Arten von Rechnungen, die Sie kennen sollten

Unternehmen erstellen täglich viele verschiedene Arten von Rechnungen für ihre Kunden. Welche Art sie verwenden, hängt von der Branche des Unternehmens und der Art und Weise ab, wie sie ihren Kunden Rechnungen stellen. Verschiedene Arten von Rechnungen können Kunden flexible Zahlungsoptionen bieten und jede von ihnen hat einen bestimmten Zweck. 

Bei so vielen verfügbaren Optionen sollten Sie wissen, welche Art von Rechnung Sie wann senden müssen. Beispielsweise muss ein Unternehmen, das Waren in ein anderes Land versendet, eine Handelsrechnung ausstellen, die Informationen über die Waren und deren Wert enthält. Ein Fotograf hingegen benötigt für die tägliche Rechnungsstellung keine Handelsrechnung und wird wahrscheinlich eine Standardrechnung verwenden.

Erfahren Sie mehr darüber, warum eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung für den Cashflow Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, welche Elemente eine Rechnung enthalten muss und welche verschiedenen Arten Sie verwenden können.

Die Bedeutung der Rechnungsstellung für den Cashflow

Im Geschäftsleben gibt es mehr als nur eine Rechnungsart. Um pünktlich bezahlt zu werden und einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten, ist es wichtig zu wissen, welche Rechnungen wann verwendet werden sollen. 

Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung hat ebenso direkten Einfluss auf einen gesunden Cashflow wie falsche Angaben. Wählen Sie daher die richtige Rechnungsart, um Rechnungsfehler und verspätete Zahlungen zu vermeiden. 

5 gängige Rechnungsarten

Da die Anforderungen an Unternehmen in bestimmten Branchen – und auch an die verschiedenen Dienstleistungen und Produkte, die sie anbieten – unterschiedlich sind, werden entsprechend unterschiedliche Rechnungstypen verwendet. 

Standardrechnung

Eine Standardrechnung ist der häufigste Rechnungstyp und wird von einem Unternehmen an einen Kunden ausgestellt. Es verwendet ein flexibles Format, das für die meisten Branchen und Abrechnungszyklen geeignet ist. Standardrechnungen enthalten in der Regel grundlegende Informationen, wie zum Beispiel:

• Der Name und die Kontaktdaten des Unternehmens
• Name und Kontaktdaten des Kunden
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Die gekauften Artikel
• Der vom Kunden geschuldete Gesamtbetrag

Handelsrechnung

Handelsrechnungen, auch Geschäftsrechnungen genannt, werden von Unternehmen für international bereitgestellte Waren ausgestellt. Diese Rechnungen gehören zu den erforderlichen Unterlagen für den Außenhandel und enthalten Angaben zu den Produkten und zum Verkauf, damit die Zölle bei grenzüberschreitenden Verkäufen ermittelt werden können.

Zu den auf Handelsrechnungen enthaltenen Informationen gehören:

• Versandmenge
• Beschreibung der Ware
• Volumen oder Gewicht
• Verpackungsformat
• Ursprungsland
• Identifikationsnummer des Transportunternehmens (manchmal auch Luftfrachtbriefnummer genannt)
• Gesamtwert 

Die Handelsrechnung kann außerdem eine Erklärung über die Originalität der Rechnung, Angaben zur Person, die für die Transaktion verantwortlich ist, sowie besondere Bemerkungen oder Anmerkungen enthalten.

Stundenzettel-Rechnung

Stundenzettelrechnungen werden häufig von Fachleuten verwendet, die Dienstleistungen auf Zeitbasis erbringen. Diese Rechnungen sind ideal für Unternehmen, die ihren Kunden eine Rechnung auf der Grundlage der Anzahl der an einem Projekt geleisteten Stunden ausstellen. Sie eignen sich auch gut für Vertragsangestellte, die vom Arbeitgeber stundenweise bezahlt werden. Technische Redakteure, Psychologen, freiberufliche Journalisten und Therapeuten sind Fachleute, die möglicherweise eine Stundenzettelrechnung verwenden.

Gutschriftsrechnung

Eine Gutschriftsrechnung, auch Gutschrift genannt, ist eine Aufzeichnung einer Änderung einer Originalrechnung. Es wird verwendet, um zu bestätigen, dass ein Unternehmen dem Kunden (oder Käufer) Geld schuldet. Dies wird verwendet, wenn:

• Ein Unternehmen liefert nicht die auf einer Rechnung angegebenen Waren und Dienstleistungen.
• Der Kunde erhält beschädigte Ware.
• Es liegt ein Fehler in der Preisangabe vor.
• Der Kunde gibt Produkte zurück.

Eine Gutschriftsrechnung weist immer einen negativen Gesamtbetrag auf, sodass die fehlerhafte Rechnung storniert oder rückgängig gemacht werden kann. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einem Kunden eine Rückerstattung in Höhe von 200 US-Dollar schuldet, beträgt die Gutschriftsrechnung insgesamt -200 US-Dollar.

Sollrechnung

Eine Lastschriftrechnung (oder Lastschrift) wird verwendet, wenn Sie die Gesamtbelastung für den Kunden erhöhen möchten. Unternehmen können diese Rechnungen ausstellen, wenn sie einem Kunden zu wenig berechnet haben und den Gesamtbetrag korrigieren müssen. 

Angenommen, ein Berater verbringt am Ende mehr Zeit mit einem Projekt, als zuvor in der Originalrechnung vermerkt war. Sie kann dem Unternehmen, das sie eingestellt hat, eine Lastschriftrechnung für die zusätzlichen Stunden senden.

Verschiedene Phasen der Rechnungsstellung

Es gibt verschiedene Phasen im Rechnungsprozess, und obwohl jede Rechnungsart ihren eigenen Prozess hat, enthalten alle die gleichen Informationen. Um den Cashflow Ihres Unternehmens besser zu verwalten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Rechnungsprozess reibungslos verläuft und den Kunden pünktlich Rechnungen ausgestellt werden. 

Proforma-Rechnung

Pro-forma-Rechnungen werden in der Regel bei der Lieferung von Dienstleistungen oder Produkten ausgestellt. In manchen Situationen möchte ein Kunde jedoch wissen, was er von einem Kauf erwarten kann, bevor er eine Kaufentscheidung trifft. Hier kommt auch eine Pro-forma-Rechnung ins Spiel. Sie ist oft der erste Schritt im Rechnungsprozess.

Unternehmen stellen ihren Kunden Pro-forma-Rechnungen aus, bevor die Arbeiten abgeschlossen sind. Darin wird die Zahlung wie auf einer Standardrechnung beschrieben, sie wird jedoch nicht als offizielle Zahlungsaufforderung angesehen. Vielmehr dient es als Schätzung des Verkaufs, sodass der Kunde eine Vorstellung davon bekommen kann, wie viel die Dienstleistungen oder Produkte insgesamt kosten werden.

Da eine Pro-forma-Rechnung als Kostenvoranschlag gilt und Änderungen unterliegen kann, wird sie nicht in der Debitorenbuchhaltung erfasst.

Zwischenrechnung

Eine Zwischenrechnung schlüsselt die Gesamtkosten eines größeren Projekts in kleinere Zahlungen auf. Unternehmen versenden in der Regel im Verlauf des Projekts mehrere kleine Zwischenrechnungen (häufig zu vereinbarten Meilensteinen), anstatt nur eine Rechnung nach Abschluss des Projekts zu versenden. 

Zwischenrechnungen tragen dazu bei, den Cashflow eines Unternehmens während langer Projekte aufrechtzuerhalten, und können auch Kunden zugute kommen, indem sie ihnen ermöglichen, kleinere, überschaubare Zahlungen zu leisten. 

Schlussrechnung

Abschlussrechnungen werden als offizielle Zahlungsaufforderung nach Abschluss eines Projekts, Produkts oder einer Dienstleistung versandt. Wenn keine langfristigen Projekte oder Zwischenrechnungen erforderlich sind, ist dieser Rechnungstyp zu verwenden. Für die meisten Unternehmen gilt dies als Standardrechnung. 

Überfällige Rechnung

Wenn ein Kunde die Schlussrechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt, kann ein Unternehmen eine überfällige Rechnung senden. Dadurch wird ein Kunde daran erinnert, dass das Fälligkeitsdatum seiner Zahlung abgelaufen ist. Auf der überfälligen Rechnung sollten alle Informationen der Schlussrechnung sowie eventuelle Verzugszinsen oder Verzugszinsen enthalten sein. 

Wiederkehrende Rechnung

Wiederkehrende Rechnungen werden verwendet, um Kunden ein laufendes Projekt oder eine laufende Dienstleistung in Rechnung zu stellen. Normalerweise berechnen Sie in bestimmten Zeitabständen den gleichen Betrag, ähnlich wie bei einer Stromrechnung. Wiederkehrende Rechnungen funktionieren sehr gut für abonnementbasierte Dienste oder wenn Ihre Kunden Mitgliedschaften bei Ihrem Unternehmen haben. Wenn Sie beispielsweise ein Fitnessstudio besitzen, könnten Sie wiederkehrende Rechnungen verwenden, um Ihren Mitgliedern jeden Monat eine Rechnung zu stellen. 

Im Gegensatz zu Zwischenrechnungen, die nach Abschluss eines Langzeitprojekts enden, gibt es bei einer wiederkehrenden Rechnung kein festgelegtes Enddatum. Sie stellen wiederkehrende Rechnungen so lange in Rechnung, bis Ihr Kunde beschließt, das entsprechende Abonnement oder die entsprechende Dienstleistung zu kündigen.

Kontoauszug

Obwohl ein Kontoauszug technisch gesehen nicht mit einer Rechnung identisch ist, ist er doch sehr ähnlich. Kontoauszüge werden den Kunden ausgestellt und bieten eine detaillierte Zusammenfassung der gekauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Hierzu zählen auch geleistete Zahlungen und noch ausstehende Beträge.

Kontoauszüge enthalten ähnlich wie Kontoauszüge eine Zusammenfassung aller Transaktionen zwischen einem Kunden und einem Unternehmen. 

Wesentliche Bestandteile einer Rechnung

Diese wesentlichen Teile einer Rechnung sollten immer enthalten sein, unabhängig von der verwendeten Rechnungsart:

• Name und Kontaktinformationen des Kunden
• Name und Kontaktinformationen des Unternehmens
• Das Wort „Rechnung“
• Rechnungs- und Fälligkeitstermine
• Zur Verfügung gestellte Produkte oder Dienstleistungen
• Rechnungsnummer
• Zusätzliche Steuern und Gebühren
• Kosten pro Einheit
• Zahlungsbedingungen
• Geschuldeter Gesamtbetrag

Die Rechnungsstellung ist eine wichtige Aufgabe

Für die korrekte Rechnungsstellung an Ihre Kunden ist es wichtig, die Unterschiede zwischen den verschiedenen Rechnungsarten zu kennen. Priorisieren Sie daher diesen Teil Ihrer Arbeit. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen betreiben oder als unabhängiger Auftragnehmer arbeiten: Besorgen Sie sich die notwendigen Tools für die Abwicklung Ihrer Rechnungen oder beauftragen Sie jemanden, die Rechnungen in Ihrem Namen zu erledigen. 

Der Rechnungsstellungsprozess ist besonders für Einzelunternehmer und Kleinunternehmer von entscheidender Bedeutung. Das rechtzeitige Erstellen und Versenden von Rechnungen sorgt für einen ausreichenden Cashflow Ihres Unternehmens und stellt sicher, dass Sie pünktlich bezahlt werden.