So füllen Sie das einfachere W-9-Formular aus

Wurden Sie aufgefordert, ein W-9-Formular einzureichen? Die neueste Version des W-9-Formulars ist einfacher zu verwenden, da die Bezeichnung für verschiedene Arten von Unternehmen leichter herauszufinden ist. Es birgt jedoch immer noch einige Herausforderungen und Sie sollten darauf achten, es richtig abzuschließen.

Was ist Formular W-9?

Das IRS-Formular W-9 trägt offiziell den Titel „Antrag auf Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung“..” Es erfasst die Steueridentifikationsnummern für Arbeitnehmer, die keine Angestellten sind, und es erfasst die Erklärung der Person, die das Formular ausfüllt und schwört, dass: 

• Die Steueridentifikationsnummer ist korrekt. Dies kann eine Sozialversicherungsnummer oder die Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) eines Unternehmens sein. 
• Der Steuerzahler unterliegt nicht der Sicherungseinbehaltung. Die zusätzliche Quellensteuer ist eine vom Arbeitgeber vorgeschriebene Quellensteuer für Personen, die im Formular W-9 keine gültige Steueridentifikationsnummer angegeben haben. Ab 2018 wird eine Sicherungseinbehaltung in Höhe von 24 Prozent eingeführt.  
• Die Person ist ein US-amerikanischer Staatsbürger oder eine „andere US-Person“.
• Alle FATCA-Codes (Foreign Account Tax Compliance Act) auf dem Formular sind korrekt. FATCA-Berichte sind für US-Bürger erforderlich, um ausländische finanzielle Vermögenswerte zu melden, die außerhalb der USA gehalten werden

Wann ist ein W-9-Formular erforderlich?

Sie müssen ein W-4-Formular für Nichtangestellte (unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und andere) erhalten, bevor die Person eingestellt wird und bevor mit der Arbeit begonnen wird. Ab 2020 werden die Informationen auf dem W-9 zum Ausfüllen eines 1099-NEC-Formulars verwendet, in dem das Einkommen von Nicht-Mitarbeitern für ein Steuerjahr gemeldet wird (wie ein W-2-Formular für Mitarbeiter).

Der Arbeitgeber muss bei jeder Zahlung an den Nicht-Angestellten die entsprechende Steueridentifikationsnummer angeben, und die Gesamtsumme aller Zahlungen für das Jahr muss auf dem Formular 1099-NEC angegeben werden, das dem Arbeitnehmer und dem IRS ausgehändigt wird. 

Das Formular W-9 wird auch verwendet, um Folgendes zu melden:

• Immobilientransaktionen
• Hypothekenzinsen
• Erwerb oder Aufgabe von gesichertem Eigentum,
• Schuldenerlass und
• Beiträge zu einer IRA.

So füllen Sie das W-9-Formular aus

Zeile 1: Name

Dies ist der Name der Person, die das Formular ausfüllt. Es sollte der Name sein, der in der individuellen Steuererklärung der Person erscheint.

Der Begriff „nicht berücksichtigte Entität“ wird in den Anweisungen für diese Zeile erwähnt. Eine nicht berücksichtigte Einheit ist eine Geschäftseinheit, die nicht von ihrem Eigentümer getrennt ist (im Grunde eine Einzelgesellschafts-GmbH).Sie werden in Teil II unten sehen, wo dies ins Spiel kommt.

Zeile 2: Firmenname/Name der nicht berücksichtigten juristischen Person

Geben Sie es hier ein, wenn Sie einen Firmennamen, einen Handelsnamen oder einen fiktiven DBA-Namen (doing/business/as) verwenden, der aufgezeichnet wurde. Sie würden diese Zeile auch für einen nicht berücksichtigten Entitätsnamen verwenden.

Zeile 3: Bundessteuerklassifizierung Ihres Unternehmens 

Dies ist der Teil, der einfacher gemacht wurde. Aktivieren Sie das erste Kästchen, wenn Ihr Unternehmen ein istEinzelunternehmen oder Einzelgesellschaft. Ein Einzelunternehmen firmiert unter der Sozialversicherungsnummer des Eigentümers und ist nicht als Unternehmen anderer Art beim Staat registriert. Eine Einzelgesellschafts-LLC ist eine LLC mit nur einem Eigentümer und wird als Einzelunternehmen besteuert.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „LLC“, wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC mit mehreren Mitgliedern handelt. Anschließend müssen Sie das Kästchen markieren, das dem Steuerstatus Ihrer LLC entspricht. Wenn Ihre LLC keinen Antrag auf Besteuerung als C-Corporation oder S-Corporation gestellt hat, wird die LLC als Personengesellschaft besteuert. 

Aktivieren Sie das entsprechende Kästchen, wenn Ihr Unternehmen beim Staat registriert ist und als C-Corporation, S-Corporation oder Personengesellschaft besteuert wird.

Zeile 4: Ausnahmen

In diesem Abschnitt werden zwei Arten von Ausnahmen beschrieben.

Sicherungseinbehalt.Die meisten Privatpersonen und Unternehmen sind nicht von der Quellensteuer befreit, Ihr Unternehmen ist jedoch möglicherweise für bestimmte Zahlungen von der Quellensteuer befreit, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt. Fragen Sie zur Sicherheit Ihren Steuerberater. Standardmäßig sind Sie nicht davon ausgenommen.

FATCA-Berichterstattung.Das IRS sagt: „Diese Codes gelten für Personen, die dieses Formular für Konten einreichen, die außerhalb der USA geführt werden. Wenn Sie dieses Formular nur für ein Konto einreichen, das Sie in den USA führen, können Sie dieses Feld leer lassen.“ 

Zeilen 5 und 6: Adressinformationen 

Füllen Sie diesen Abschnitt mit der Adresse aus, an die Ihr 1099-MISC gesendet werden soll. 

Zeile 7 ist optional.

Teil I. Steueridentifikationsnummer

Wenn Sie Einzelunternehmer sind, geben Sie in Teil I Ihre Sozialversicherungsnummer ein, auch wenn Sie eine EIN haben.

Wenn Sie der alleinige Eigentümer einer LLC (einer Einzelgesellschafts-LLC) sind, werden Sie aus steuerlichen Gründen wahrscheinlich als nicht berücksichtigtes Unternehmen betrachtet. Diese Bezeichnung klingt kompliziert, gilt aber nur für Einzelgesellschafts-LLCs.

Mit anderen Worten: In fast allen Fällen geben Sie Ihre persönliche Sozialversicherungsnummer ein, nicht die EIN der LLC.

Wenn Sie Eigentümer (Mitglied) einer LLC mit mehreren Mitgliedern sind, die als Kapitalgesellschaft, S-Corporation oder Personengesellschaft klassifiziert ist, geben Sie die EIN des Unternehmens ein. (Der Standardwert ist eine Partnerschaft.)

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft, eine S-Corporation oder eine Personengesellschaft handelt, geben Sie die Unternehmens-EIN ein.

Teil II: Zertifizierung

Sie müssen bestätigen, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen korrekt sind, insbesondere in Bezug auf Ihre Steueridentifikationsnummer, Ihre Befreiung von der Quellensteuerbefreiung und Ihren FATCA-Meldestatus. Wenn die Informationen nicht korrekt sind oder Sie falsche Informationen angegeben haben, kann Ihnen eine Straftat vorgeworfen werden. Lesen und befolgen Sie die Zertifizierungsanweisungen sorgfältig. 

Vergessen Sie nicht, das Formular zu unterschreiben!

Haftungsausschluss: Der Autor ist kein Anwalt oder Steuerfachmann und die Informationen in diesem Artikel und auf dieser Website stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich an Ihren Anwalt oder Steuerberater, wenn Sie Fragen oder Bedenken zu diesem Formular haben.