Verwaltung und Risikomanagement sind ein entscheidender Bestandteil der Immobilienverwaltung. Die Aufzeichnungsfunktion muss sorgfältig verwaltet werden, und je detaillierter sie ist, desto besser sind die wahrscheinlichen Ergebnisse.
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Immobilienverwalter wickeln viele Transaktionen ab
In den meisten Bundesstaaten stehen mit Abstand die meisten Verbraucherbeschwerden, Provisionsstrafen sowie Lizenzaussetzungen und -entzug im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung. Es ist nicht so, dass die Lizenznehmer, die sich mit der Immobilienverwaltung befassen, unfähig wären. Es handelt sich hierbei um ein sehr transaktionsintensives Geschäft.
Während ein durchschnittlicher Makler pro Jahr ein Dutzend Verkaufstransaktionen mit einem Kaufvertrag und den dazugehörigen Dokumenten abwickeln könnte, kann der durchschnittliche Immobilienverwalter Hunderte kleinerer Transaktionen durchführen. Die Tatsache, dass sie kleiner sind, macht diese Transaktionen nicht weniger wichtig und verringert nicht das damit verbundene Risiko.
Interaktionen mit der Immobilienverwaltung
Als Immobilienverwalter beauftragen Sie einen Eigentümer mit der Vermarktung und Vermietung seiner Immobilie, dem Einzug der Mieten und deren Überweisung an den Eigentümer sowie mit der Verwaltung der Immobilie, von der Instandhaltung bis zur Durchsetzung der Mietervorschriften.
Dabei stehen Sie in Kontakt mit Eigentümern, Mietern, Reparaturfirmen, Werbeträgern, Auftragnehmern und anderen. Jede einzelne dieser Transaktionen birgt ein gewisses Risiko für Ihr Unternehmen. Es ist nicht unbedingt in jedem Fall ein großes Risiko, aber es ist kumulativ.
Die Finanzfunktionen bereiten dem Broker mit Abstand am ehesten Probleme. Zu den Finanzfunktionen gehören:
- Die Marketing- und Finanzfunktion erfordert Aufzeichnungen über Ausgaben und Einnahmen sowie Steuerunterlagen, Werberechnungen und mehr.
- Die Mieterverwaltung umfasst die Aufzeichnung aller ihrer Anfragen, des Mietzahlungsverlaufs und von Regelverstößen.
- Für die Wartung und Reparatur von Anlagen sind Wartungspläne, Reparaturaufzeichnungen für die Gewährleistung sowie Personalaufzeichnungen von Mitarbeitern und Subunternehmern erforderlich.
Risikomanagement von Immobilien
Die Risikomanagementkomponente ist natürlich sehr wichtig. Eine große Katastrophe kann den Bestand der Immobilie wirtschaftlich gefährden. Dazu gehören auch die geführten Aufzeichnungen, da rechtliche Schritte anderer vereitelt werden können, wenn detaillierte Aufzeichnungen vorliegen, die deren Ansprüche widerlegen.
Ein Teil des Risikomanagements ist die Bestimmung von Risiko und Ertrag. Ein gutes Beispiel ist ein Whirlpool oder ein Swimmingpool auf dem Grundstück. Der Hausverwalter und Eigentümer müssen den Wert des Pools mit den eingegangenen Risiken abwägen. Wenn ein solches Risiko erkannt wird, gibt es drei Möglichkeiten, es anzugehen:
- Vermeidung:Die Entscheidung kann getroffen werden, den Whirlpool oder Pool zu entfernen, da die zusätzlichen Mieteinnahmen die Versicherungskosten oder die damit verbundenen Risiken nicht wert sind.
- Kontrolle:Wenn der Whirlpool erhalten bleibt, könnten möglicherweise ein Codeschloss und ein Zaun installiert werden, um jüngere Kinder fernzuhalten.
- Risikoübertragung:Die gängigste Art, mit Risiken umzugehen, ist der Abschluss einer Versicherung, um das Risiko auf den Versicherer zu übertragen.
Der erfolgreiche Hausverwalter plant Probleme, führt hervorragende Akten und Aufzeichnungen über alle Aktivitäten und bewertet diese Funktionen kontinuierlich, um festzustellen, ob eine Änderung erforderlich ist.
Pflege von Dokumenten und E-Mails
In vielen Bundesstaaten sind Sie nur dazu verpflichtet, Transaktionsaufzeichnungen sechs Jahre lang aufzubewahren. Es ist jedoch ratsam, sie länger aufzubewahren, insbesondere wenn Sie dies in elektronischer Form tun dürfen. Sie können darauf wetten, dass jemand, der Sie wegen etwas vor sechs Jahren und zehn Tagen verklagen möchte, immer noch über seine Dokumentenkopien verfügt, wenn eine der Parteien einen Anspruch hat. Es ist viel schwieriger, Ihren Fall durchzusetzen, wenn Sie Ihre Kopien bereits vernichtet haben.
Wenn es um E-Mails geht, kann jede gerichtliche Klage im Zusammenhang mit einem staatlich garantierten Darlehen (so ziemlich alle unsere Wohnimmobilienverträge) Sie dazu zwingen, E-Mails im Zusammenhang mit der Transaktion und der Kommunikation mit Ihrem Kunden/Auftraggeber zu erstellen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten und Softwareprodukte zum Speichern verwandter E-Mails, aber lesen Sie hier einige Artikel über Evernote, eine Lösung aus vielen Gründen. Hier erfahren Sie, wie Sie E-Mails mit Evernote und Ihren Gmail-Archiven verwalten. Passen Sie es an Ihre E-Mail-Lösung an.
- Richten Sie in Gmail die automatische Weiterleitung jeder E-Mail an oder von Ihrem Kunden/Kunden ein.
- Sie gehen für die Transaktion in ein Notizbuch in Evernote.
- Rufen Sie ein paar Wochen nach Abschluss alle diese E-Mails in Evernote auf und drucken Sie sie in chronologischer Reihenfolge in einer PDF-Datei aus.
Da PDF-Dateien durchsuchbar sind, können Sie schnell jede gewünschte E-Mail mit Schlüsselwörtern abrufen. Es funktioniert ganz gut.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
Inspiriert von den Prinzipien von Swip Health teile ich regelmäßig hilfreiche Informationen, alltagsnahe Tipps und evidenzbasierte Ansätze zur Verbesserung Ihrer Lebensqualität.
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