Ihre Rechte auf Zugriff auf Ihre Krankenakten gemäß HIPAA

Der Zugang zu Ihren Krankenakten ist eines Ihrer Rechte als Patient. Gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) von 1996 haben Sie auch das Recht zu entscheiden, wer wann Ihre medizinischen Daten einsehen darf.

Gemäß HIPAA müssen Ihre Krankenakten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zugestellt werden. Es können auch Anträge auf Änderung falscher Angaben gestellt werden.

Gesundheitsdienstleister wiederum haben das Recht, eine Vergütung für die Anfertigung und Lieferung von Kopien zu verlangen, bestimmte Informationen zurückzuhalten und Ihre Unterlagen in bestimmten Situationen an andere Anbieter weiterzugeben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre Krankenakten anfordern und erhalten. Es beschreibt außerdem Ihr Recht auf Privatsphäre – und Ausnahmen von diesen Rechten – und was Sie tun können, um Streitigkeiten mit einem Gesundheitsdienstleister beizulegen.

Kann ich meine Akte in der Arztpraxis einsehen?

HIPAA bietet Patienten ein gesetzliches, durchsetzbares Recht, auf Anfrage von ihren Gesundheitsdienstleistern Kopien ihrer medizinischen Informationen und anderer Gesundheitsakten einzusehen und zu erhalten.Dazu gehört, dass Sie statt einer Fotokopie oder einer Zusammenfassungsseite die „Original-Chartbewertung“ sehen.

Wenn Sie sich in der Praxis des Anbieters befinden und Labortestergebnisse, einen Pathologiebericht oder radiologische Befunde überprüfen, haben Sie das Recht, die Originalbefundprüfung einzusehen und eine vollständige Kopie des Berichts anzufordern.

Sind meine Krankenakten privat?

Streng genommen müssen Gesundheitsdienstleister Ihre Krankenakten schützen, um sicherzustellen, dass Ihre Privatsphäre und Vertraulichkeit nicht verletzt werden. HIPPA hat spezifische Richtlinien herausgegeben, wie dies geschehen muss (sowie Strafen, wenn keine Schutzmaßnahmen vorhanden sind).

Darüber hinaus haben Sie das Recht zu entscheiden, wer wann Ihre medizinischen Daten einsehen darf.

Es gibt jedoch Ausnahmen. Gemäß den HIPAA-Vorschriften kann ein Gesundheitsdienstleister Ihre Krankenakten in bestimmten Situationen ohne Ihre Zustimmung weitergeben, z. B.:

• Krankenversicherung: Wenn Sie sich für einen Versicherungsplan anmelden, gewähren Sie mit Ihrer Unterschrift Zugriff auf medizinische Informationen im Zusammenhang mit einem bezahlten oder genehmigten Anspruch.
• Leistungen bei Erwerbsunfähigkeit: Beispielsweise kann die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) im Falle eines Arbeitsunfalls Zugriff auf Ihre Krankenakten erhalten.
• Gemeinsame medizinische Versorgung: Wenn Sie wegen derselben Erkrankung von einem anderen Spezialisten behandelt werden, hat Ihr Hausarzt das Recht, Informationen weiterzugebennur für diesen Zustand spezifisch. Das Zurückhalten der Aufzeichnungen kann dazu führen, dass wichtige Informationen, die für Ihre Diagnose und Behandlung von entscheidender Bedeutung sind, ausgeschlossen werden.
• Benannte Parteien:Dazu gehören alle Personen oder Gruppen, denen Sie die Weitergabe Ihrer medizinischen Daten gestattet haben. entweder laufend oder bei entsprechender Indikation (z. B. mit einer ärztlichen Vorsorgevollmacht, die nur dann wirksam wird, wenn Sie handlungsunfähig sind).
• Rechtliche Schritte: Eine Vorladung zum Zugriff auf Ihre Krankenakten kann beantragt werden, wenn Ihnen eine Straftat vorgeworfen wird oder wenn Sie in einen Rechtsstreit verwickelt sind, für den Ihre medizinischen Daten relevant sind.

Habe ich das Recht, alle meine Unterlagen zu erhalten?

HIPAA verlangt von Ihrem Gesundheitsdienstleister, dass er Ihnen auf Anfrage eine vollständige Kopie Ihrer Krankenakten aushändigt. In den meisten Fällen muss die Kopie innerhalb von 30 Tagen bereitgestellt werden. Bei Vorliegen eines triftigen Grundes kann die Frist um weitere 30 Tage verlängert werden.

Dennoch werden die Anbieter angesichts der weit verbreiteten Nutzung von Patientenportalen und anderen elektronischen Liefersystemen dazu ermutigt, die Übertragung so schnell wie möglich durchzuführen.

Auch hier gibt es Ausnahmen von der HIPAA-Regel. Gesundheitsdienstleister können bestimmte Informationen zurückhalten oder ausschließen, wie zum Beispiel:

• Notizen zur Psychotherapie: Hierbei handelt es sich um persönliche Notizen oder Eindrücke, die während einer Beratungssitzung dokumentiert werden und deren Weitergabe zu psychiatrischen Schäden oder Konflikten führen kann.
• Informationen zu einer bevorstehenden Aktion: Dazu gehören Informationen, die im Vorfeld eines zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlichen Verfahrens oder zur Verwendung in einem solchen Verfahren zusammengestellt wurden. Sofern keine Vorladung gewährt wird, können diese Informationen zurückgehalten werden.

Neue Gesetze und Schutzmaßnahmen
Gemäß dem 21st Century Cures Act (der am 6. Oktober 2022 in Kraft trat) müssen Gesundheitsorganisationen Patienten sofortigen Zugang zu ihren Gesundheitsakten in elektronischer Form gewähren. Dazu gehören alle Testergebnisse, Medikamentenlisten und klinischen Notizen.
Das Cures Act stellt sicher, dass alle Berichte an ein Patientenportal übermittelt werden, und verhindert die „Informationsblockierung“ (bei der medizinische Informationen zurückgehalten oder eingeschränkt werden können). Nach diesem neuen Gesetz kann ein Patient seine Berichte sogar vor seinem Arzt einsehen.

Kann mein neuer Gesundheitsdienstleister meine Krankenakten erhalten?

Bei einem Arztwechsel können Sie die Übertragung Ihrer Krankenakten an einen neuen Arzt beantragen. Der Antrag müsste schriftlich erfolgen. Der Prozess kann variieren, ist aber in der Regel unkompliziert.

Im Idealfall:

1. Sie füllen ein Autorisierungsformular aus, mit dem Sie einem Anbieter die Erlaubnis erteilen, Ihre Daten mit einem anderen Anbieter zu teilen.
2. Sie markieren auf dem Formular, welche Datensätze Sie teilen möchten.
3. Sie zahlen (oder Ihnen werden Gebühren in Rechnung gestellt) zur Deckung der Kosten der Überweisung.

Im besten Fall würden Ihre Unterlagen innerhalb weniger Tage oder früher eintreffen. Wenn Ihre Unterlagen nicht digitalisiert wurden, kann es gemäß den HIPAA-Vorschriften bis zu 30 Tage dauern, bis die Übertragung abgeschlossen ist.

Kann ein Gesundheitsdienstleister Gebühren für Krankenakten erheben?

Ihr Arzt kann Ihnen die Kosten für die Anfertigung von Kopien Ihrer Krankenakten in Rechnung stellen. Die Kosten müssen angemessen sein und dürfen nur Folgendes umfassen:

• Aufwand für das Kopieren der vom Patienten angeforderten Unterlagen (sei es in Papier- oder elektronischer Form)
• Hilfsmittel zum Erstellen der Papierkopie oder elektronische Medien (z. B. ein USB-Laufwerk)
• Vom Patienten gewünschtes Porto oder Versand (einschließlich besonderer Expressdienste)

Die Kosten müssen im Vorfeld angegeben und vereinbart werden.

Was mache ich, wenn ich einen Fehler in meinen Krankenakten entdecke?

Wenn Sie einen Fehler in Ihren Krankenakten feststellen, können Sie eine Korrektur beantragen. Sie können Ihren Arzt auch bitten, Informationen hinzuzufügen, wenn die Aufzeichnung unvollständig ist, oder etwas zu ändern, mit dem Sie nicht einverstanden sind.

Gemäß den HIPAA-Vorschriften ist Ihr Gesundheitsdienstleister nicht verpflichtet, Änderungen vorzunehmen oder Informationen wegzulassen, die er für ungenau, irreführend oder unwahr hält.

Auch wenn Ihr Anbieter nicht Ihrer Meinung ist, haben Sie dennoch das Recht, Ihre Meinungsverschiedenheit in Ihren Unterlagen vermerken zu lassen. In den meisten Fällen sollte die Datei innerhalb von 60 Tagen geändert werden, es kann jedoch weitere 30 Tage dauern, wenn Sie einen triftigen Grund angeben.

Musterbrief zur Anforderung medizinischer Unterlagen

Viele Anbieter verfügen nicht über vorbereitete Autorisierungsformulare zum Ausfüllen (obwohl sich dies allmählich ändert). Wenn keine vorbereiteten Formulare vorliegen, können Sie einen schriftlichen Antrag stellen, indem Sie einem Brief die folgenden Informationen beifügen:

• Datum der Korrespondenz
• Ihr vollständiger offizieller Name
• Sozialversicherungsnummer
• Geburtsdatum
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Die Liste der angeforderten Krankenakten mit Leistungsdaten (bestimmte Daten oder alle Daten, an denen Sie in der Obhut des Anbieters waren)
• Lieferformat (Papier, USB-Stick, sicheres Webportal)
• Versandart (Fax, Post, E-Mail, persönlich)
• Ihre Unterschrift
• Eine Kopie Ihres amtlichen Ausweises

Probleme lösen

HIPAA, das gleiche Gesetz, das den Umgang mit Ihren Gesundheitsdaten zum Schutz Ihrer Privatsphäre regelt, gibt Ihnen auch das Recht, Ihre Unterlagen einzusehen und eine Kopie davon zu erhalten sowie alles anzufechten, was Ihrer Meinung nach fehlerhaft ist oder ausgelassen wurde.

Wenn Sie mit einem dieser Probleme auf Schwierigkeiten stoßen, reicht es in der Regel aus, das zuständige Büropersonal zu bitten, die HIPAA-Vorschriften durchzulesen, um die Situation zu lösen.

Dies ist jedoch einer der Bereiche, in denen es manchmal am besten ist, seine Schlachten mit Bedacht auszuwählen. Manchmal lohnt es sich nicht, eine Kopie Ihrer Unterlagen zu verlangen oder darauf zu bestehen, dass Sie mit etwas in Ihren Unterlagen nicht einverstanden sind.

Wenn ein Fehler oder eine Auslassung in Ihren Unterlagen geringfügig ist, lohnt es sich möglicherweise nicht, dies weiterzuverfolgen und ein Problem in der Beziehung zu Ihrem Gesundheitsdienstleister und seinen Mitarbeitern zu riskieren.

Als professionelle Gefälligkeit senden Gesundheitsdienstleister in der Regel kostenlos eine Kopie Ihrer Unterlagen an einen neuen Arzt. Dies könnte einfacher und weitaus weniger stressig sein, als eine Kopie zu erhalten, die Sie Ihrem neuen Gesundheitsdienstleister geben können.

Dies sind Überlegungen, aber nur Sie können die endgültige Entscheidung treffen.