Was ist ein Leistungsplanadministrator?

Ein Leistungsplanverwalter ist eine Person oder ein Unternehmen, die im Namen ihrer Teilnehmer und Begünstigten für die tägliche Verwaltung und den Betrieb von Gesundheitsleistungen und Pensionsplänen verantwortlich ist. Bevor Sie einen dieser Pläne einrichten und die Ernennung oder Einstellung eines Planadministrators in Betracht ziehen, erfahren Sie, was diese wichtigen Manager tun. 

Leistungsplanadministratoren: Definition und Typen  

Administratoren von Leistungsplänen nehmen Aufgaben wahr, die mit dem Betrieb des Personalvorsorgeplans oder Pensionsplans eines Unternehmens verbunden sind. Das Unternehmen oder die Organisation, die ihren Mitarbeitern oder Mitgliedern die Leistungen oder den Altersvorsorgeplan anbietet, ist der Sponsor des Plans. Planadministratoren gehen bei beiden Plantypen im Wesentlichen gleich vor: 

• Personalvorsorgepläne: Diese Pläne bieten bestimmte Arten von Gesundheits- und Sozialleistungen, wie Krankenversicherungspläne, Cafeteria-Pläne, COBRA-Pläne, Gesundheitssparkonten (HSAs), Krankenerstattungsvereinbarungen (HRAs) und flexible Ausgabenkonten.
• Ruhestandspläne: Diese Pläne bieten Altersvorsorgeleistungen für Mitarbeiter, einschließlich der Pläne 401(k), 403(b) und Keogh (HR-10). 

Der Planadministrator kann sein: 

• Der Plansponsor (der Arbeitgeber oder die Organisation) 
• Ein Mitarbeiterausschuss 
• Ein Unternehmensleiter
• Jemand, der mit der Verwaltung des Plans beauftragt wurde (ein Drittadministrator oder TPA) 

Bundesgesetze und Planverwalter

Arbeitnehmervorsorgepläne (sowohl Altersvorsorgepläne als auch Sozialhilfepläne) werden vom US-Arbeitsministerium im Rahmen des Employee Retirement Income Security Act (ERISA) reguliert. Nach diesem Gesetz müssen Planverwalter bei ihren Planaufgaben bestimmte Verhaltensstandards einhalten. 

Wie arbeiten Leistungsplanadministratoren?

Wenn ein Unternehmen einen Leistungs- oder Pensionsplan erstellt, muss es einen Planverwalter benennen und diese Person oder TPA in den Plandokumenten benennen. 

Treuhandpflichten der Planverwalter 

Jeder Altersvorsorge- oder Leistungsplan im Rahmen von ERISA muss im schriftlichen Plandokument mindestens einen Treuhänder benennen. Ein Treuhänder ist jemand, der die Verantwortung trägt, sich um das Geld, das Eigentum oder die Interessen einer anderen Person zu kümmern. Ein Plan kann mehrere Treuhänder haben, darunter einen Treuhänder, einen Anlageverwalter und den Planverwalter. 

Der Plansponsor hat außerdem die Pflicht, die IRS-Anforderungen einzuhalten, den Plan so zu verwalten, dass seine Bedingungen bei der Umsetzung eingehalten werden, und den Plan zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er gemäß seinen Bedingungen und dem Gesetz funktioniert. 

Nach Bundesgesetz muss der Mitarbeiterplanverwalter folgende Aufgaben erfüllen:

• Handeln Sie ausschließlich im Interesse der Planteilnehmer und ihrer Begünstigten
• Erledigen Sie ihre Aufgaben mit Geschick, Umsicht und Sorgfalt
• Befolgen Sie die Plandokumente und stellen Sie sicher, dass sie mit ERISA übereinstimmen
• Planinvestitionen diversifizieren
• Zahlen Sie nur angemessene Kosten für die Verwaltung des Plans und die Anlage von Vermögenswerten
• Vermeiden Sie Interessenkonflikte

Es gibt sogar noch spezifischere Verantwortlichkeiten, die Planadministratoren haben, wie zum Beispiel:

• Bereitstellung regelmäßiger Berichte über den Status des Plans für die Teilnehmer, einschließlich zusammenfassender Planbeschreibungen, zusammenfassender Jahresberichte (Formular 5500) und Änderungsmitteilungen in einer für die Teilnehmer leicht verständlichen Weise
• Verwaltung von Teilnehmerkonten, Feststellung der Teilnahmeberechtigung, Bearbeitung von Ansprüchen und Berechnung von Leistungen
• Vermeiden Sie die Diskriminierung oder Bevorzugung unterschiedlicher Mitarbeitergruppen
• Einhaltung der Finanzierungsanforderungen, um sicherzustellen, dass ausreichende Mittel zur Zahlung von Leistungen vorhanden sind

Einige Planadministratoren verwalten Investitionen für Pläne und ihre Teilnehmer. in anderen Fällen wird die Anlagefunktion separat verwaltet. Die Erteilung von „Anlageberatung“ ist eine spezifische Treuhandfunktion im Rahmen von ERISA. 

Haftungs- und Planverwalter

Planverwalter, unabhängig davon, ob sie Unternehmensinsider oder TPAs ​​sind, tragen potenziell die Haftung (rechtliche Verantwortung) für ihre Handlungen. Wenn ein Treuhänder die grundlegenden Verhaltensstandards nicht befolgt, kann er persönlich für etwaige Verluste des Plans haftbar gemacht werden oder etwaige Gewinne aus der unsachgemäßen Verwendung des Planvermögens zurückfordern. 

Wenn der Plansponsor einen TPA mit der Wahrnehmung der Treuhandpflichten beauftragt, haftet der Arbeitgeber für die Auswahl des TPA, nicht jedoch für die Entscheidungen des TPA. Allerdings ist die Einstellung und Verwaltung eines TPA auch eine treuhänderische Funktion. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Bewerber gründlich prüfen und Ihren Prozess dokumentieren. 

Noch ein paar Tipps: 

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Vereinbarung so gestalten, dass darin festgelegt ist, dass die TPA die Haftung für bestimmte Funktionen übernimmt. 
• Überwachen Sie die TPA, um sicherzustellen, dass sie die Verwaltung des Plans gemäß den Verhaltensstandards abwickelt.
• Erwägen Sie den Abschluss einer Treuebürgschaft für einen kleineren TPA oder einen einzelnen Treuhänder. 

ERISA-Treueanleihen für Planverwalter und andere

Jeder, der mit „Geldern oder anderem Eigentum“ eines Mitarbeitervorsorgeplans (wie zum Beispiel Investitionen) umgeht, muss durch eine ERISA-Treuegarantie abgesichert sein. Diese Bindung schützt den Plan vor Verlusten aufgrund von Betrug oder Unehrlichkeit (Diebstahl) und anderen Verstößen gegen die treuhänderische Verantwortung. 

Die Bürgschaftsanforderungen gelten jedoch nicht für vollständig ungedeckte Pläne (solche, die direkt aus dem allgemeinen Vermögen eines Arbeitgebers oder einer Gewerkschaft bezahlt werden) oder Pläne, die nicht unter Titel I von ERISA fallen, wie die von Kirchen und Regierungen bereitgestellten Pläne.

Zu den Elementen, die grundsätzlich verklebt werden müssen, gehören: 

• Planadministratoren
• Beamte und Mitarbeiter des Plans
• Sponsoren einplanen 
• Dienstleister des Plans

Die Haftungsvoraussetzungen müssen für eine „natürliche Person oder Personen“ (Einzelpersonen, keine Unternehmen) gelten und im Dokument namentlich genannt werden. 

Gründe für die Beauftragung eines TPA für einen Mitarbeitervorsorgeplan

Es gibt bestimmte Gründe, warum Sie einen TPA mit der Planverwaltung beauftragen möchten, anstatt die Angelegenheit intern zu bearbeiten. Mit einem TPA können Sie: 

• Vermeiden Sie die Haftung für interne Administratoren
• Überlassen Sie die Schadensverwaltung der Partei oder den Parteien, die Sie beauftragt haben
• Eliminieren Sie die Notwendigkeit, zusätzliches Verwaltungspersonal einzustellen 
• Reduzieren Sie die Gemeinkosten (z. B. Büroausstattung und -bedarf)
• Beschränken Sie die Haftung für die Verwaltung der Teilnehmergelder

Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, Ihren Mitarbeitervorsorgeplan selbst zu verwalten, werfen Sie zunächst einen Blick auf diesen Leitfaden zur Selbstverwaltung, um zu sehen, was dazu nötig ist.