So verarbeiten Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Schlüsselaufgabe für Ihr Unternehmen, wenn Sie Mitarbeiter haben. Es ist wichtig, es richtig zu machen, denn Sie müssen sicherstellen, dass die Zahlungsbeträge für die Mitarbeiter korrekt sind und die Lohnsteuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen berechnet, gemeldet und an das IRS und die Bundesstaaten abgeführt werden.

Sofern Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht manuell erledigen möchten, haben Sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zwei Möglichkeiten:

• Nutzung einer Lohnbuchhaltungssoftware oder eines Onlinedienstes
• Beauftragung eines Buchhalters oder Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleisters

In jedem Fall müssen Sie die Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung kennen, damit Sie Optionen und Fristen besprechen und die Originalinformationen eingeben können.

In diesem Artikel wird der Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern sowie die Erhebung, Meldung und Zahlung der Lohnsteuer für diese Mitarbeiter detailliert beschrieben. Es umfasst jedoch nicht den Prozess der Bezahlung von Nichtangestellten, einschließlich unabhängiger Auftragnehmer.

Was beinhaltet die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, oft auch „Gehaltsabrechnung“ genannt, umfasst:

• Entscheiden, wie viel und wie oft und auf welche Weise (Angelt oder stündlich) den Mitarbeitern gezahlt wird.
• Zurückhalten von Informationen von Mitarbeitern bei der Einstellung
• Berechnung der Gehaltsbeträge, einschließlich der Einbehaltung von Lohnsteuern und Abzügen
• Gehaltsschecks schreiben
• Meldung von Zahlungen und Lohnsteuerinformationen an das IRS und die Bundesstaaten
• Zahlen Sie diese Lohnsteuern, wenn sie fällig sind

Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch der Umgang mit dem IRS für Bundesarbeitssteuern und der Steuerbehörde Ihres Staates für staatliche Steuern.

Bevor Sie mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnen 

Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie als Arbeitgeber Formulare ausfüllen. Für jeden neuen Mitarbeiter müssen neue Einstellungsformulare unterschrieben und in einer bestimmten Datei abgelegt werden. Das wichtigste Formular ist das W-4-Formular des Arbeitnehmers zur Einbehaltung von Bundeseinkommenssteuern

Um Ihnen bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung zu helfen, finden Sie hier eine Checkliste mit Aufgaben, die erledigt werden müssen, und Entscheidungen, die hinsichtlich der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter getroffen werden müssen. 

Melden Sie sich bei Steuerbehörden an

Sie müssen sich beim IRS anmelden, bevor Sie Mitarbeiter einstellen und mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnen. Wenn Ihr Staat Einkommensteuerzahlungen verlangt (neun Staaten tun dies nicht), müssen Sie sich ebenfalls an ihn wenden.

• Erhalten Sie eine Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) vom IRS, indem Sie sich online bewerben.
• Wenden Sie sich an die Steuerbehörde Ihres Staates, um mehr über deren Steuerregistrierungsverfahren zu erfahren.

Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt am Ende jedes Lohn- und Gehaltsabrechnungszeitraums (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich). 

Bereiten Sie den Gehaltsscheck jedes Mitarbeiters vor

Ihre erste Aufgabe besteht darin, für jeden Mitarbeiter einen Gehaltsscheck vorzubereiten. Dazu müssen Sie den Bruttolohn des Arbeitnehmers berechnen, je nachdem, ob diese Person im Lohn- oder Gehaltsverhältnis steht. Der Bruttolohn ist der Lohn, den der Arbeitnehmer vor etwaigen Steuereinbehalten oder -abzügen erhält.

• Bei Stundenarbeitern ist es der Lohnsatz des Arbeitnehmers multipliziert mit den geleisteten Arbeitsstunden.
• Bei Angestellten handelt es sich in der Regel um das Jahresgehalt des Arbeitnehmers geteilt durch die Anzahl der Lohnperioden in einem Jahr.

Subtrahieren Sie Beträge für:

• Bundeseinkommensteuer (basierend auf dem W-4 des Mitarbeiters) und Steuertabellen
• Staatliche Einkommenssteuer (falls vorhanden)
• FICA-Steuern für Sozialversicherung und Medicare (unten erläutert)
• Sonstige Abzüge für Arbeitnehmerbeiträge für Krankenversicherungen, Altersvorsorgepläne und andere freiwillige Abzüge

Das Ergebnis ist der Nettolohn des Arbeitnehmers, also die Höhe seines Gehaltsschecks.

Nachdem Sie die Gehaltsschecks vorbereitet haben

Nachdem Sie die Gehaltsabrechnungen durchgeführt und für jeden Mitarbeiter einen Gehaltsscheck erstellt haben, müssen Sie noch einige andere Aufgaben erledigen, bevor der Gehaltsabrechnungsprozess für diesen Lohnzeitraum abgeschlossen ist.

Berechnen Sie den Betrag, den Sie sowohl für den Arbeitgeber- als auch für den Arbeitnehmeranteil der FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) schulden, und legen Sie einen Betrag zurück, der sowohl dem Arbeitnehmer- als auch dem Arbeitgeberanteil dieser Steuern entspricht und später durch Lohnsteuereinzahlungen gezahlt wird. 

Die FICA-Steuern werden mit 15,3 % des Bruttolohns des Arbeitnehmers berechnet (12,4 % für die Sozialversicherung und 2,9 % für Medicare). Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils 7,65 % (6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare). Die 7,65 % des Arbeitnehmers sind der Betrag, den Sie von seinem Gehaltsscheck einbehalten müssen. Die 7,65 % des Arbeitgebers sind der Betrag, den Sie in Ihrem Buchhaltungssystem zurückstellen und an den IRS zahlen müssen.

Die FICA-Berechnung berücksichtigt außerdem zwei Sondersituationen:

• Der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungssteuer ist jedes Jahr auf einen Höchstbetrag begrenzt, Sie müssen also aufhören, den Arbeitnehmeranteil dieser Steuer bei diesem Betrag einzubehalten.
• Arbeitnehmer mit höherem Einkommen müssen für dieses Jahr eine zusätzliche Medicare-Steuer in Höhe von 0,9 % zahlen, beginnend, wenn ihr Jahreseinkommen 200.000 US-Dollar erreicht.

Keine dieser Situationen wirkt sich auf Ihre Zahlung der FICA-Steuern als Arbeitgeber aus.

Anschließend addieren Sie alle Quellensteuern für alle Arbeitnehmer sowie Ihren Arbeitgeberanteil und alle Abzüge und legen den Gesamtbetrag für die spätere Zahlung beiseite.

Lohnsteuerzahlungen vornehmen

Abhängig vom Umfang Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Sie regelmäßig Lohnsteuerzahlungen an den IRS und an staatliche Steuerbehörden leisten. Für die Bundeslohnsteuer müssen Sie halbwöchentlich oder monatlich Zahlungen leisten für:

• Die Beträge, die Sie von den Arbeitnehmerbeiträgen für Bundes- und Landeseinkommenssteuern einbehalten haben
• Die Beträge, die Sie vom Arbeitnehmerlohn für Sozialversicherung und Medicare abgezogen haben
• Die Beträge, die Sie als Arbeitgeber für Sozialversicherung und Medicare schulden.

Sie müssen Ihre Lohnsteuerzahlungen über das elektronische Einreichungssystem des IRS (EFTPS) leisten.

Sonstige Lohnsteuereinlagen

Zusätzlich zu den bundesstaatlichen Quellensteuer- und Sozialversicherungs-/Medicare-Abzugszahlungen müssen Sie:

• Machen Sie vierteljährlich Zahlungen für die Bundesarbeitslosensteuer.
• Nehmen Sie zusätzlich zu den Bundeslohnsteuereinzahlungen auch Lohnsteuereinzahlungen in Ihrem Bundesstaat und möglicherweise in Ihrer Gemeinde vor.

Lohnsteuermeldung

Unternehmen sind zudem verpflichtet, regelmäßig Lohnsteuermeldungen einzureichen. Sie müssen:

• Reichen Sie beim IRS einen vierteljährlichen Bericht auf Formular 941 ein, aus dem die Höhe Ihrer Lohnsteuerschuld und die Beträge hervorgehen, die Sie im vorangegangenen Quartal für diese Schuld gezahlt haben.
• Senden Sie eine Jährlicher Arbeitslosensteuerbericht auf Formular 944 an das IRS, aus dem die Höhe Ihrer Arbeitslosensteuerschuld und die Beträge hervorgeht, die Sie für diese Schuld gezahlt haben.
• Reichen Sie andere staatliche Arbeitslosen- und Arbeitnehmerentschädigungsberichte ein.