Arbeitsunterlagen, die Sie für den Beginn einer neuen Stelle benötigen

ByDr. J. K. Hartmann

Bevor Sie eine neue Stelle antreten, müssen Sie eine Menge Papierkram ausfüllen, darunter Bewerbungsformulare, Steuerunterlagen und Beschäftigungsnachweise. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es hilfreich, diese Beschäftigungsformulare vor Erhalt eines Angebots auszufüllen. Wenn Sie wissen, welche Formulare Sie ausfüllen müssen, wird Ihnen zumindest der Übergang ins Berufsleben erleichtert.

Ein Fehler wie fehlende Unterlagen könnte den Einstellungsprozess ins Stocken bringen. Möglicherweise müssen Sie einige Formulare bestellen, Informationen wie Daten früherer Beschäftigungen nachschlagen oder Dokumente von der IRS-Website herunterladen.

Wenn Sie nicht über die Originalunterlagen verfügen, die Sie benötigen, bevor ein Arbeitgeber Sie auf die Gehaltsliste setzen kann, besorgen Sie sich jetzt Ihre Kopien, damit Sie sofort mit der Arbeit beginnen können, sobald Sie ein Stellenangebot erhalten.

Beschäftigungsformulare, die Sie möglicherweise benötigen, um eingestellt zu werden

Die folgenden Dokumente können für Ihre zukünftige Anstellung erforderlich sein. Erfahren Sie mehr über jeden einzelnen und wie Sie Ihre Formulare sofort erhalten können. Machen Sie Kopien und halten Sie sie für jede Stellenausschreibung bereit, die Sie verfolgen möchten.

Bewerbungsformulare

Viele Arbeitgeber verlangen von potenziellen Kandidaten, dass sie Bewerbungen ausfüllen, damit sie über eine Dokumentation relevanter Erfahrung und Ausbildung verfügen. Dies gilt für alle Beschäftigungsstufen, vom Einstiegsjob bis hin zu hochqualifizierten Positionen.

Notiz

Bewerber müssen Einzelheiten und Daten ihrer früheren Beschäftigung und Ausbildung sowie Zeugnisse und Zertifizierungen angeben.

Bewerbungsformulare kommen von den Unternehmen selbst. In einigen Fällen müssen Sie sich direkt an das Unternehmen wenden, aber viele Unternehmen bieten ihre Bewerbungsformulare online an oder ermöglichen Ihnen, die Bewerbung online auszufüllen.

Das Bewerbungsformular ist möglicherweise alles, was Sie für die Bewerbung benötigen. Möglicherweise müssen Sie jedoch auch Hochschulzeugnisse oder andere Nachweise Ihres Abschlusses vorlegen. Daher ist es eine gute Idee, auch Kopien dieser Dokumente zur Hand zu haben.

W-2-Formulare von früheren Arbeitgebern

Potenzielle Arbeitgeber können Kopien Ihrer W-2-Formulare anfordern, um Ihre bisherige Vergütung zu überprüfen, bevor sie ein Stellenangebot unterbreiten. Dies kann für Sie eine unangenehme Situation darstellen und es ist möglicherweise nicht immer in Ihrem besten Interesse, sich daran zu halten, oder es ist möglicherweise gesetzlich nicht zulässig.

Notiz

Finden Sie heraus, ob ein Arbeitgeber Sie nach Ihrem W-2-Formular fragen kann, ob es sinnvoll ist, dem nachzukommen, und wie Sie Kopien Ihrer W-2-Formulare erhalten, wenn Sie diese nicht haben.

W-4-Formulare

Das W-4-Formular wird von einem Arbeitnehmer ausgefüllt, damit der Arbeitgeber den korrekten Betrag der Bundeseinkommensteuer von Ihrem Gehalt einbehalten kann. Wenn Sie für eine neue Stelle eingestellt werden, müssen Sie ein W-4-Formular ausfüllen, um Ihrem Arbeitgeber mitzuteilen, wie viel Steuern er einbehalten muss.

Notiz

Der Arbeitgeber stellt Ihnen möglicherweise ein W-4 aus, oder Sie können eines online auf der IRS-Website erhalten und es einsatzbereit haben.

I-9-Formulare

Wenn Sie für eine neue Stelle eingestellt werden, müssen Sie nachweisen, dass Sie gesetzlich berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Sie müssen ein Formular zur Bestätigung der Beschäftigungsberechtigung (I-9-Formular) ausfüllen und der Arbeitgeber wird das Formular aufbewahren.

Bitte beachten Sie, dass Sie auch Originaldokumente vorlegen müssen, die Ihre Arbeitsberechtigung belegen. Sie benötigen einen Lichtbildausweis, beispielsweise einen Reisepass, einen Führerschein oder einen Staatsausweis, sowie ein Dokument, das Ihren rechtmäßigen Aufenthalt in den USA belegt, beispielsweise eine originale oder notariell beglaubigte Geburtsurkunde und/oder eine Sozialversicherungskarte.

Was ist E-Verify?

Mit dem E-Verify-System können Arbeitgeber die Eignung von Arbeitnehmern für eine Arbeit in den Vereinigten Staaten dokumentieren und bestätigen, indem sie die von allen Arbeitnehmern an die Sozialversicherungsbehörde, die Heimatschutzbehörde und die Aufzeichnungen des Außenministeriums übermittelten I-9-Informationen (Employment Eligibility Form) vergleichen. Der Arbeitgeber wird sich darum kümmern, sobald Sie die entsprechenden Unterlagen vorgelegt haben.

So ersetzen Sie verlorene Dokumente

Nachdem Sie nun wissen, welche Dokumente Sie benötigen, stellen Sie möglicherweise fest, dass eines oder mehrere fehlen. Hier sind die Informationen, die Sie benötigen, um fehlende Dokumente zu ersetzen:

  • Ersetzen Sie einen verlorenen Reisepass, indem Sie sich an das US-Außenministerium wenden.
  • Um eine Sozialversicherungskarte zu ersetzen, müssen Sie online einen Antrag ausfüllen oder bestimmte Unterlagen bei Ihrem örtlichen Sozialversicherungsamt vorlegen.
  • Sie können Kopien früherer W-2-Formulare beim IRS oder bei früheren Arbeitgebern bestellen.
  • Wenn Sie Ihren Führerschein nicht finden können, müssen Sie sich beim Ministerium für Kraftfahrzeuge Ihres Bundesstaates nach Anweisungen zur Beantragung eines Ersatzführerscheins erkundigen.
  • Wenn Sie keine Hochschulzeugnisse haben, können Sie beim Studierendensekretariat Ihrer Hochschule oder Universität Kopien Ihres Zeugnisses anfordern. Sie können dies persönlich, telefonisch oder online tun.