Abzug von Leistungen an Arbeitnehmer in Ihrer Gewerbesteuererklärung

Die Kosten für Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren – etwa Geschenke und Krankenversicherungen – können Sie in Ihrer Gewerbesteuererklärung als Aufwand absetzen. Das hört sich einfach an, liegt aber nicht daran, dass bei diesen Abzügen viele Details eine Rolle spielen. Hier erfahren Sie, was Sie über den Abzug von Leistungen an Arbeitnehmer in Ihrer Gewerbesteuererklärung wissen müssen.

Voraussetzungen für den Abzug von Leistungen an Arbeitnehmer

Hier sind einige allgemeine Grundsätze für den Abzug von Arbeitnehmerzahlungen oder -leistungen:

• Bei den Zahlungen muss es sich um gewöhnliche und notwendige Betriebsausgaben handeln.
• Ihr Unternehmen muss diese Kosten tragen oder haften. 

Darüber hinaus muss der Zahlungsbetrag angemessen sein und sich an den Umständen und dem Betrag orientieren, den ein vergleichbares Unternehmen für die Dienstleistungen zahlen würde. Sie müssen auch mit Leistungen (Arbeit) in Zusammenhang stehen, für die der Arbeitnehmer für diese Zahlungen tatsächlich Leistungen erbracht hat. 

Bei den Einschränkungen vieler Leistungen können Sie feststellen, dass bestimmte Mitarbeiter oder Eigentümer nicht teilnehmen können oder dass Ihr Abzug für diese Personen begrenzt sein kann. Beispielsweise können Sie hochverdienende Mitarbeiter nicht dadurch begünstigen, dass Sie ihnen einige Zusatzleistungen gewähren, während es bei anderen Zusatzleistungen Ausnahmen für andere Mitarbeiterkategorien gibt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn für S-Corporation-Aktionäre oder Mitarbeiter, die 2 % oder mehr der Aktien des Unternehmens besitzen, Beschränkungen bei Unfall- und Krankenversicherungsleistungen bestehen.  

So bewerten Sie die Leistungen an Arbeitnehmer

Für die meisten Leistungen müssen Sie eine Fair-Market-Value-Regel (FMV) verwenden, um die Kosten zu bestimmen, die Sie abziehen können. FMV ist der Betrag, den ein Mitarbeiter bei einer Transaktion zwischen zwei unabhängigen (nicht verbundenen) Parteien an eine andere Person zahlen müsste, um die Leistung zu kaufen oder zu leasen.

Wenn es beispielsweise um die Erstattung von Dienstfahrten an Mitarbeiter geht, müssen Sie den Standard-Kilometertarif verwenden, der sich jedes Jahr ändert, und eine Pendlerregelung für alle Fahrzeuge haben, die Sie Ihren Mitarbeitern für den Pendelverkehr zur Verfügung stellen. 

Abzug des Mitarbeitergehalts 

Sie können Zahlungen an Mitarbeiter, einschließlich Gehälter, Löhne, Prämien, Trinkgelder und Provisionen, sowie Urlaubsgeld, Urlaub, Krankheitsurlaub und andere ähnliche bezahlte Freistellungen abziehen. So würden Sie einige dieser Zahlungen abziehen:

• Prämien: Sie können die Kosten für die Zahlung von Prämien an Mitarbeiter abziehen, wenn es sich bei der Prämie um erbrachte Dienstleistungen und nicht um ein Geschenk handelt. 
• Krankengeld: Sie können Beträge, die Mitarbeitern für Krankheit und Verletzung gezahlt werden, abziehen, jedoch nur Beträge, die nicht durch Versicherungen oder andere Mittel gedeckt sind. 
• Urlaubsgeld: Sie können Urlaubsgeld nur für das Steuerjahr abziehen, in dem der Arbeitnehmer es erhält.
• Vorschüsse und Darlehen: Sie können Vorschüsse auf den Lohn eines Arbeitnehmers abziehen, auch wenn Sie nicht mit einer Rückzahlung des Vorschusses rechnen. Wenn der Arbeitnehmer keine Leistungen erbringt oder Ihnen nichts zurückzahlt, betrachten Sie den Betrag als Darlehen und beziehen Sie ihn auf das steuerpflichtige Gehalt des Arbeitnehmers ein. 

Nebenleistungen abziehen

Sie können die Kosten für Mitarbeitervorsorgeprogramme abziehen, darunter: 

• Unfall- und Krankenversicherung
• Adoptionshilfe
• Cafeteria-Pläne
• Pflegebedürftige Hilfe
• Lebensversicherungsschutz 
• Sozialhilfefonds 

Die Prämien, die Ihr Unternehmen für Gruppenkrankenhausaufenthalte und Krankenversicherungen für Mitarbeiter zahlt, sind abzugsfähig. Sie können auch Ihre Kosten für Arbeitsunfallversicherungsprämien und die staatliche Arbeitslosenversicherungsfondssteuer abziehen (sofern die Arbeitslosenversicherung in Ihrem Staat als Steuer gilt).  

Andere Mitarbeiterzahlungen, die Sie abziehen können

Fachpublikationen

Unternehmen benötigen gut informierte Mitarbeiter, die über die neuesten Trends und Technologien in ihrem Bereich auf dem Laufenden sind. Die Kosten für Fachzeitschriften, Fachpublikationen sowie Wirtschaftszeitschriften und -bücher liegen durchaus im Rahmen der „angemessenen und notwendigen“ Geschäftsausgaben, Sie sollten jedoch darauf achten, nur Geschäfts- oder Fachpublikationen einzubeziehen. 

Werkzeuge und Uniformen

Sie können Werkzeuge und Uniformen, die Sie für die Arbeit Ihrer Mitarbeiter kaufen, von der Gewerbesteuer absetzen. Einige Arbeitgeber ziehen die Kosten für diese Posten vom Gehalt ihrer Mitarbeiter ab. Das Bundesgesetz erlaubt diesen Abzug, solange dadurch der Lohn des Arbeitnehmers nicht unter den bundesstaatlichen Mindestlohn sinkt.Auch die Kosten für die Reinigung der Uniformen Ihrer Mitarbeiter zählen zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben.

In einigen Bundesstaaten gelten strengere Anforderungen für den Abzug dieser Kosten vom Gehalt der Mitarbeiter. Erkundigen Sie sich bei der Arbeitsverwaltung Ihres Bundesstaates, um sicherzustellen, dass Sie die aktuelle Gesetzgebung kennen.

Geschäftsessen

Aufgrund des Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetzes von 2017 können Unternehmen ab 2018 die Bewirtungskosten nicht mehr von der Gewerbesteuererklärung abziehen. In bestimmten Situationen können Sie die Verpflegungskosten Ihrer Mitarbeiter jedoch trotzdem absetzen, meist zu 50 %.

• Mahlzeiten für Mitarbeiter auf Reisen oder beim Abendessen mit Kunden aus geschäftlichen Gründen sind weiterhin von Ihrem Unternehmen abzugsfähig.
• Mahlzeiten für Mitarbeiter, die Sie an Ihrem Standort bereitstellen, z. B. in Ihrer Cafeteria oder Ihrem Pausenraum, sind zu 50 % (nicht zu 100 %) abzugsfähig.
• Mahlzeiten für Mitarbeiter im Rahmen von Freizeit- oder gesellschaftlichen Aktivitäten (z. B. einer Weihnachtsfeier) sind zu 100 % abzugsfähig.

Mitarbeiterrabatte

Ihr Unternehmen kann seinen Mitarbeitern Rabatte auf Produkte oder Dienstleistungen gewähren, die Sie Ihren Kunden anbieten, ohne dass diese Rabatte auf das steuerpflichtige Gehalt der Mitarbeiter angerechnet werden. Die wichtigste Voraussetzung besteht darin, dass der Rabatt in dem Bereich erfolgen muss, in dem der Mitarbeiter eine „wesentliche Dienstleistung“ erbringt, und dass es sich um Artikel handeln muss, die der Kunde kaufen könnte. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in Ihrem Schilderunternehmen arbeitet, können Sie ihm einen Rabatt auf Schilder gewähren, nicht jedoch auf die für Schilder verwendete Farbe.

Es gibt Beschränkungen hinsichtlich der Höhe der Rabatte und Beschränkungen hinsichtlich der Art der Dienstleistungen. Wenn ein Einzelhändler beispielsweise ein Nebenleistungsprogramm einführt, das allen Mitarbeitern Rabatte auf Waren gewährt, und ein zweites Programm, das zusätzliche Rabatte zugunsten hochvergüteter Mitarbeiter bietet, gilt der zusätzliche Rabatt nicht als Rabatt für qualifizierte Mitarbeiter.

Fahrtkostenerstattung

Ihr Unternehmen kann Erstattungen für bestimmte Fahrtkosten, einschließlich Transporter-Pools, Nahverkehrsfahrzeuge, Fahrkarten oder Parkgebühren, nicht mehr abziehen, es sei denn, es handelt sich um Transportkosten, die „zur Gewährleistung der Sicherheit Ihres Mitarbeiters erforderlich“ sind. 

Sie können die Erstattung des Fahrradwegs jedoch weiterhin absetzen, müssen die Beträge jedoch in das Arbeitnehmerentgelt einbeziehen.

Leistungsauszeichnungen für Mitarbeiter

Sie können die Kosten für Dienstalters- oder Sicherheitsleistungsprämien, die Sie Ihren Mitarbeitern verleihen, abziehen, wenn es sich dabei um materielles persönliches Eigentum handelt (z. B. eine Trophäe oder ein Zertifikat). Für jede Art von Auszeichnung gelten Einschränkungen hinsichtlich der Personen, die sie erhalten können, und hinsichtlich der Höhe der Auszeichnung.

Ausgaben für Bildungsunterstützung

Wenn Sie für die Schulungskosten Ihrer Mitarbeiter aufkommen, können Sie einen Teil dieser Kosten abziehen, wenn Sie über ein IRS-qualifiziertes Bildungsunterstützungsprogramm verfügen. Hochvergütete Mitarbeiter, Eigentümer oder deren Ehepartner oder Angehörige haben keinen Anspruch auf dieses Programm, aber Sie können sich selbst einbeziehen, wenn Sie Einzelunternehmer oder Partner einer Personengesellschaft sind. 

Zusätzliche Ressourcen

• Die IRS-Publikation 535 „Business Expenses“ enthält Einzelheiten zum Abzug von Aufwendungen für Leistungen an Arbeitnehmer.
• In der IRS-Publikation 15-B „Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits“ finden Sie Einzelheiten darüber, welche Leistungen für Arbeitnehmer steuerpflichtig sind und welche Voraussetzungen für IRS-qualifizierte Pläne gelten.

Holen Sie sich Hilfe von einem Steuerexperten

Die IRS-Vorschriften zum Abzug von Arbeitnehmergehältern und -leistungen sind kompliziert. Für jede Leistungsart gelten Einschränkungen und Voraussetzungen, und jede Geschäftssituation ist einzigartig. Um bei der Abgabe Ihrer Gewerbesteuererklärung auf Nummer sicher zu gehen und Genauigkeit zu gewährleisten und kostspielige Fehler zu vermeiden, sollten Sie in Betracht ziehen, die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen, bevor Sie versuchen, Abzüge vorzunehmen.