Ausstehende Schecks: Was sie sind und warum sie wichtig sind

Ein ausstehender Scheck ist ein Scheck, den ein Empfänger nicht einzahlt. Sobald solche Schecks endgültig eingezahlt sind, können sie zu Buchhaltungsproblemen führen. Darüber hinaus können Schecks, die nie eingelöst werden, „nicht beanspruchtes Eigentum“ darstellen, das dem Staat übergeben wird.

Warum ausstehende Schecks wichtig sind

Wenn Sie jemanden per Scheck bezahlen, muss Ihr Zahlungsempfänger den Scheck einzahlen oder einlösen, um die Zahlung einzuziehen. Die Bank des Zahlungsempfängers fordert Geld von Ihrer Bank an und die Transaktion wird abgeschlossen, wenn Ihre Bank Geld an die Bank des Zahlungsempfängers sendet. Wenn Sie alternativ beide dieselbe Bank oder Kreditgenossenschaft nutzen, wird die Transaktion abgeschlossen, wenn das Geld von Ihrem Konto auf das Konto des Zahlungsempfängers überwiesen wird.

Wenn ein Scheck vernichtet oder nie eingezahlt wird, verbleibt das Geld auf dem Konto des Zahlers. Auf den ersten Blick scheint dies eine positive Wendung für den Zahler zu sein. Dies kann jedoch später zu Problemen führen.

Überhöhter Kontostand

Wenn Sie einen Scheck ausstellen und das Geld Ihr Konto nie verlässt, entwickeln Sie möglicherweise den falschen Glauben, dass Sie dieses Geld ausgeben können, das Geld aber immer noch dem Zahlungsempfänger gehört. Wenn der Zahlungsempfänger den Scheck nach monatelanger Verzögerung schließlich einzahlt, besteht die Gefahr, dass Ihr Konto überzogen wird und der Scheck eingelöst wird.

Nicht beanspruchte Vermögenswerte

Unternehmen müssen ausstehende Posten nachverfolgen, um nicht gegen nicht beanspruchte Eigentumsgesetze zu verstoßen. Wenn Zahlungen an Mitarbeiter oder Lieferanten nicht eingelöst werden, müssen sie diese Vermögenswerte letztendlich an den Staat übergeben. Dies geschieht in der Regel nach einigen Jahren, die Zeitpläne variieren jedoch von Bundesstaat zu Bundesstaat.

Unternehmensbuchhaltung

Unternehmen müssen Einnahmen, Ausgaben und Verbindlichkeiten nachverfolgen.Wenn Zahlungen ausstehen, kann es zu Komplikationen kommen. Die Zahlung wird im Hauptbuch erfasst, aber Unternehmen müssen beim Abgleich Anpassungen vornehmen und möglicherweise veraltete Schecks erneut ausstellen.

Was tun bei ausstehenden Schecks?

Um in diesen Situationen schnell Abhilfe zu schaffen, sollten Sie proaktiv mit ausstehenden Kontrollen umgehen. Schließlich schulden Sie das Geld immer noch und müssen es früher oder später begleichen. Ihr erster Schritt sollte darin bestehen, ein Buchhaltungssystem zu verwenden, das alle nicht eingelösten Schecks von Ihren verfügbaren Mitteln abzieht. Danach können Sie noch ein paar Schritte unternehmen, um einen alten Scheck aufzuspüren.

Rufen Sie an oder schreiben Sie

Rufen Sie Zahlungsempfänger an oder senden Sie ihnen eine E-Mail, wenn sie den Scheck nicht einreichen, und stellen Sie sicher, dass der Scheck tatsächlich eingegangen ist. Wenn sie den Scheck haben, versuchen Sie, sie zur Hinterlegung des Schecks zu überreden. Wenn dies nicht funktioniert, informieren Sie den Zahlungsempfänger schriftlich darüber, dass der Scheck nicht vorgelegt wurde, und fordern Sie ihn offiziell auf, Sie zu benachrichtigen, wenn er die Zahlung nicht erhalten hat.

Führen Sie Aufzeichnungen

Dokumentieren Sie die Kommunikation über ausstehende Schecks. Diese Dokumentation ist hilfreich, wenn Sie gegenüber staatlichen Aufsichtsbehörden nachweisen müssen, dass Sie angemessene Versuche unternommen haben, die Zahlung abzuschließen. Wenn ein ausstehender Scheck eingelöst wird, nachdem Sie eine Bank gebeten haben, die Zahlung einzustellen, liegt es in Ihrer Verantwortung, nachzuweisen, dass Sie die notwendigen Schritte unternommen haben, um die Zahlung abzuschließen.

Online-Rechnungszahlung

Privatpersonen können überraschende Abhebungen auf Privatkonten reduzieren, indem sie ihre Rechnungen online bezahlen, anstatt Papierschecks auszustellen.

Sollten Sie einen weiteren Scheck ausstellen?

Nachdem Sie mit Ihrem Zahlungsempfänger gesprochen haben, kann dieser einen weiteren Scheck verlangen. Bevor Sie einen Scheck senden, bitten Sie den Zahlungsempfänger, den alten Scheck zurückzugeben, um die Möglichkeit auszuschließen, dass beide Schecks absichtlich oder unabsichtlich hinterlegt werden.

Es kann erforderlich sein, einen neuen Scheck auszustellen, ohne den alten Scheck zurückzuerhalten, wenn der ursprüngliche Scheck verloren gegangen oder zerstört wurde. Dies stellt eine heikle Situation dar – für eine einzige Zahlung könnten zwei Schecks im Umlauf sein. Wenn der alte Scheck eingelöst wird, kann es sein, dass Ihre Bank ihn einlöst und Sie am Ende möglicherweise das Doppelte zahlen müssen.

Glücklicherweise sind Banken gesetzlich nicht dazu verpflichtet, Schecks einzulösen, die vor mehr als sechs Monaten ausgestellt wurden. Wenn der alte Scheck noch nicht sechs Monate alt ist oder Sie eine zusätzliche Schutzebene wünschen, können Sie sich durch zwei Strategien schützen.

Zahlung stoppen

Wenn der Betrag so hoch ist, dass es zu Problemen kommt, oder wenn Sie Zweifel an dem Zahlungsempfänger haben, sollten Sie Ihre Bank bitten, die Zahlung für den alten Scheck einzustellen.Diese Strategie hat Nachteile: Zahlungsaufforderungen kosten Geld und sind nur sechs Monate gültig. Wenn Ihr Zahlungsstopp mündlich und nicht schriftlich erteilt wird, ist er nur zwei Wochen gültig. Wenn Sie weiterhin Bedenken wegen eines ausstehenden Schecks haben, müssen Sie möglicherweise wiederholte Anfragen stellen.

Suche eine Einigung

Bitten Sie den Zahlungsempfänger, ein Dokument zu unterzeichnen, in dem er verspricht, nicht beide Schecks einzureichen. Dies hindert Banken nicht daran, zwei Einzahlungen zu bearbeiten, aber das Dokument kann eine nützliche Dokumentation sein, wenn Sie eine der Einzahlungen anfechten möchten.

Warum Schecks nicht eingelöst werden

Schecks werden aus mehreren Gründen nicht eingelöst:

• Keine Dringlichkeit:Zahlungsempfänger schaffen es manchmal nicht, den Scheck zu bearbeiten. Dies geschieht in der Regel dann, wenn sie das Bargeld nicht unbedingt für sofortige Einkäufe benötigen.
• Durch Risse fallen:Schecks gehen manchmal verloren. Sie können unter Papierstapeln vergraben werden oder hinter Schreibtische fallen.
• Lieferprobleme:Schecks können per Post an Sie zurückgesandt werden, wenn sich die Adresse eines Zahlungsempfängers geändert hat.

Ausstehende, Ihnen ausgestellte Schecks

Wenn Ihnen ein Scheck ausgestellt wurde und dieser nach sechs Monaten immer noch aussteht, wenden Sie sich an den Scheckaussteller und fordern Sie einen Ersatz an. Wie oben erwähnt, müssen Sie möglicherweise den Originalscheck zurückgeben oder Dokumente unterschreiben, die bestätigen, dass der Scheck verloren gegangen oder zerstört wurde. Möglicherweise müssen Sie sich auch verpflichten, nicht beide Schecks einzureichen. Wenn Sie den Aussteller nicht finden können, konsultieren Sie das Programm für verlassenes Eigentum Ihres Staates, um Vermögenswerte einzufordern.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)