Wie das UB-04-Formular zur Abrechnung von Versicherungsunternehmen verwendet wird

Das UB-04 ist das Standard-Antragsformular, das institutionelle Anbieter wie Krankenhäuser verwenden, um Medicare, Medicaid und anderen Krankenversicherungsunternehmen Leistungen in Rechnung zu stellen.Zu wissen, wie jedes Feld des UB-04-Formulars verwendet wird, kann dazu beitragen, den Prozess zu optimieren, Fehler und Verzögerungen zu minimieren und eine schnelle und genaue Zahlung sicherzustellen.

Wer kann Ansprüche mit dem UB-04 abrechnen?

Jeder institutionelle Anbieter kann das UB-04 für die Abrechnung medizinischer Ansprüche nutzen. Nicht-institutionelle Anbieter oder Lieferanten, wie etwa Ärzte oder Anbieter langlebiger medizinischer Geräte, nutzen das CMS-1500-Formular.

Zu den institutionellen Anbietern, die das Formular UB-04 verwenden können, gehören:

• Gemeindezentren für psychische Gesundheit, die Therapie und psychologische Dienste anbieten
• Umfangreiche ambulante Rehabilitationseinrichtungen (Physio- und Ergotherapie)
• Krankenhäuser mit kritischem Zugang, typischerweise kleine Einrichtungen mit eingeschränkten Dienstleistungen
• Einrichtungen für Patienten mit Nierenerkrankungen im Endstadium, die Dialyseversorgung anbieten
• Staatlich anerkannte Gesundheitszentren, die gemeinnützige Dienste anbieten, unabhängig von der Zahlungsfähigkeit des Patienten
• Histokompatibilitätslabore (auf Organtransplantationstests spezialisierte Labore)
• Heimgesundheitsagenturen
• Hospizeinrichtungen für die Sterbebegleitung
• Krankenhäuser, die umfassende medizinische Dienstleistungen anbieten
• Indische Gesundheitseinrichtungen (für die indianische Bevölkerung)
• Organbeschaffungsorganisationen, die Organspenden und -transplantationen verwalten
• Ambulante physiotherapeutische Leistungen
• Ergotherapeutische Dienstleistungen
• Sprachpathologische Dienstleistungen
• Religiöse nichtmedizinische Gesundheitseinrichtungen
• Ländliche Gesundheitskliniken bieten Grundversorgung in ländlichen Gebieten
• Qualifizierte Pflegeeinrichtungen für umfassende Rehabilitation und andere Dienstleistungen

Wie unterscheidet sich das UB-04-Formular von einer Einzelrechnung?
Das Formular UB-O4 wird von Institutionen zur Abrechnung mit Versicherungen verwendet. In einer detaillierten Arztrechnung sind alle Leistungen detailliert aufgeführt, die während eines Besuchs oder Aufenthalts erbracht wurden – etwa eine Blutuntersuchung oder Physiotherapie – und können direkt an den Patienten gesendet werden.

Tipps zur genauen Vorbereitung des UB-04

Um das Formular genau und vollständig auszufüllen:

• Überprüfen Sie die erforderlichen Daten, indem Sie sich bei jedem Versicherungszahler erkundigen.
• Stellen Sie die Richtigkeit sicher, indem Sie alle Daten korrekt in die angegebenen Felder eingeben.
• Geben Sie den Namen des Patienten genau so an, wie er auf der Versicherungskarte steht.
• Wählen Sie die richtigen Diagnosecodes (ICD-10 oder ICD-11) und Verfahrenscodes (CPT/HCPCS) aus und verwenden Sie bei Bedarf Modifikatoren.
• Verwenden Sie für das Feld „Standort der Serviceeinrichtung“ nur die physische Adresse.
• Geben Sie an den angegebenen Stellen Informationen zur National Provider Identifier (NPI) an.

Ausführlichere Anweisungen zum Ausfüllen des UB-04-Formulars finden Sie unter www.cms.gov oder www.nubc.org.

Jedes Feld im UB-04-Formular verstehen

Der UB-04 verfügt über 81 Felder, sogenannte Form Locators (FL), die jeweils einem bestimmten Zweck dienen:

• FL 1: Informationen zum Rechnungsanbieter, einschließlich Name, Adresse und Telefonnummer
• FL 2: Name und Adresse des Zahlungsempfängers, falls abweichend
• FL 3: Patientenkontroll- und Krankenaktennummern
• FL 4: Art der Rechnung (TOB). Dies ist ein vierstelliger Code, der gemäß den Richtlinien des National Uniform Billing Committee mit Null beginnt.
• FL 5: Bundessteuernummer für Ihre Einrichtung
• FL 6: Erklärung von und bis zum Datum der im Anspruch abgedeckten Leistung im Format MMTTJJ (Monat, Datum, Jahr).
• FL 7: Anzahl der administrativ notwendigen Tage
• FL 8: Patientenname im Format Nachname, Vorname, MI
• FL 9: Adresse und Kontaktdaten des Patienten
• FL 10: Geburtsdatum des Patienten im Format MMTTCCJJ (Monat, Tag, Jahrhundert, Jahr).
• FL 11: Geschlecht des Patienten (M, F oder U)
• FL 12: Zulassungsdatum im Format MMTTCCJJ
• FL 13: Einlasszeit mit einem zweistelligen Code von 00 für Mitternacht bis 23 für 23 Uhr.
• FL 14: Art des Besuchs: 1 für Notfall, 2 für dringend, 3 für Wahlbesuch, 4 für Neugeborene, 5 für Trauma, 9 für Informationen nicht verfügbar
• FL 15: Herkunftsort (Eintrittsquelle) 
• FL 16: Entladestunde im gleichen Format wie Zeile 13
• FL 17: Entlassungsstatus anhand der manuellen NUBC-Codes
• FL 18-28: Bedingungscodes unter Verwendung der zweistelligen Codes aus dem NUBC-Handbuch für bis zu 11 Vorkommen
• FL 29: Unfallstatus (falls zutreffend) unter Verwendung eines zweistelligen Statuscodes
• FL 30: Unfalldatum
• FL 31-34: Vorkommenscodes und -daten unter Verwendung des NUBC-Handbuchs für Codes
• FL 35-36: Vorkommensspannencodes und Datumsangaben im MMTTJJ-Format
• FL 37:Nicht in Gebrauch
• FL 38: Name und Anschrift des Verantwortlichen
• FL 39-41: Wertcodes und Beträge für besondere Umstände aus dem NUBC-Handbuch
• FL 42: Einnahmencodes aus dem NUBC-Handbuch
• FL 43: Beschreibung des Einnahmencodes, Nummer der Ausnahmegenehmigung für Prüfgeräte (Investigational Device Exemption, IDE) oder Medicaid-Arzneimittelrabatt NDC (nationaler Arzneimittelcode)
• FL 44: HCPCS Healthcare Common Procedure Coding System), Unterkunftstarife, HIPPS-Tarifcodes (Health Insurance Prospective Payment System).
• FL 45: Servicetermine
• FL 46: Serviceeinheiten
• FL 47: Gesamtgebühren
• FL 48: Nicht gedeckte Kosten
• FL 49: Page_of_ und Erstellungsdatum
• FL 50: Zahleridentifikation (a) primär (b) sekundär und (c) tertiär
• FL 51: ID des Krankenversicherungsplans (a) Primarstufe, (b) Sekundarstufe und (c) Tertiärstufe
• FL 52: Veröffentlichung von Informationen (a) primär (b) sekundär und (c) tertiär
• FL 53: Zuweisung von Leistungen (a) Primarstufe, (b) Sekundarstufe und (c) Tertiärstufe
• FL 54: Vorherige Zahlungen (a) Primarstufe, (b) Sekundarstufe und (c) Tertiärstufe
• FL 55: Geschätzter Betrag, der (a) im Primarbereich, (b) im Sekundarbereich und (c) im Tertiärbereich fällig ist
• FL 56: Nationale Anbieterkennung (NPI) des Abrechnungsanbieters
• FL 57: Andere Anbieter-ID (a) primär (b) sekundär und (c) tertiär
• FL 58: Name des Versicherten (a) primär (b) sekundär und (c) tertiär
• FL 59: Beziehung des Patienten (a) primär (b) sekundär und (c) tertiär
• FL 60: Eindeutige ID des Versicherten (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär
• FL 61: Name der Versicherungsgruppe (a) Primär (b) Sekundär und (c) Tertiär
• FL 62: Nummer der Versicherungsgruppe (a) Primär (b) Sekundär und (c) Tertiär
• FL 63: Behandlungsgenehmigungscode (a) Primär, (b) Sekundär und (c) Tertiär
• FL 64: Dokumentenkontrollnummer, auch als interne Kontrollnummer (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär bezeichnet
• FL 65: Name des Arbeitgebers des Versicherten (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär
• FL 66: Diagnosecodes (ICD)
• FL 67: Hauptdiagnosecode, andere Diagnose und Indikatoren zur Anwesenheit bei Aufnahme (POA).
• FL 68: Nicht in Gebrauch
• FL 69: Diagnosecodes zulassen
• FL 70: Patientengrund für Besuchscodes
• FL 71: Code des künftigen Zahlungssystems (PPS).
• FL 72: Externer Verletzungsursachencode und POA-Indikator
• FL 73:Nicht in Gebrauch
• FL 74: Anderer Verfahrenscode und Datum
• FL 75:Nicht in Gebrauch
• FL 76: NPI des teilnehmenden Anbieters, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• FL 77: NPI des operierenden Arztes, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• FL 78: Andere Anbieter-NPI, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• FL 79: Andere Anbieter-NPI, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• FL 80: Bemerkungen
• FL 81: Taxonomiecode und Qualifikationsmerkmal

Das National Uniform Billing Committee, das Dachgremium für Abrechnungsformulare für medizinische Ansprüche, ist für die Gestaltung und den Druck des UB-04-Formulars verantwortlich.