Wichtige administrative Fähigkeiten, die Arbeitgeber schätzen

ByDr. J. K. Hartmann

Bewerber mit ausgeprägten Verwaltungskenntnissen sind für Stellen in praktisch jeder Branche sehr gefragt. 

Menschen mit diesen Fähigkeiten tragen dazu bei, einen reibungslosen Bürobetrieb aufrechtzuerhalten und unterstützen gleichzeitig die Bemühungen ihrer Vorgesetzten und Stakeholder. Ohne sie kann ein Unternehmen schnell chaotisch werden, die Produktivität beeinträchtigen und zu unzufriedenen Mitarbeitern führen. Personen in Verwaltungspositionen müssen in der Lage sein, viele bewegliche Teile und herausfordernde Situationen gleichzeitig zu bewältigen. 

Wenn Sie sich für Gehaltserhöhungen und Beförderungen öffnen möchten, ist es ratsam, außergewöhnliche Verwaltungsfähigkeiten zu entwickeln.

Was sind administrative Fähigkeiten?

Verwaltungsfähigkeiten beziehen sich auf die Führung eines Unternehmens oder die Organisation eines Büros und werden für eine Vielzahl von Tätigkeiten benötigt, von Büroassistenten über Sekretärinnen bis hin zu Büroleitern. 

Notiz

Mitarbeiter in nahezu jeder Branche und jedem Unternehmen benötigen ausgeprägte Verwaltungskenntnisse. Diese Fähigkeiten sind in hohem Maße übertragbar, was bedeutet, dass dieselben Fähigkeiten, die in einem auf Immobilien spezialisierten Unternehmen eingesetzt werden, auch in einem Technologieunternehmen relevant und erforderlich sind. 

Menschen mit administrativen Fähigkeiten bieten die Unterstützung, die es Unternehmen ermöglicht, bei ihrer Kernaufgabe erfolgreich zu sein, sei es die Betreuung von Kunden oder der Verkauf von Widgets. Bei Verwaltungstätigkeiten sind technische Fähigkeiten wichtig, beispielsweise die Fähigkeit, Programme wie Microsoft Office zu verwenden. Aber auch Soft Skills wie Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sind wichtig. 

Arten von Verwaltungsfähigkeiten

Gesundheit wischen

Sehen Sie sich die folgende Liste der wichtigen Verwaltungskompetenzen an, die die meisten Arbeitgeber von Bewerbern erwarten. Es enthält auch Unterlisten verwandter Verwaltungskompetenzen.

Notiz

Entwickeln Sie diese Fähigkeiten und betonen Sie sie in Bewerbungen, Lebensläufen, Anschreiben und Vorstellungsgesprächen. Wenn Sie nachweisen, dass Sie über die spezifischen Fähigkeiten verfügen, die das Unternehmen sucht, können Sie eingestellt und befördert werden.

Kommunikation

Verbale Kommunikation

Kommunikation ist eine wichtige administrative Soft Skill. Verwaltungsmitarbeiter müssen häufig persönlich oder telefonisch mit Arbeitgebern, Mitarbeitern und Kunden interagieren. Es ist wichtig, dass sie klar und laut sprechen und dabei einen positiven Ton beibehalten.

Hören

Ein guter Kommunikator zu sein bedeutet auch, ein guter Zuhörer zu sein. Sie müssen den Fragen und Bedenken von Managern, anderen Mitarbeitern und Kunden aufmerksam zuhören.

Schriftliche Kommunikation

Auch die Fähigkeit zur schriftlichen Kommunikation ist äußerst wichtig. Die meisten Verwaltungspositionen erfordern viel Schreiben. Verwaltungsangestellte werden häufig gebeten, eine Vielzahl von Dokumenten zu verfassen, darunter Memos für ihre Arbeitgeber, Kopien für die Unternehmenswebsite oder E-Mail-Nachrichten für Mitarbeiter oder Kunden. Sie müssen in der Lage sein, klar, genau und professionell zu schreiben.

Weitere Kommunikationsaufgaben und -fähigkeiten umfassen:

  • Beantwortung von Telefongesprächen
  • Geschäftskorrespondenz
  • Kunden anrufen
  • Kundenbeziehungen
  • Kommunikation
  • Korrespondenz
  • Kundendienst
  • Kunden leiten
  • Bearbeitung
  • E-Mail
  • Einreichung
  • Begrüßung der Kunden
  • Begrüßung der Mitarbeiter
  • Begrüßung der Besucher
  • Zwischenmenschlich
  • Hören
  • Mündliche Kommunikation
  • Präsentation
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Öffentliches Reden
  • Rezeptionistin
  • Stenographie
  • Teamarbeit
  • Schreiben
  • Schriftliche Kommunikation

Technologie

Verwaltungsmitarbeiter müssen eine Vielzahl technologischer Tools bedienen, von der Microsoft Office Suite über WordPress bis hin zu Online-Terminplanungsprogrammen. Außerdem müssen sie Bürogeräte wie Faxgeräte, Scanner und Drucker nutzen und häufig auch warten.

Hier ist eine Liste weiterer technischer Kenntnisse oder Fähigkeiten, die für Verwaltungsmitarbeiter erforderlich sind:

  • Computer
  • Desktop-Publishing
  • Dokumentenmanagement
  • Faxen
  • Internet
  • Führen von Büroakten
  • Microsoft Office
  • Büroausstattung
  • Bürobedarf bestellen
  • Auftragsabwicklung
  • Ausblick
  • QuickBooks
  • Aufzeichnungen führen
  • Forschung
  • Betrieb von Büromaschinen
  • Software
  • Tabellenkalkulationen
  • Zeit und Abrechnung
  • Transkription
  • Tippen
  • Tippen aus dem Diktat
  • Vorbereitung einer Videokonferenz
  • Voicemail
  • Textverarbeitung

Organisation

Verwaltungsaufgaben aller Art erfordern ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, um viele Aufgaben zu bewältigen. Mitarbeiter der Verwaltungsunterstützung müssen verschiedene Kalender verwalten, Termine planen und dafür sorgen, dass das Büro effizient läuft. 

Für Verwaltungsaufgaben sind folgende organisatorische Fähigkeiten erforderlich:

  • Genauigkeit
  • Terminvereinbarung
  • Liebe zum Detail
  • Abrechnung
  • Buchhaltung
  • Kalender und Protokollierung
  • Geistlicher
  • Effizienz
  • Einreichung
  • Inventar
  • Juristische Vertrautheit
  • Multitasking
  • Büroverwaltung
  • Büromanagement
  • Sortieren und Zustellen von Post
  • Zeitmanagement
  • Reisearrangements

Planung

Eine weitere wichtige Verwaltungskompetenz besteht darin, Dinge im Voraus planen und terminieren zu können. Dies kann bedeuten, die Termine einer Person zu verwalten, einen Plan für den Krankheitsfall von Mitarbeitern zu erstellen oder Büroabläufe zu entwickeln. Ein Administrator muss in der Lage sein, vorauszuplanen und sich auf mögliche Büroprobleme vorzubereiten.

Hier sind weitere planungsbezogene Fähigkeiten aufgeführt, die für Verwaltungsaufgaben erforderlich sind:

  • Analytisch
  • Kommunizieren
  • Bewerten
  • Veranstaltungskoordination
  • Zielsetzung
  • Maßnahmen umsetzen
  • Termine vereinbaren
  • Besprechungsplanung
  • Überwachungsaktionen
  • Organisiert
  • Vorhersagen
  • Priorisieren

Problemlösung 

Fähigkeiten zur Problemlösung und zum kritischen Denken sind für jede Verwaltungsposition wichtig. Administratoren sind oft die Ansprechpartner, die Mitarbeiter und Kunden bei Fragen oder Problemen um Hilfe bitten. Sie müssen in der Lage sein, eine Vielzahl von Problemen zu hören und sie mit kritischem Denken zu lösen.

Hier sind die Fähigkeiten zur Problemlösung und zum kritischen Denken erforderlich:

  • Durchsetzungsfähig
  • Kundenbeziehungen
  • Kollaborativ
  • Kritisches Denken
  • Entscheidungsfindung
  • Mitarbeiterbeziehungen
  • Zielorientiert
  • Umsetzung
  • Problemlösung
  • Mediation
  • Bürokoordination
  • Forschung
  • Überwachung
  • Teamarbeit
  • Ausbildung
  • Fehlerbehebung

Mehr administrative Fähigkeiten

Hier finden Sie zusätzliche Verwaltungskenntnisse für Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungen und Vorstellungsgespräche. Die erforderlichen Fähigkeiten variieren je nach Job, für den Sie sich bewerben. Sehen Sie sich daher auch unsere Liste der Fähigkeiten an, die nach Job und Art der Fähigkeiten aufgeführt sind.

  • Dynamisch
  • Handhabung der Ausrüstung
  • Einreichung
  • Flexibilität
  • Behalten Sie den Fokus
  • Organisatorisch
  • Geduldig
  • Angenehm
  • Professionalität
  • Einfallsreichtum
  • Selbstmotivation
  • Strategische Planung
  • Ergreifen Sie die Initiative
  • Schriftliche Kommunikation

Sehen Sie sich Beispiele für Lebensläufe und Anschreiben an

Sehen Sie sich Beispiele für einen Lebenslauf und ein Anschreiben für eine Verwaltungsposition an.

  • Anschreiben des Verwaltungsassistenten
  • Lebenslauf eines Verwaltungsassistenten

So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

Fügen Sie Ihrem Lebenslauf relevante Fähigkeiten hinzu: Nehmen Sie in Ihrem Lebenslauf die Begriffe auf, die am engsten mit der Stelle zu tun haben, insbesondere in der Beschreibung Ihres beruflichen Werdegangs.

Heben Sie Ihre Fähigkeiten in Ihrem Anschreiben hervor: Integrieren Sie Ihre administrativen Fähigkeiten in Ihr Anschreiben. Beziehen Sie ein oder zwei Fähigkeiten mit ein und geben Sie konkrete Beispiele dafür, wie Sie diese Eigenschaften bei der Arbeit unter Beweis gestellt haben.

VERWENDEN SIE FACHWÖRTER WÄHREND DES VORSTELLUNGSGESPRÄCHS: Sie können diese Wörter auch in Ihren Vorstellungsgesprächen verwenden. Seien Sie darauf vorbereitet, bei der Beantwortung von Verwaltungsfragen in Vorstellungsgesprächen Beispiele dafür zu nennen, wie Sie jede dieser Fähigkeiten genutzt haben.