Abzug der Bildungskosten für Mitarbeiter und Eigentümer

Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern Bildungsleistungen an. Einige dieser Leistungen dienen der Weiterbildung, dem Erhalt von Berufslizenzen oder dem Erwerb neuer Fähigkeiten, Qualifikationen oder Abschlüsse, von denen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber profitieren. Selbstständige Unternehmer können möglicherweise auch Bildungsausgaben absetzen.

Bildungsausgaben sind legitime Geschäftsausgaben. Es müssen jedoch noch einige Voraussetzungen erfüllt sein, bevor diese Ausgaben für Ihr Unternehmen vollständig abzugsfähig sind. 

Dieser Artikel befasst sich mit vier Fragen: 

• Welche dieser Leistungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig? 
• Welche dieser Leistungen sind für Arbeitnehmer steuerpflichtig? 
• Wie melde ich steuerpflichtige Leistungen auf dem W-2-Formular eines Mitarbeiters? 
• Wie beziehe ich abzugsfähige Leistungen in meine Gewerbesteuererklärung ein? 

Steuern für Arbeitnehmer und Leistungen der Bildungsunterstützung

Das IRS erlaubt den Ausschluss einiger Nebenleistungen von der Vergütung und den Steuern der Arbeitnehmer. Für alle diese ausgeschlossenen Leistungen, einschließlich Bildungsunterstützung, müssen Sie keine Bundeseinkommenssteuer und FICA-Steuer für Sozialversicherung und Medicare (sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil) einbehalten. Diese ausgeschlossenen Bildungsleistungen unterliegen nicht der Bundesarbeitslosensteuer (FUTA).

Um von der Vergütung des Arbeitnehmers ausgeschlossen zu werden, müssen diese Leistungen außerdem bestimmte Bedingungen erfüllen.

Der Ausschluss gilt für Bildungsleistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern bis zu 5.250 US-Dollar pro Jahr gewähren; Alles, was diesen Betrag übersteigt, ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Zu den Bildungsausgaben gehören Bücher, Unterricht und Fahrtkosten zur und von der Schule.

Sie müssen über ein schriftliches Bildungshilfeprogramm verfügen. Die Plananforderungen umfassen folgende Einschränkungen:

• Der Plan kann keine hochbezahlten Arbeitnehmer begünstigen
• Es kann den Anteilseignern oder Eigentümern (oder deren Ehegatten oder Angehörigen) nicht mehr als 5 % der Leistungen gewähren.
• Mitarbeiter können anstelle der Bildungsunterstützung kein Bargeld oder andere Leistungen erhalten
• Sie müssen berechtigte Mitarbeiter rechtzeitig über das Programm informieren

Zusätzlich,

• Der Bildungsnutzen muss sich auf Ihr Unternehmen beziehen
• Die geschäftliche Nutzung muss durch Aufzeichnungen belegt werden, auch wenn Sie die Rückerstattung in bar leisten

Sie können sich selbst (als Einzelunternehmer) oder sich selbst und Ihre Partner, die Leistungen für eine Partnerschaft erbringen, in Ihr Bildungsförderungsprogramm einbeziehen. Sie können diese Personen auch in Ihr Bildungshilfeprogramm einbeziehen:

• Aktuelle Mitarbeiter
• Ehemalige Mitarbeiter, die in den Ruhestand gingen, aufgrund einer Erwerbsunfähigkeit ausschieden oder entlassen wurden
• Ein geleaster Mitarbeiter, der mindestens ein Jahr lang im Wesentlichen auf Vollzeitbasis Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erbracht hat, sofern die Dienstleistungen unter Ihrer primären Weisung oder Kontrolle erbracht wurden

Von Ihrem Unternehmen abzugsfähige Bildungsvorteile

Die Kosten für Fortbildungsgutschriften für Mitarbeiter werden als Aufwand Ihres Unternehmens erfasst, wenn es diese Einschränkungen erfüllt:

Der Bildungsgang darf nicht  

• Erforderlich, um die Mindestanforderungen an die Ausbildung des aktuellen Arbeitsplatzes zu erfüllen
• Qualifizieren Sie den Mitarbeiter für einen neuen (anderen) Beruf oder Betrieb

Unabhängige Auftragnehmer, die für Ihr Unternehmen arbeiten, können im Sinne dieser Leistung als Arbeitnehmer behandelt werden. Das bedeutet, dass sie auch anrechenbare Aufwendungen für Bildungsbeihilfen vom Einkommen ausschließen können. Ihr Einkommen würde auf Formular 1099-NEC gemeldet (ab 2019 und in Zukunft).

Bildungsleistungen als Nebenleistungen für Arbeitsbedingungen

Eine andere Möglichkeit, Arbeitnehmern Bildungsleistungen zu gewähren, ohne dass diese für den Arbeitnehmer steuerpflichtig sind, besteht darin, Leistungen für Arbeitsbedingungen bereitzustellen. Diese Richtlinie gilt für Unternehmen, die keinen Bildungsunterstützungsplan haben oder die Bildungsunterstützung im Wert von mehr als 5.250 US-Dollar pro Jahr leisten.

Den Mitarbeitern werden Leistungen zur Arbeitsbedingung gewährt, um sie bei der Ausübung ihrer Arbeit zu unterstützen, einschließlich berufsbezogener Bildungsleistungen. Studiengänge sind in der Regel nicht qualifiziert, da der Arbeitnehmer bereits über den für die Tätigkeit erforderlichen Abschluss verfügen sollte. Um sich als Nebenleistung für Arbeitsbedingungen zu qualifizieren:

• Die Ausbildung muss vom Arbeitgeber oder gesetzlich vorgeschrieben sein, damit der Arbeitnehmer sein derzeitiges Gehalt, seinen Status oder seinen derzeitigen Arbeitsplatz behalten kann. Die erforderliche Ausbildung muss einem seriösen Geschäftszweck des Arbeitgebers dienen.
• Die Ausbildung erhält oder verbessert die im Beruf erforderlichen Fähigkeiten.

Bildungsausgaben für selbstständige Unternehmer

Wie oben erwähnt, können selbständige Unternehmer die Kosten für ihre Ausbildung vorbehaltlich bestimmter Einschränkungen auf die gleiche Weise wie einzelne Steuerzahler absetzen. Sie sind selbstständig, wenn Sie ein Unternehmen besitzen, bei dem es sich nicht um eine Kapitalgesellschaft handelt (dazu zählt auch der Besitz einer LLC oder Personengesellschaft sowie eines Einzelunternehmens).

Um abzugsfähig zu sein, müssen Sie nachweisen können, dass Sie über eine entsprechende Ausbildung verfügen

• „Erhält oder verbessert die für Ihre aktuelle Arbeit erforderlichen Fähigkeiten.“
• Dies ist gesetzlich oder durch Vorschriften für die Aufrechterhaltung einer Zulassung, eines Status oder einer Tätigkeit erforderlich. Berufstätige können beispielsweise Kosten für die Weiterbildung absetzen

Bildungsausgaben sind nicht abzugsfähig, wenn

• Diese Ausbildung ist erforderlich, um die Mindestanforderungen an die Ausbildung Ihres derzeitigen Gewerbes oder Unternehmens zu erfüllen. Beispielsweise können Sie die Kosten für den Erwerb einer Berufserlaubnis nicht abziehen, wenn Sie nicht bereits im Besitz einer solchen Berufserlaubnis sind.
• Die Ausbildung ist Teil eines Studienprogramms, das Sie für einen neuen Beruf oder ein neues Unternehmen qualifiziert.

Wo Sie Bildungsausgaben in Ihrer Gewerbesteuererklärung absetzen können

Um die Schulungskosten für Mitarbeiter abzuziehen, verwenden Sie „Employee Benefit Programs“ oder eine ähnliche Zeile in Ihrer Gewerbesteuererklärung.

• Für Einzelunternehmer und Einpersonen-GmbHs zeigen Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Ausgaben“ von Anhang C an.
• Bei Personengesellschaften und LLCs mit mehreren Mitgliedern zeigen Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1065 an.
• Für Unternehmen geben Sie diese Ausgaben im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1120 an.

Weitere Informationen zum Abzug von Ausbildungskosten

Weitere Informationen finden Sie in der IRS-Publikation 970: Steuervorteile für Bildung, Kapitel 12, Business Deduction for Work-Related Education. 

Dieser Artikel darüber, welche Leistungen an Arbeitnehmer steuerpflichtig sind, könnte ebenfalls hilfreich sein. 

Haftungsausschluss: Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen, aber die Steuervorschriften ändern sich und jede Geschäftssituation ist einzigartig. Besprechen Sie Ihre Situation mit Ihrem Steuerberater oder Berater für betriebliche Sozialleistungen.