Feste und variable Ausgaben in Unternehmensbudgets

ByDr. J. K. Hartmann

Bereiten Sie sich darauf vor, ein Budget für Ihr Unternehmen zu erstellen, für die Gründung oder einfach nur für allgemeine Zwecke, um den Überblick über Ihr Unternehmen zu behalten? Einer der entscheidenden Teile dieses Budgets ist die Auflistung der festen und variablen Ausgaben. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf das Gesamtbudget und wie man diese festen und variablen Ausgaben trennt und wie man ihren Wert versteht. 

Notiz

Wenn Sie eine Break-Even-Analyse erstellen, müssen Sie zwischen festen und variablen Kosten unterscheiden. Dieses Diagramm zeigt Preise und Verkaufsvolumen für ein Produkt sowie den Punkt, an dem das Produkt profitabel wird.

Erläuterung der festen und variablen Ausgaben

Unternehmen trennen die Kosten für die Budgetierung und andere Zwecke danach, wie wichtig es ist, dass sie bezahlt werden:

Fixkosten müssen bezahlt werden, auch wenn Sie keine Umsätze erzielen. Beispielsweise müssen Sie die Miete für Ihren Geschäftsstandort und die Nebenkosten zahlen und die Zahlung für Ihr Geschäftsdarlehen leisten.

Die variablen Kosten ändern sich mit der Menge der von Ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen. Beispielsweise sind die Versandkosten, die Kosten für Rohstoffe oder für Mitarbeiter, die Produkte herstellen und versenden oder Dienstleistungen erbringen, in der Regel variabel.

Kurzfristig sind alle Kosten fix

Hier ein Beispiel: Wenn Sie einen Vollzeitmitarbeiter eingestellt haben, der die Erwartung eines Vollzeitjobs hegt, haben Sie wahrscheinlich zumindest kurzfristig einen Fixaufwand verursacht. Es ist besser, zu Beginn unabhängige Auftragnehmer oder Freiberufler einzustellen, um die Fixkosten eines Mitarbeiters zu vermeiden. 

Erstellen eines Geschäftsbudgets

Ein Budget für ein Unternehmen besteht eigentlich aus zwei verschiedenen Finanzberichten. Nehmen wir ein monatliches Budget an. Budget A zeigt den Idealfall, wie jedes Konto für den Monat aussehen soll. Budget B ist das tatsächliche, was im Laufe des Monats wirklich passiert ist.

Geschäftsbudgets werden manchmal auch Betriebsbudgets genannt und betrachten Ihre Geschäftsabläufe im Hinblick auf Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum.

 Jedes Geschäftsbudget besteht aus zwei Teilen: 

  • Einkommen oder Umsatz.Dies ist der Betrag, den Ihrer Einschätzung nach im Laufe des Monats durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen in Ihr Unternehmen fließen wird. 
  • Kosten. Dies sind die Beträge, die Sie für die Ausgaben in den einzelnen Kategorien budgetieren. Der Ausgabenteil des Budgets ist der wichtigste, da Sie möglicherweise nicht in der Lage sind, den Umsatz zu kontrollieren, aber Sie können die Ausgaben kontrollieren. 

Notiz

Bevor Sie Ihr Budget festlegen, schlägt SCORE vor, dass Sie wichtige Annahmen über die von Ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen sowie wichtige Treiber (Prioritäten) für die Ausgaben berücksichtigen.

Berücksichtigen Sie feste und variable Ausgaben in Ihrem Budget

Wenn Sie sich an die Arbeit an Ihren budgetierten und tatsächlichen Geschäftsausgaben machen, müssen Sie diese in die Kategorien Fixkosten und variable Ausgaben aufteilen. 

Zu den Fixkosten können gehören:

  • Leasing oder Hypothek
  • Andere Kapitalaufwendungen, etwa die Kosten für den Kauf von Unternehmensvermögenswerten – Ausrüstung, Fahrzeuge, Möbel
  • Zahlungen für Geschäftskredite
  • Nebenkosten, einschließlich Telefonkosten 
  • Kosten für die Pflege einer Webseite (abhängig von Ihrem Unternehmenstyp)
  • Versicherungskosten
  • Vertriebskosten, wie Kreditkartengebühren 
  • Jede monatliche Mitgliedschaft, ohne die Sie Ihrer Meinung nach nicht leben können (zum Beispiel Ihr Online-Buchhaltungssystem)

Stellen Sie sich Fixkosten wie folgt vor: Wenn ich ein paar Monate lang nicht genug Einkommen hätte, auf welche davon könnte ich verzichten oder verzichten? Könnte ich einen Mietvertrag kündigen und zu Hause arbeiten? 

Beispiele für variable Ausgaben sind:

  • Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen
  • Geschenke an Mitarbeiter und Kunden
  • Mitarbeiterschulung
  • Werbung und Öffentlichkeitsarbeit.

Kombination aus fixen und variablen Kosten.Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige Ausgaben sowohl fix als auch variabel sind. Das Gehalt eines Verkäufers kann aus einem festen Anteil (dem Grundgehalt) und einem variablen Anteil (den Verkaufsprovisionen) bestehen.

Variable Ausgaben sind frei wählbar

Eine andere Möglichkeit, variable Ausgaben zu betrachten, besteht darin, dass es sich um diskretionäre Ausgaben handelt. Wenn etwas freiwillig ist, ist es per Definition optional und nicht erforderlich.Aber gibt es in einem Unternehmen wirklich diskretionäre Ausgaben? Zum Beispiel:

  • Spenden sind nicht erforderlich, aber die meisten Unternehmen spenden an Wohltätigkeitsorganisationen, nicht nur zur Steuerersparnis, sondern auch zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit.  
  • Geschenke an Mitarbeiter schaffen Wohlwollen bei den Mitarbeitern und halten gute Mitarbeiter, während Geschenke an Kunden für manche Unternehmen nur ein Teil der Geschäftstätigkeit sind.
  • Damit Mitarbeiter effektiv arbeiten können, müssen sie geschult werden. 
  • Werbung und Öffentlichkeitsarbeit sind erforderlich, um Ihre Produkte und Dienstleistungen bekannt zu machen. 

Der einzige Ermessensspielraum bei diesen Ausgaben ist die Höhe. Wenn der Cashflow Ihres Unternehmens niedrig ist, können Sie möglicherweise Ihre Spenden kürzen, die Höhe der Ausgaben liegt jedoch eher im Ermessen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich auf Ausgaben festlegen, die variabel erscheinen könnten. Sie können sie möglicherweise nicht schnell oder einfach loswerden.

Das Wichtigste, was Sie bei Ausgaben beachten sollten

Halten Sie Ihre Fixkosten so gering wie möglich und legen Sie sich nicht auf sogenannte variable Ausgaben fest, insbesondere wenn Sie Ihr Unternehmen gründen. Im ersten Jahr Ihrer Gründung kann Ihr Geschäftseinkommen niedrig sein, da Sie Ihre Kunden gewinnen.

In manchen Monaten kann es sein, dass Sie nicht genug Geld haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Durch geringere Fixkosten bleiben Sie im Geschäft, bis die Umsätze wieder anziehen. Wenn Sie zu viele Fixkosten haben, müssen Sie möglicherweise Entscheidungen treffen, einige Mitarbeiter aufgeben, einen Kredit aufnehmen (eine weitere Fixausgabe) oder leider Ihre Türen schließen.