dann schnell in den Grund ein, warum Sie schreiben. Geben Sie nur die wesentlichen Informationen an.

Sorgfältig bearbeiten und Korrektur lesen.Lesen Sie Ihre Nachricht vor dem Versenden immer gründlich auf Rechtschreib- und Grammatikfehler durch. Professionelle E-Mails sollten immer klar und leicht lesbar sein.

Format einer E-Mail-Nachricht an Mitarbeiter

Das Folgende ist ein Beispiel für das geeignete Format für eine geschäftliche E-Mail, die ein Manager an ein Team am Arbeitsplatz schreibt. Nachfolgend finden Sie Beispiele für Mitarbeiter-E-Mails für verschiedene Umstände.

Beispiele für arbeitsbezogene Briefe und E-Mails

Für eine gut gemachte Arbeit

Es ist immer ein tolles Gefühl, gute Nachrichten zu überbringen oder Kollegen zu ihren Erfolgen zu gratulieren. Und im Gegensatz zu persönlichen Glückwünschen kann ein Kollege einen Brief oder eine E-Mail speichern, um ihn später anzusehen. Mit Dankes-E-Mails können Sie sogar Vorgesetzte und andere Kollegen kopieren, um die gute Nachricht zu verbreiten. Hier sind ein paar Beispiele, die Ihnen helfen sollen, die richtige Formulierung zu finden:

• Herzlichen Glückwunsch zur Beförderung
• Dankesbriefe für Teammitglieder

Für eine nicht so gut gemachte Arbeit

Wenn Sie einem Bewerber oder einem bestehenden Mitarbeiter schlechte Nachrichten überbringen müssen, helfen Ihnen diese Musterbriefe dabei, Ihre Nachricht zu formulieren.

Wenn Sie Briefe mit schlechten Nachrichten schreiben, sollten Sie die Nachricht nicht verheimlichen. Tragen Sie im ersten Absatz oder sogar im ersten Satz des Briefes die wesentlichen Informationen ein (z. B. „Leider haben Sie diese Stelle nicht bekommen“ oder „Aufgrund eines Auftragsrückgangs kürzen wir die Gehälter aller Mitarbeiter um 10 Prozent“). Seien Sie in Ihrer Formulierung direkt und auf den Punkt gebracht. Der Empfänger soll in der Lage sein, die Nachricht schnell zu erfassen. 

• Ablehnungsschreiben für Kandidaten
• Brief zur Gehaltskürzung

Briefe an Arbeitgeber

Wenn Sie sich auf eine neue Stelle bewerben, sollen Ihnen diese Beispiele dabei helfen, eine gut formulierte Anfrage für eine Referenz, ein Vorstellungsgespräch usw. zu formulieren. Diese Liste enthält auch Möglichkeiten, wie Sie reagieren können, wenn ein Unternehmen Ihnen ein Angebot unterbreitet: 

• Beispiele für Interessensbekundungen
• Bestätigen Sie ein Interview
• Sagen Sie Danke für ein Interview
• Nehmen Sie ein Stellenangebot an
• E-Mail-Nachricht zum Gegenangebot
• Lehnen Sie ein Stellenangebot ab

Für eine Beförderung oder Versetzung

Hier finden Sie Hilfe, wenn Sie versuchen, eine neue Position in dem Unternehmen zu ergattern, für das Sie arbeiten, unabhängig davon, ob Sie befördert werden oder an eine andere Stelle oder einen anderen Standort wechseln möchten:

• Anschreiben zur Stellenbeförderung
• Antragsschreiben zur Jobübertragung
• Beispiel eines Antragsschreibens für eine Jobübertragung – Umzug

Briefe an Bewerber

Sehen Sie sich diese Beispiele für Briefe und E-Mails an, die während des Einstellungsprozesses an Kandidaten gesendet werden:

• Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch
• Ablehnungsschreiben für Kandidaten

Begrüßen Sie einen neuen oder zurückkehrenden Mitarbeiter

Ganz gleich, ob Sie ein erstes Stellenangebot unterbreiten oder einen Mitarbeiter nach einem längeren Urlaub wieder willkommen heißen, hier finden Sie einige Beispiele dessen, was Sie sagen könnten. Diese Art von Brief kann dabei helfen, den Ton für neue (oder zurückkehrende) Mitarbeiter festzulegen und ihnen den Übergang in den Arbeitsplatz reibungslos zu gestalten.

• Willkommen zurück vom Krankenstandsbrief

Mitarbeiteranfrageschreiben

Was wünschen Sie sich von Ihrem Vorgesetzten? Mehr Geld? Eine Festanstellung? In diesen Beispielbriefen finden Sie die richtigen Worte zum Fragen:

• Bitten Sie um ein Motivationsschreiben
• Bitte um eine Raise-E-Mail-Nachricht
• Brief zur Gehaltserhöhung
• Beispiel für ein Bewerbungsschreiben von „Temp to Perm“.

Anfragen zur Arbeit von zu Hause aus

Wenn Sie beantragen, regelmäßig oder vorübergehend von zu Hause aus zu arbeiten, müssen Sie genau darlegen, was Sie wollen und welche Vorteile diese Änderung für das Unternehmen haben kann. Diese Beispiele zeigen Ihnen, wie:

• Antragsschreiben für die Arbeit von zu Hause aus

Wenn Sie Ihren Job aufgeben

Diese Beispiele haben Sie abgedeckt, von der Einreichung Ihrer Kündigung bis zum Abschied von Ihren Kollegen.

• Abschiedsbrief
• Rücktrittsschreiben

Wenn Ihr Mitarbeiter geht

So nehmen Sie eine Kündigung offiziell an und verfassen eine Referenz für einen ehemaligen Mitarbeiter oder Kollegen. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie überprüfen können, ob ein aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt war.

• Akzeptieren Sie einen Rücktritt
• Beschäftigungsbestätigungsschreiben
• E-Mail-Referenzschreiben