So überstehen Sie eine IRS-Prüfung Ihres Unternehmens

Der Internal Revenue Service (IRS) führt Steuerprüfungen bei Unternehmen und Einzelpersonen durch, um die Richtigkeit der Steuererklärung – insbesondere der Bruttoeinkommensquellen – zu prüfen und allgemein sicherzustellen, dass die Person die Steuergesetze einhält.

Eine Steuerprüfung kann ein beängstigender Prozess sein, aber es ist einfacher zu überleben, wenn Sie die Informationen zur Hand haben. Dieser Artikel führt Sie durch eine IRS-Prüfung und zeigt Ihnen, dass es sich um einen recht einfachen Prozess handelt und dass Sie am Ende heil davonkommen können.

Warum prüft der IRS mein Unternehmen?

Das IRS gibt an, dass es hart daran arbeitet, sicherzustellen, dass der Prüfungsauswahlprozess fair und unparteiisch ist und dabei die Finanzinformationen verwendet, die in einer bestimmten Steuererklärung enthalten sind oder nicht. Die Agentur möchte außerdem sicherstellen, dass die Prüfungen auf alle Einkommenskategorien verteilt sind.

Zur Auswahl von Steuererklärungen für die Prüfung werden verschiedene Methoden verwendet, darunter:

• Zufallsstichprobe: Verwendung einer statistischen Formel, die Renditen mit ähnlichen Renditen vergleicht.
• Verwandte Prüfungen: Betrachtung einer Steuererklärung, die Probleme oder Transaktionen mit anderen Steuerzahlern beinhaltet. 

Auslöserfaktoren für Steuerprüfungen

Hier sind einige spezifische Bereiche in Steuererklärungen, die eine Prüfung auslösen können:

• Nicht gemeldetes 1099 Einkommen
• Nicht gemeldete Unterhalts- oder Vermögensabfindungen
• Bestimmte geschäftliche Abzüge wie der Home-Office-Abzug sowie Pkw- und Lkw-, Verpflegungs- und Reisekosten
• Hobbyverluste und Mietverluste

Wie funktionieren IRS-Prüfungen?

Eine Steuerprüfung beginnt mit einem Schreiben des IRS, niemals per Telefon oder E-Mail. Hier finden Sie eine Übersicht über den Vorgang.

Arten von IRS-Prüfungen

Der IRS kann beschließen, Ihr Unternehmen auf eine von drei Arten zu prüfen:

1. Per Post
2. Durch Büroprüfung, bei der Sie zu einem IRS-Standort kommen müssen
3. Durch Vor-Ort-Prüfung, bei der ein IRS-Agent zu Ihrem Standort kommt, um die Prüfung durchzuführen.

Allgemeiner Prüfungsprozess

Der Prozess für eine IRS-Steuerprüfung ist für alle Arten von Prüfungen recht einfach:

• Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail
• Sie sammeln die angeforderten Informationen und reichen sie frist- oder termingerecht ein
• Der IRS prüft Ihre Antwort und erlässt eine Entscheidung

Abhängig von den Einzelheiten der finanziellen Situation Ihres Unternehmens kann der Prozess natürlich noch mehr umfassen.  

Am Ende der Prüfung kann Ihnen der IRS eine von drei Feststellungen treffen:

• Aus der Prüfung ergeben sich keine Änderungen
• Der IRS schlägt Änderungen an Ihrer Steuererklärung vor und Sie stimmen zu
• Der IRS schlägt Änderungen an Ihrer Steuererklärung vor und Sie sind damit nicht einverstanden

Erforderliche Dokumente und Aufzeichnungen

Das erste Schreiben des IRS enthält eine Liste der Dokumente und Aufzeichnungen, die Sie einreichen müssen, um die Einkünfte, Gutschriften oder Abzüge zu belegen, die Sie in Ihrer Steuererklärung geltend gemacht haben. Außerdem erfahren Sie, wie Sie diese Informationen je nach Art (per Post oder persönlich) vorlegen.

Möglicherweise müssen Sie Folgendes angeben:

• Quittungen für Ihre Zahlungen an andere und für Beträge, die Ihr Unternehmen erhalten hat
• Rechnungen
• Stornierte Schecks
• Rechtsdokumente (wie Sorgerechtspapiere, Immobilienkäufe oder Ergebnisse von Gerichtsverfahren)
• Kreditverträge
• Protokolle oder Tagebücher (um beispielsweise Daten, Orte und Zweck von Geschäftsreisen anzuzeigen)
• Medizinische oder zahnärztliche Unterlagen
• Dokumente für Diebstahl oder Verlust (einschließlich Katastrophen)
• Arbeitsunterlagen (z. B. Formulare zur Dokumentation Ihres Einkommens)
• Zeitplan K-1 für Aktionäre und Partner

Einspruch gegen eine IRS-Prüfungsentscheidung einlegen

Wenn Sie die IRS-Entscheidung am Ende der Prüfung nicht akzeptieren, haben Sie das Recht, Berufung einzulegen. Es gibt mehrere mögliche Verfahren, wie z. B. einen formellen Protest, ein Kleinverfahren oder eine Mediation.

Formeller Protest

Sie können einen formellen Protest einreichen und eine Berufungskonferenz beantragen. Dies ist die typische Art des Berufungsverfahrens, wenn Sie sich nicht für eine andere Art qualifizieren oder diese nicht beantragen. Auf der Konferenz können Sie sich selbst vertreten oder eine zur Ausübung der Tätigkeit bevollmächtigte Person beauftragen, bevor Sie Berufung einlegen, oder mit Ihnen kommen.

Kleiner Fallprozess

Bei der anderen Art der Berufung handelt es sich um ein Verfahren zur Beantragung zusätzlicher Steuern und Strafen in Höhe von 25.000 US-Dollar oder weniger in kleinen Fällen. Der IRS muss der Teilnahme an dem Prozess zustimmen. Ihre Berufung muss innerhalb einer bestimmten Frist eingereicht werden, in der Regel 30 Tage nach Erhalt des IRS-Entscheidungsschreibens.

Mediation

Sie können eine Berufungsschlichtung beantragen, ein freiwilliges Verfahren, dem beide Parteien zustimmen müssen. Keine der Parteien kann gezwungen werden, das Ergebnis zu akzeptieren, wenn sie nicht einverstanden sind. Dieser Prozess funktioniert am besten, wenn nur ein paar Themen besprochen werden müssen.

Das IRS verfügt über eine Veröffentlichung mit Einzelheiten zu Ihren Rechten auf Berufung und zur Vorbereitung eines Protests.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wer kann mich bei der Berufungskonferenz vertreten?

Sie können sich bei der Prüfung von jemandem vertreten lassen oder jemanden mitnehmen, aber nur, wenn diese Person vom IRS für Ihre Vertretung qualifiziert ist. Wirtschaftsprüfer (CPAs), Rechtsanwälte und zugelassene Vertreter haben uneingeschränkte Vertretungsrechte. Andere Arten von Vorbereiteten, die nicht zu einer dieser Kategorien gehören, haben möglicherweise eingeschränkte Vertretungsrechte. Einige können einen Mandanten bei einer Prüfung vertreten, wenn sie die Steuererklärung der Person erstellt und unterschrieben haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie im IRS-Verzeichnis der Bundessteuererklärungsersteller mit Referenzen und ausgewählten Qualifikationen nachsehen.

Mein Privatunternehmen wird geprüft. Was soll ich tun?

Prüfungen von Privatunternehmen erfordern einen zusätzlichen Faktor, da Sie einen Teil Ihres persönlichen Bereichs für geschäftliche Zwecke nutzen. Der IRS kommt möglicherweise zu Ihnen nach Hause, um den Platz zu bewerten, den Sie für die Geltendmachung eines Heimgeschäftsabzugs genutzt haben. Ihr Zuhause muss Ihr Hauptgeschäftssitz sein und der vorgesehene Raum muss sowohl regelmäßig als auch ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden.Seien Sie darauf vorbereitet, sowohl Ihre regelmäßige und ausschließliche Nutzung des Raums als auch alle von Ihnen für diesen Raum geltend gemachten Hauskosten nachzuweisen.

Wie weit zurück kann der IRS mein Unternehmen prüfen?

Sie müssen Steuerunterlagen so lange aufbewahren, wie der IRS die „Verjährungsfrist“ nennt, einschließlich der Zeit, in der Ihre Steuererklärung geprüft und zusätzliche Steuern festgesetzt werden können. Bei den meisten Prüfungen handelt es sich um Steuererklärungen, die innerhalb der letzten zwei Jahre eingereicht wurden. Die Prüfung einer Steuererklärung kann jedoch auch noch weiter zurückreichen (in der Regel nicht länger als sechs Jahre), wenn wesentliche Probleme vorliegen.