Autorisierte Lohnabzüge für Mitarbeiter

Es gibt eine Reihe von Situationen, in denen ein Arbeitgeber darüber nachgedacht hat, den Lohn eines Arbeitnehmers zu kürzen, doch es gibt rechtliche Unklarheiten, wenn es um Arbeitnehmerabzüge geht, die jeder Arbeitgeber verstehen sollte.

Beispielsweise kann ein Arbeitgeber den Lohn eines nicht steuerbefreiten Arbeitnehmers nicht kürzen, um den Arbeitnehmer für den Betrag aufkommen zu lassen, den der Eigentümer durch den Diebstahl verloren hat, wenn dies dazu führen würde, dass der Lohn des Arbeitnehmers unter den erforderlichen Mindestlohn oder die fällige Überstundenvergütung sinkt.Im Fall von freigestellten Mitarbeitern hat das US-Arbeitsministerium entschieden, dass Gehaltsabzüge zur Begleichung von Bargeldengpässen oder Kosten für verlorene oder beschädigte Ausrüstung „gegen die Gehaltsgrundvoraussetzung verstoßen würden“. 

Wenn Arbeitgeber einen Lohnabzug vornehmen können

Wenn der Mitarbeiter den Abzugsplan genehmigt hat

Beispielsweise kann der Mitarbeiter einer Spende an einen „Blumenfonds“ zustimmen, um Blumen für Beerdigungen oder für United Way oder andere Wohltätigkeitsorganisationen zu bezahlen. Der Arbeitnehmer muss dem schriftlich zustimmen. Die Arbeitnehmer müssen sich außerdem damit einverstanden erklären, Abzüge für Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.Eine Ausnahme von dieser Regel besteht, wenn ein Mitarbeiter einen Abzug für Gegenstände vornimmt, die für das Unternehmen notwendig sind, wie z. B. Uniformen.

Für den Einkommensteuerabzug

Jeder Mitarbeiter muss bei der Einstellung das Formular W-4 ausfüllen und die Höhe der Quellensteuer für Bundessteuern angeben. In allen Staaten, in denen der Arbeitnehmer arbeitet und in denen Einkommensteuer erhoben wird, muss der Arbeitnehmer außerdem ein Quellensteuerformular ausfüllen. Das Einbehaltungsformular ermöglicht es dem Arbeitgeber, einen Einbehalt (eine spezielle Form des Abzugs) vom Arbeitnehmerlohn vorzunehmen. Der Mitarbeiter kann die Höhe des Abzugs angeben, indem er das W-4-Formular ausfüllt.

Durch Vertrag

In einem Gewerkschaftsvertrag kann beispielsweise je nach Vertrag und den Gesetzen des Bundesstaates das Gehalt des Arbeitnehmers von den Gewerkschaftsbeiträgen abgezogen werden. Der Arbeitnehmer kann einen individuellen Arbeitsvertrag haben, der bestimmte Abzüge zulässt. Auch Arbeitgeberdarlehen an Arbeitnehmer können abzugsfähig sein.

Von einem Gericht

Ein Gericht kann von Ihnen verlangen, dass Sie die Löhne Ihrer Mitarbeiter aus Gründen des Kindesunterhalts, der Nichtzahlung von Schulden oder aus anderen Gründen pfänden. Der Arbeitnehmer muss diesem Abzug nicht zustimmen.

Vom Mitarbeiter geforderte Abzüge

Diese können jederzeit vorgenommen werden. Ein Beispiel könnte ein Arbeitgeberdarlehen an einen Arbeitnehmer sein (es sollte ein Darlehensvertrag unterzeichnet werden), den der Arbeitnehmer mit Abzügen von der Lohn- und Gehaltsabrechnung zurückzahlt. Auch für andere vom Arbeitnehmer beantragte Abzüge, etwa für United Way, US-Sparbriefe oder Gewerkschaftsbeiträge, muss in der Akte des Arbeitnehmers eine unterzeichnete Vereinbarung vorliegen.

Welche Abzüge sind nicht zulässig?

Arbeitgeber dürfen unter keinen Umständen Folgendes vom Arbeitnehmerentgelt abziehen:

• Von Arbeitgebern zu zahlende Beschäftigungssteuern, z. B. die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) oder die staatliche Arbeitslosensteuer.
• Die Kosten für die Bindung eines Mitarbeiters.
• Servicegebühren oder Gebühren für Pfändungen (obwohl diese möglicherweise nach staatlichem Recht zulässig sind).

Arbeitgeber dürfen von ihren Arbeitnehmern nicht verlangen, dass sie dem Arbeitgeber Zahlungen oder Erstattungen für Gegenstände leisten, die in erster Linie dem Nutzen oder der Bequemlichkeit des Arbeitgebers dienen. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise möchte, dass seine Mitarbeiter Uniformen tragen, kommt dies dem Arbeitgeber und nicht den Mitarbeitern zugute.

Einige Abzüge ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers sind eingeschränkt oder begrenzt, darunter:

• Verlorene oder beschädigte Werkzeuge
• Bargeldmangel (wie eine Geldschublade)
• Vom Arbeitgeber vorgeschriebene körperliche Untersuchungen
• Bei Bedarf Uniformen oder Reinigungsuniformen
• Zinsen, die einem Arbeitnehmer aus einem Arbeitgeberdarlehen geschuldet werden.

Abzüge für befreite Mitarbeiter

Befreite Arbeitnehmer sind diejenigen, die von Überstunden befreit sind (nicht befreite Arbeitnehmer können Überstunden vergütet bekommen). Kürzungen des festgelegten Gehalts eines freigestellten Mitarbeiters führen normalerweise zum Verlust der Befreiung. Wenn das Gehalt des Mitarbeiters außerdem unter mindestens 684 US-Dollar pro Woche fällt, müssen Sie dieser Person möglicherweise Überstunden bezahlen.

Arbeitgebern ist es in der Regel nicht gestattet, unbefugte Abzüge vom Gehalt befreiter Arbeitnehmer vorzunehmen. Einige Abzüge für nicht steuerbefreite Arbeitnehmer sind begrenzt oder eingeschränkt:

• Unfreiwillige Abzüge können nicht dazu führen, dass der Arbeitnehmer weniger als den bundesstaatlichen oder staatlichen Mindestlohn erhält, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
• Und in einer Woche, in der der Arbeitnehmer Überstunden gemacht hat, können keine Abzüge vorgenommen werden.

Lohnsteuern

Die einzige Ausnahme von der Anforderung einer spezifischen Mitarbeitergenehmigung sind FICA-Steuern: Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern. Der Arbeitnehmeranteil kann ohne besondere Zustimmung vom Arbeitnehmerlohn abgezogen werden, da diese Abzüge durch Bundesgesetze vorgeschrieben sind. Dieser Freibetrag gilt für die neue zusätzliche Medicare-Steuer, die Arbeitnehmern mit höherem Einkommen einbehalten wird, sobald sie ein bestimmtes Gehaltsniveau erreichen.

Wenn ein Arbeitgeber die Gehälter seiner Mitarbeiter kürzen möchte

Arbeitgeber müssen wissen, dass Arbeitnehmer das Recht haben, sich an das staatliche Arbeitsamt oder die staatliche Arbeitsbehörde zu wenden, wenn ihr Lohn ohne Zustimmung gekürzt wird (außer wie oben angegeben). Als Arbeitgeber möchten Sie nicht, dass das staatliche Arbeitsministerium als Reaktion auf Mitarbeiterbeschwerden in Ihr Unternehmen eindringt. Sie führen eine vollständige Prüfung durch und stellen möglicherweise weitere Verstöße gegen das Arbeitsrecht fest. Sie können sich auch dazu entschließen, Bundesbehörden zu kontaktieren, wenn sie Verstöße auf Bundesebene feststellen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)