Formular W-3 ist ein Übermittlungsformular mit Gesamtsummen für alle Teile von Formular W-2. Das W-3 wird zusammen mit dem W-2 jedes Jahr an die Sozialversicherungsbehörde gesendet, um den Gesamtverdienst für alle W-2-Formulare anzuzeigen. Der offizielle Titel des Formulars lautet „Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen“.
Inhaltsverzeichnis
Notiz
Das W-3-Formular wird nur verwendet, wenn Sie Papierkopien des W-2-Formulars an die Sozialversicherungsbehörde senden. Wenn Sie sich dafür entscheiden, W-2-Formulare für Mitarbeiter online bei der Sozialversicherungsbehörde einzureichen, müssen Sie kein W-3-Übermittlungsformular einreichen.
Das W-2-Formular und das W-3-Formular
Das W-2-Formular ist ein jährliches Lohn- und Steuerformular, das an zwei verschiedene Stellen gesendet wird:
- Es wird jedem Mitarbeiter ausgehändigt und zeigt die im Laufe des Jahres gezahlten Gesamtlöhne und Steuern, damit er es für seine Einkommensteuererklärung verwenden kann
- Es wird bei der Sozialversicherungsbehörde (NICHT beim IRS!) eingereicht, um die dem Mitarbeiter gegebenen Informationen zu überprüfen.
Sie müssen die Löhne aller Ihrer Mitarbeiter addieren und dabei die Informationen auf allen W-2-Formularen für Mitarbeiter verwenden, um das W-3-Formular auszufüllen.
Wenn ein W-3-Formular eingereicht werden muss
Die Frist für die Ausgabe von W-2-Formularen an Mitarbeiter und die Übermittlung von W-2- und W-3-Formularen an die Sozialversicherungsbehörde ist dasselbe Datum:31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.
Notiz
Da das Datum, an dem Sie W-2-Formulare an Mitarbeiter aushändigen, und das Datum für die Einreichung von W-2- und W-3-Formularen bei der Sozialversicherungsbehörde das gleiche ist, möchten Sie Ihren Mitarbeitern möglicherweise W-2-Formulare früher im Januar aushändigen, um mehr Zeit für die Fehlersuche zu haben.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Formulare W-2 und W-3 nicht rechtzeitig einreichen können, können Sie eine Verlängerung um 30 Tage beantragen, indem Sie Formular 8809 – Antrag auf Verlängerung der Frist für die Einreichung von Informationsrücksendungen – einreichen. Sie müssen den Antrag spätestens zum Fälligkeitsdatum des Formulars einreichen. Die Verlängerung erfolgt nicht automatisch, das IRS gewährt Verlängerungen nur für „außergewöhnliche Umstände oder Katastrophen“.
Wo Sie W-3-Formulare erhalten können
Sie können ein W-3-Formular nicht einfach kopieren oder aus dem Internet ausdrucken, da das Formular mit einer speziellen roten Tinte gedruckt wird. Sie müssen die erforderlichen W-3-Formulare an der gleichen Stelle kaufen, an der Sie auch Ihre W-2-Formulare kaufen, oder Sie können diese von Ihrem Lohn- oder Steuerberater ausfüllen lassen. Sie können sie beim IRS bestellen, indem Sie die Online-Bestellseite für Informationsrückgaben besuchen. Möglicherweise finden Sie diese Formulare auch in Unternehmenssteuersoftwareprogrammen.
Ausfüllen des Formulars W-3 – Felder A bis H
Notiz
Bevor Sie mit der Arbeit am Formular beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige Jahresversion verfügen. Sie benötigen die Version für das Steuerjahr, nicht für das Jahr, in dem Sie das Formular vorbereiten. Verwenden Sie beispielsweise die Version 2020 für die Meldung der Steuern für 2020, auch wenn Sie möglicherweise 2021 an dem Formular arbeiten.
Informationen zum Arbeitgeber werden in die Felder A bis H eingetragen
Kasten a. Optionale KontrollnummerSie können es für Ihre eigenen geschäftlichen Zwecke nutzen.
Kasten b. Art des Zahlers.Die meisten Unternehmen kreuzen das Kästchen „941“ für „Art des Zahlers“ an. Das Formular 941 ist das vierteljährliche Lohn- und Steuerberichtsformular, das von den meisten Arbeitgebern ausgefüllt wird. Weitere Optionen sind ein Haushaltsarbeitgeber und andere.
Eine Art Arbeitgeber. Die meisten gewinnorientierten Unternehmen kreuzen bei „Art des Arbeitgebers“ das Kästchen „keine zutreffend“ an. Die anderen Boxen sind für gemeinnützige Organisationen und Arbeitgeber der Bundesregierung bestimmt.
Feld c Gesamtzahl der Formulare W-2.Addieren Sie die Anzahl der W-2-Formulare, die Sie einreichen.
Feld d Betriebsnummerhilft Arbeitgebern, verschiedene Bereiche ihres Unternehmens nach Standort, Tochtergesellschaft oder Abteilung zu identifizieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die W-2-Formulare für verschiedene Bundesstaaten, in denen Mitarbeiter arbeiten, trennen.
Sie müssen die W-2- und W-3-Formulare für jede Einrichtung trennen, wenn Sie in diesem Abschnitt Betriebsnummern angeben, oder Sie können alle Ihre Einrichtungen zusammenfassen und alle W-2-Formulare zusammen mit einem W-3-Formular einreichen.
Notiz
Die Beträge in anderen Lohnsteuerberichten, einschließlich Formular 941 und Formular 944, müssen mit den auf Formular W-3 angegebenen Beträgen übereinstimmen. Wenn die Beträge unterschiedlich sind, werden Sie möglicherweise vom IRS oder der SSA kontaktiert.
Felder 1 bis 19 – Lohn- und Steuerinformationen
Die Elemente im zweiten Abschnitt (Felder 1 bis 19) sind für W-2 und W-3 gleich. Im W-3-Formular müssen Sie die Summen für alle Felder aller Mitarbeiter angeben.
Das Dokument „Allgemeine Anweisungen für die Formulare W-2 und W-3“ enthält Referenzhandbücher für Box-12-Codes und Box-13-Entscheidungstabelle für das Kontrollkästchen „Rentenplan“.
Im letzten Teil des Formulars müssen Sie Ihre Kontaktinformationen angeben, einschließlich einer E-Mail-Adresse.
Die detaillierten Anweisungen zum Ausfüllen des W-3-Formulars finden Sie in dieser IRS-Veröffentlichung: Allgemeine IRS-Anweisungen für die Formulare W-2 und W-3.
Wann und wie Sie das Formular W-3 einreichen
Das Formular W-3 muss zusammen mit Kopie A der W-2-Formulare für jeden Mitarbeiter an die SSA gesendet werden.
Die Einreichungsadresse für die Papierformulare W-2 und W-3 lautet:
Sozialversicherungsverwaltung
Direktes Operationszentrum
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Die Gesamtsummen für jeden Posten auf dem W-3 müssen mit den Gesamtsummen für alle diese Posten auf allen W-2-Formularen für Mitarbeiter übereinstimmen. Die W-2 und W-3 umfassen auch die gesamten staatlichen Löhne und Quellensteuern für alle Mitarbeiter.
Wenn Sie W-2-Formulare online einreichen
Die SSA empfiehlt Ihnen, W-2-Formulare per E-Mail einzureichen. Denken Sie daran, dass Sie kein W-3-Formular beifügen müssen, wenn Sie Ihre Unterlagen online einreichen. Sie können die Business Services Online (BSO)-Website der SSA nutzen. Das BSO generiert das Formular W-3 automatisch auf der Grundlage Ihrer W-2-Formulare.
Sie MÜSSEN Ihre Unterlagen online einreichen, wenn Sie eine große Anzahl an W-2-Formularen haben.
- Für Jahre, einschließlich 2019, vor Ihnenmusselektronisch einreichen, wenn Sie über 250 oder mehr W-2-Formulare verfügen.
Die SSA verfügt über zwei Optionen für die elektronische Einreichung über ihren Online-Bereich „Business Services“:
- W-2 Online: Mit einem W-3-Ausfüllformular können Sie bis zu 50 W-2-Formulare gleichzeitig einreichen.
- Datei-Upload: Sie können eine spezielle Lohnsteuersoftware verwenden, die Dateien gemäß den SSA-Spezifikationen für die elektronische Einreichung der Formulare W-2 (EFW2) formatiert.
Wenn Sie einen Fehler machen
Wenn Ihnen bei einem W-3-Formular aufgrund von Berechnungen ein Fehler unterläuft oder ein oder mehrere W-2-Formulare falsch sind, müssen Sie ein W-2c- und ein W-3c-Formular bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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