Die steuerlichen Auswirkungen der Zahlung von Prämien an Mitarbeiter

ByDr. J. K. Hartmann

Viele Arbeitgeber ziehen es möglicherweise vor, ihren Mitarbeitern Prämien statt Gehaltserhöhungen zu zahlen. Es ist einfacher, in einem Jahr Boni zu gewähren und im nächsten nicht, als Gehaltserhöhungen zu gewähren, die in die Grundvergütung des Mitarbeiters integriert sind. Prämien sind ein großer Anreiz für Mitarbeiter. Bevor Sie sich jedoch für die Gewährung dieser Prämien entscheiden, sollten Sie sich über die steuerlichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter im Klaren sein.

Wie Boni ausgezahlt werden

Ein Bonus ist eine Sonderzahlung, die jemand als Belohnung für gute Arbeit oder Leistung erhält. Der Bonus ist eine zusätzliche Zahlung an einen Mitarbeiter über sein Gehalt oder seinen Stundenlohn hinaus. 

Notiz

Es ist immer schön, einen Bonus in Form eines besonderen Schecks zu verschenken, um ihn als wichtig hervorzuheben.

Prämien können vertraglicher Natur sein, beispielsweise Verkaufsprämien für Verkäufer, oder es kann sich um Leistungsprämien handeln. Eine andere Art von Bonus ist ein besonderer Urlaubsbonus für eine Gruppe von Mitarbeitern, die ein bestimmtes Verkaufs- oder Produktionsziel erreicht haben, oder für die jährliche Gesamtrentabilität. 

Abzug von Mitarbeiterboni als Betriebsausgabe

Wenn Sie über etwas Bargeld verfügen und erwarten, dieses Jahr einen Gewinn zu erzielen, ist es ein guter Zeitpunkt, den Mitarbeitern Prämien zu zahlen. Neben dem Gewerbesteuerabzug für diese Leistungsaufwendungen erhalten Sie auch viel Kulanz von Ihren Mitarbeitern, insbesondere rund um die Feiertage.

Notiz

Kündigen Sie den Bonus als einmaliges Ereignis an, sodass Sie nicht damit rechnen müssen, dass Sie jedes Jahr Boni auszahlen werden. Wenn Sie einmal etwas für Ihre Mitarbeiter tun, erwarten sie es beim nächsten Mal. Wenn Sie es zweimal tun, betrachten die Mitarbeiter es als ein Beschäftigungsrecht und beginnen, es einzufordern.

Boni sind für Ihr Unternehmen in der Steuerkategorie „Zahlungen an Mitarbeiter“ abzugsfähig.Wenn Sie einigen Mitarbeitern Prämien gewähren und anderen nicht, stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Begründung für diesen Unterschied haben. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise leistungsbezogene Prämien vergeben, die an Bewertungen geknüpft sind. In dieser Praxis, wie auch in anderen, die Mitarbeiter betreffen, dürfen Sie bestimmte Gruppen nicht diskriminieren.

Boni für Geschäftsinhaber

Boni gelten bei Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs) nicht als abzugsfähige Ausgaben, da die Eigentümer/Partner/Mitglieder vom IRS als Selbständige betrachtet werden. Grundsätzlich können sich Unternehmer keine Prämien gönnen.

Prämien als steuerpflichtiges Einkommen für Mitarbeiter

Mitarbeiterprämien sind für Mitarbeiter stets als Leistungen an Arbeitnehmer steuerpflichtig, unabhängig davon, wie oder wann sie ausgezahlt werden. Beispielsweise unterliegt eine Prämie, die einem Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Einstellung gezahlt wird (manchmal auch „Unterzeichnungsprämie“ genannt), der gesamten Lohnsteuer. Die Mitarbeiter müssen auf die Bonusvergütung Bundes- und Landeseinkommenssteuern sowie FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) zahlen. Sie müssen auch Bonusbeträge in die Berechnung der Arbeitslosensteuer, des Sozialversicherungshöchstbetrags und der zusätzlichen Medicare-Steuer einbeziehen.

Quellensteuern auf Mitarbeiterboni

Prämien können als Lohnzuschläge gelten, die nicht im regulären Lohn enthalten sind. Es gibt Regeln für die Berechnung des Bundeseinkommensteuerabzugs auf Mitarbeiterprämien, je nachdem, wie diese ausgezahlt werden.

Wenn Sie einem Mitarbeiter zusammen mit seinem regulären Lohn einen Bonus zahlen, behalten Sie die Bundeseinkommensteuer ein, als wäre der Gesamtbetrag eine einzige Zahlung für einen regulären Abrechnungszeitraum.

Wenn Sie dem Mitarbeiter einen Bonus in einem vom regulären Gehalt getrennten Scheck auszahlen, können Sie den Bundeseinkommensteuerabzug auf zwei verschiedene Arten berechnen:

  • Sie können pauschal 22 % einbehalten.
  • Sie können den Bonus zum regulären Gehalt des Mitarbeiters addieren und einbehalten, als wäre der Gesamtbetrag eine Einzelzahlung.

Wenn Sie keine Steuern vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehalten (vielleicht weil der Mitarbeiter eine Befreiung von der Quellensteuer beantragt), müssen Sie den Bonusbetrag zum aktuellen Gehaltsscheck des Mitarbeiters addieren und den Einbehalt so berechnen, als ob der reguläre Gehaltsscheck und der Bonusbetrag ein Betrag wären.

Notiz

Vergessen Sie nicht, diesen beiden Berichten Prämien als Löhne sowie Sozialversicherungslöhne und Medicare-Löhne hinzuzufügen:

  • Formular 941, das vierteljährliche Lohn- und Steuerformular.
  • Formular W-2, der Steuerbericht an Mitarbeiter und die Sozialversicherungsbehörde.

Boni und „White Collar“-Mitarbeiter

Prämien können nach eigenem Ermessen (nach Ermessen des Arbeitgebers) oder für bestimmte steuerbefreite Arbeitnehmer nicht nach eigenem Ermessen gewährt werden. Es ist wichtig, den Unterschied zu kennen, da nicht diskretionäre Prämien möglicherweise in die Berechnung der Überstundenvergütung einbezogen werden müssen.

Ein Bonus ist freiwillig, wenn er nicht erwartet wird. Bei einem nicht-diskretionären Bonus legt der Arbeitgeber bestimmte Kriterien für den Bonus fest und die Arbeitnehmer erwarten den Bonus, wenn sie die Kriterien erfüllen.Wenn Sie einem Mitarbeiter am Ende eines Jahres einmalig eine Leistungsprämie gewähren, ist das kein Ermessen. Urlaubsgelder gelten als freiwillig. Eine andere Art von nicht-diskretionärem Bonus wird durch einen Vertrag festgelegt (z. B. einen Gewerkschaftsvertrag oder einen Arbeitsvertrag).

Mitarbeiter, bei denen es sich um Führungskräfte, Administratoren, Fachkräfte und Außendienstmitarbeiter (manchmal auch „Angestellte“ genannt) handelt, sind von den bundesstaatlichen Mindestlohn- und Überstundenvergütungsanforderungen befreit, solange ihr Einkommen über einem bestimmten Niveau liegt. Ab dem 1. Januar 2020 können Sie mit freiwilligen Prämien bis zu 10 % des Standardgehaltsniveaus für Mitarbeiter abdecken, um sie auf das Mindestgehaltsniveau zu bringen und ihren Befreiungsstatus beizubehalten.

Sie dürfen Ermessensprämien nicht verwenden, um einen Teil des Standardgehaltsniveaus abzudecken. Bei diesen Prämien handelt es sich um Prämien, bei denen Sie als Arbeitgeber über die Art der Auszahlung und deren Höhe im Ermessen bleiben. Nicht diskretionäre Prämien müssen zum wöchentlichen Bruttolohn für Überstunden für auf Stundenbasis beschäftigte Mitarbeiter und für freigestellte Mitarbeiter, die Anspruch auf Überstunden haben, hinzugefügt werden.

Notiz

Diese Quellensteuerverfahren sind kompliziert. Sehen Sie sich IRS-Publikation 15: Zusatzlöhne an und erkundigen Sie sich bei Ihrem Anwalt für Arbeitsrecht nach Boni für freigestellte Mitarbeiter.

Änderung der Mitarbeitereinbehaltung für Boni

Wenn Sie beschließen, Ihren Mitarbeitern einen Bonus zu gewähren, sollten Sie ihnen die Möglichkeit geben, ihre Einbehaltungsberechtigung (auf Formular W-4) für diesen Gehaltsscheck zu ändern und sie für spätere Gehaltsschecks wieder zu ändern. Viele Mitarbeiter ändern gerne die Einbehaltung ihres Bonusschecks, damit sie mehr vom Bonus erhalten. Dies wird als „Hochrechnung“ des Schecks bezeichnet. Sie müssen weiterhin Einkommenssteuern und FICA-Steuern auf den Bonusbetrag zahlen.