Wenn Sie ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem für Ihr Unternehmen einrichten, besteht eine Ihrer ersten Aufgaben darin, zu bestimmen, wie oft die Mitarbeiter bezahlt werden. Sie können unterschiedliche Klassifizierungen von Mitarbeitern verwenden (z. B. Angestellte vs. Stundenlohnarbeiter), und jede hat ihre eigenen Regeln. Stellen Sie in erster Linie sicher, dass alle Mitarbeiter des gleichen Typs auf die gleiche Weise bezahlt werden.
Ein gutes Verständnis der Gehaltsperioden ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ordnungsgemäß bezahlt werden, und um den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens sicherzustellen. Hier behandeln wir die Grundlagen von Lohnperioden, die Funktionsweise verschiedener Arten und den Umgang mit potenziellen Hürden bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Zahlungsperiode?
Eine Lohnperiode ist ein wiederkehrender Zeitraum, über den die Arbeitszeit des Mitarbeiters erfasst und bezahlt wird. Beispiele für Zahlungsperioden sind wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich.
- Wöchentlich:Eine wöchentliche Gehaltsperiode führt zu 52 Gehaltsschecks pro Jahr. Stundenarbeiter werden oft wöchentlich bezahlt. Manchmal erhalten diese Mitarbeiter eine Woche im Nachhinein bezahlt. Das bedeutet, dass sie ihre Stundenzettel am Ende einer Woche erfassen und abgeben und eine Woche später für diese Zeit bezahlt werden. Das gibt dem Lohn- und Gehaltsabrechnungssachbearbeiter Zeit, das Gehalt dieser Mitarbeiter zu berechnen.
- Zweiwöchentlich:Eine zweiwöchentliche (alle zwei Wochen) Lohnperiode führt zu 26 Gehaltsschecks pro Jahr. Einige auf Stundenbasis beschäftigte Arbeitnehmer werden zweiwöchentlich bezahlt, ebenso einige Angestellte.
- Halbmonatlich:Eine halbmonatliche (zweimal monatliche) Lohnperiode führt zu 24 Gehaltsschecks pro Jahr. Angestellte werden in der Regel halbmonatlich bezahlt.
- Monatlich:Eine monatliche Gehaltsperiode führt zu 12 Gehaltsschecks pro Jahr. Fast alle monatlichen Lohnperioden gelten für Angestellte.
Notiz
Da der Zeitraum eines Jahres nicht genau eine festgelegte Anzahl von Wochen umfasst, kann ein zweiwöchentliches Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu einer zusätzlichen Lohnperiode führen, was zu einer Überbezahlung der Mitarbeiter führen kann.
Bruttolohn
Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ist es wichtig, ihren Lohnzeitraum zu verstehen, wenn sie den Gesamtbruttolohn für ein Jahr schätzen oder berechnen, da dieser in Steuererklärungen, Abzüge und Verdiensterwartungen im Allgemeinen einfließt.
Für Angestellte ist der Jahresbruttolohn lediglich ihr Gehalt; Der monatliche Bruttolohn ist das Gehalt dividiert durch 12. Für Mitarbeiter, die einen Stundenlohn beziehen, wird der Bruttolohn berechnet, indem die Anzahl der Arbeitsstunden mit ihrem Stundenlohn multipliziert wird (zuzüglich etwaiger Anpassungen für Überstunden).Der Unterschied wird deutlich, wenn man bedenkt, dass der Bruttolohn eines Angestellten von einer Lohnperiode zur nächsten gleich bleibt, während die Gehaltsschecks für einen auf Stundenbasis beschäftigten Arbeitnehmer in verschiedenen Lohnperioden sehr unterschiedlich sein können.
Schaltjahre
Abhängig davon, wie der Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingerichtet hat und wann die letzte Lohnperiode fällt, gibt es in manchen Jahren eine zusätzliche Lohnperiode. Dies wird als „Lohnperioden-Schaltjahr“ bezeichnet, ein Phänomen, das nur Angestellte betrifft, die zweiwöchentlich bezahlt werden, was zu einer 27. Lohnperiode im Jahr führt.
Es gibt Möglichkeiten, mit dieser Zuzahlungsperiode umzugehen. Wenn Sie das Problem vorhersehen und angemessen kündigen können, können Sie das Jahresgehalt eines Mitarbeiters durch 27 statt 26 oder durch 53 Wochen statt 52 teilen. Wenn Sie es nicht rechtzeitig erkennen, müssen Sie möglicherweise im Nachhinein einige Anpassungen vornehmen. Manche Arbeitgeber erlauben einfach den Zuschlagszeitraum und übernehmen den Verlust in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Angestellte
Angestellte werden auf der Grundlage eines Jahresbetrags entlohnt, der durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr geteilt wird. Wenn Ihre Angestellten also monatlich bezahlt werden, wird das Jahresgehalt jedes Angestellten durch 12 geteilt. Einige Angestellte erhalten ihr Gehalt alle zwei Wochen, andere alle zwei Wochen. Der Zeitpunkt der Auszahlungsperiode ist in der Regel kein Problem, solange der Arbeitnehmer den vollen Betrag seines Jahresgehalts erhält.
Im Laufe der Zeit
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Anspruch auf Überstunden haben, benötigen Sie eine Möglichkeit, die Überstundenvergütung zu verfolgen und zu berechnen. Arbeitsrechtliche Vorschriften verlangen, dass die Überstundenvergütung einen bestimmten Schwellenwert erreicht und auf denselben Lohnzeitraum angewendet wird, in dem sie verdient wird.
Notiz
Die Bezahlung von Überstunden wird vom US-Arbeitsministerium stark reguliert. Bevor Sie also Abkürzungen nehmen oder Löhne verschieben, sollten Sie sich unbedingt bei der Personalabteilung über die Rechtmäßigkeit von Gehaltsanpassungen erkundigen.
Die meisten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware und Lohnabrechnungsdienste verfügen über eine einfache Möglichkeit, den regulären Lohn und die Überstunden zu berechnen.
Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung manuell durchführen, können Sie möglicherweise die Auszahlung der Überstunden auf die nächste Lohnperiode verschieben, allerdings nur, um zusätzliche Zeit für Berechnungen und Buchhaltung zu gewinnen – und nicht, um die Überstundenvergütung auf eine andere Periode anzuwenden, in der sie verdient wurde.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste
Die Bezahlung der Mitarbeiter ist teuer. Die Durchführung von Gehaltsberechnungen nimmt Zeit in Anspruch (die kompensiert werden muss), selbst mit einer Gehaltsabrechnungssoftware oder einem Online-Gehaltsabrechnungssystem. Diese Online-Systeme berechnen pro Gehaltsscheck, und ein Lohnabrechnungsdienst berechnet auch pro Transaktion.
Bei der Entscheidung, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, sollten Sie einige Faktoren berücksichtigen. Die Entscheidung für kürzere Lohnperioden (und damit häufigere Zahlungen) wird Ihren Mitarbeitern wahrscheinlich gefallen, aber häufigere Zahlungen bedeuten, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung teurer wird, was die Budgetierung erschweren kann.
Die meisten Arbeitgeber entlohnen Angestellte auf Monats- oder Halbmonatsbasis und Stundenarbeiter auf wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Basis.
Arbeitsgesetze
Bei der Festlegung der Zahlungsfristen spielen Bundes- und Landesgesetze eine Rolle. Obwohl der IRS die Häufigkeit der Zahlungsperioden nicht regelt, ist dies in den meisten Staaten der Fall. In Kalifornien beispielsweise wird die Häufigkeit der Mitarbeitervergütung nach dem Kalenderdatum geregelt, wobei für verschiedene Branchen unterschiedliche Regeln gelten.Einige Bundesstaaten erlassen spezielle Bestimmungen zum Schutz bestimmter Arten von Arbeitnehmern, beispielsweise in Rhode Island, wo Kinderbetreuer selbst entscheiden können, wie oft sie bezahlt werden.
Erkundigen Sie sich beim Arbeitsministerium Ihres Bundesstaates nach Informationen zu den Lohnbestimmungen an Ihrem Standort.
Das Fazit
Um größere finanzielle Entscheidungen zu treffen, ist es von grundlegender Bedeutung, die Unterschiede zwischen den Zahlungsperioden zu verstehen und zu verstehen, wie diese zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Die gute Nachricht ist, dass die Gehaltsabrechnung, sobald Sie sich für eine Methode entschieden und begonnen haben, damit zu arbeiten, nicht mehr so schwierig ist und viele Ressourcen zur Verfügung stehen, um alle auftretenden Probleme zu lösen.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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