Was Bargeldunternehmen tun können, um eine IRS-Steuerprüfung zu vermeiden

ByDr. J. K. Hartmann

Bargeldunternehmen (die überwiegend Bargeld akzeptieren, wie Restaurants, Flohmarktverkäufer, Schönheitssalons und viele andere) werden mit größerer Wahrscheinlichkeit vom Internal Revenue Service (IRS) geprüft und haben bei der Prüfung ein besonderes Problem, da es schwierig ist, in bar erhaltene Einkünfte zu überprüfen.

Man nennt es Steuerlücke, den Geldbetrag, der in der US-Wirtschaft ausgegeben wird und nicht an die Steuerbehörde IRS gemeldet wird. Die geschätzte durchschnittliche jährliche Bruttosteuerlücke betrug in den Jahren 2011 bis 2013 (die letzten untersuchten Jahre) 441 Milliarden US-Dollar. Dies sind entgangene Einnahmen für die US-Regierung.

In diesem Artikel wird untersucht, wie der IRS bei der Prüfung von Bargeldgeschäften vorgeht.

Wichtige Erkenntnisse

  • Der IRS untersucht Bargeldgeschäfte genau, da sie das Potenzial haben, Einnahmen zu verbergen.
  • Cash-Unternehmen verfügen oft nicht über viele Aufzeichnungen, daher muss der IRS die Eigentümer eingehend zu ihren Buchhaltungs-, Cash-Management- und Bankprozessen befragen.
  • Der beste Weg, eine Prüfung Ihres Bargeldgeschäfts zu vermeiden, besteht darin, mit der Einführung eines Buchhaltungssystems zu beginnen, das so viel wie möglich schriftlich festhält.

Was sind potenzielle Audit-Auslöser?

Der IRS interessiert sich für Cash-Unternehmen, die den Großteil ihrer Einkünfte in bar erzielen, da sie möglicherweise die Möglichkeit haben, diese Einkünfte zu niedrig anzugeben. In den IRS-Prüfungsrichtlinien geht es um Bargeldgeschäfte, die in der Regel zu niedrige Einnahmen melden, darunter Gebrauchtwagenverkäufe, Kinderbetreuung, Hausreinigung, Tierbetreuung, Handwerksbetriebe und Bauarbeiter. Das IRS verfügt außerdem über spezielle Prüfungstechniken für Kautionsagenten, Schönheitssalons, Autowaschanlagen, münzbetriebene Vergnügungsparks, Convenience-Stores, Mini-Marts, Bodegas und Waschsalons.

Notiz

Die Aufgabe eines IRS-Prüfers besteht darin, die Richtigkeit der Steuererklärung eines Steuerzahlers und insbesondere seiner Einkommensquellen zu prüfen. Der IRS betrachtet das gesamte finanzielle Leben eines Geschäftsinhabers, nicht nur die Unternehmensfinanzen, da Bargeld problemlos vom Unternehmen auf Privatkonten übertragen werden kann.

Tipps für Cash-Business-Audits

Dokumentieren Sie Bargeldtransaktionen

Überlegen Sie genau, wie Sie Fragen wie diese bei einem Audit beantworten würden:

  • Wie wird in Ihrem Unternehmen mit eingehendem Bargeld umgegangen, vom Zeitpunkt des Eingangs bis zur Erfassung (sofern vorhanden)?
  • Woher haben Sie das Geld für die neue Ausrüstung, wenn Sie keine Verkäufe hatten?
  • Wie erfolgen Barzahlungen? Woher kommt das Geld, um diese Zahlungen zu leisten?
  • Wo wird der Bargeldbestand aufbewahrt und wer hat Zugriff darauf?
  • Verwendet Ihr Unternehmen Kassenbelege für kleine Einkäufe?
  • Befindet sich Ihr Zuhause in einer hochwertigen Gegend, die nicht im Verhältnis zum gemeldeten Einkommen steht?
  • Reicht das Einkommen, um eine Familie zu ernähren?

Das IRS ist auch auf der Suche nach digitalem Bargeld (E-Geld, elektronisches Bargeld, Kryptowährung und Dienste wie PayPal und Electronic Funds Transfer). Diese Art von Online-Transaktionen könnten für Geldwäsche und andere illegale Aktivitäten genutzt werden.

Halten Sie geschäftliche und persönliche Gelder getrennt

Ein großes Problem, auf das Wirtschaftsprüfer häufig stoßen, ist die Kombination von Geschäfts- und Privatkonten. Manche Unternehmer nutzen zunächst ihr privates Girokonto, weil sie für ein Geschäftskonto keine Bankgebühren zahlen möchten. Das ist eine schlechte Angewohnheit.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie ein separates Geschäftskonto ein. Erfassen Sie dann geschäftliche und persönliche Transaktionen auf den richtigen Konten.

Hier ein Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen ein Einzelunternehmen ist, verwenden Sie Anhang C, um Ihr steuerpflichtiges Geschäftseinkommen zu melden, das Sie dann in Ihre persönliche Steuererklärung aufnehmen würden. Wenn Sie Ihre Steuererklärung erstellt haben, lassen Sie Ihren Steuerberater die Kosten für die Erstellung von Anhang C von den Kosten für die Erstellung der restlichen Steuererklärung trennen. Bezahlen Sie dann den geschäftlichen Teil mit einem Geschäftsscheck und den persönlichen Teil mit einem Privatscheck.

Hier sind weitere Möglichkeiten, Ihr Bargeldgeschäft von Ihren persönlichen Finanztransaktionen zu trennen:

  • Besorgen Sie sich eine Geschäftskreditkarte.
  • Beantragen Sie bei Anbietern und Lieferanten Handelskreditkonditionen.
  • Besorgen Sie sich eine Arbeitgeber-ID-Nummer (eine Gewerbesteuer-Identifikationsnummer) und verwenden Sie diese für Bankgeschäfte, Kredite und andere Geschäftstransaktionen.
  • Verwenden Sie ein Softwaresystem für die Unternehmensbuchhaltung, um die Erfassung persönlicher Transaktionen zu erschweren (die Kategorien sind unterschiedlich).

Vergleichen Sie Ihr Unternehmen mit Branchenstandards

Eine Möglichkeit, eine Prüfung zu vermeiden, besteht darin, nachzuweisen, dass die Finanzinformationen Ihres Unternehmens mit denen anderer Unternehmen Ihrer Art übereinstimmen, und ein einheitliches Einkommensmuster vorzuweisen. Vergleiche mit Branchen-Benchmarks, auch Kennzahlenanalysen genannt, sind äußerst wichtig für die Beurteilung der Angemessenheit in einem bargeldintensiven Unternehmen.

Das IRS verwendet verschiedene Arten der Analyse, darunter:

  • Vergleichende Analyse bestimmter Ausgaben innerhalb eines bestimmten Steuerjahres im Verhältnis zu den Bruttoeinnahmen des Unternehmens (Sie sollte über die Jahre hinweg eine gewisse Konsistenz aufweisen.)
  • Analyse von Bankkonten, Suche nach Mustern, steuerfreien Einlagen und Bargeldtransaktionen
  • Eine Branchenanalyse um zu zeigen, wie Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen abschneidet und wie Ihr Unternehmen im Vergleich zur gesamten Branche abschneidet (Bizstats.com ist ein kostenloser Dienst, mit dem Sie vergleichende Finanzdaten für Ihre Branche finden können.)

Andere Möglichkeiten, wie der IRS verstecktes Geld findet

Der IRS-Leitfaden für Steuerprüfer enthält einige Möglichkeiten, wie IRS-Prüfer verstecktes Bargeld finden können: 

  • Befragen Sie unzufriedene Mitarbeiter oder Ehepartner in einem Scheidungsverfahren
  • Auffinden versteckter Transaktionen mit Familie und Freunden, wie kostenlose oder niedrige Miete oder Zahlung anderer persönlicher Ausgaben und Verlust von Inventar, das Einzelpersonen geschenkt wird
  • Abhebungen vom Geschäftsbankkonto oder Einkäufe, die den Nettogewinn des Unternehmens übersteigen
  • Käufe, die Verkäufe verraten. Zum Beispiel der Abschluss einer Kfz-Versicherung oder Zulassungspunkte für den Kauf eines Autos (mit Bargeld?)

Vorbereitung auf eine Steuerprüfung

Auch wenn Sie es vielleicht nicht ganz vermeiden können, Ihr Unternehmen vom IRS prüfen zu lassen, gibt es einige Dinge, die Sie zur Vorbereitung tun können.

  • Sammeln Sie so viele Aufzeichnungen wie möglich, um Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, einschließlich Bank- und Kreditkartenabrechnungen, Gehaltsabrechnungen und Aufzeichnungen über Einkäufe.
  • Wird für Kunden verwendet, um Zahlungen anzuzeigen.
  • Erhalten Sie von Händlern, Lieferanten und anderen Belege für steuerlich absetzbare Ausgaben wie Versicherungen, Miet- oder Hypothekenzahlungen, Nebenkosten usw.
  • Wenn Sie kein Softwareprogramm für die Unternehmensbuchhaltung haben, sollten Sie darüber nachdenken, sich eines anzuschaffen und damit alles aufzuzeichnen.
  • Alle Verträge oder Vereinbarungen sollten schriftlich erfolgen. Wenn Sie beispielsweise einen unabhängigen Auftragnehmer mit der Arbeit an Ihrer Website beauftragen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Vertrag abschließen.
  • Sammeln Sie etwaige Reiseprotokolle oder Tagebücher für Geschäftsreisen, um zumindest einen Teil dieser Ausgaben zu rekonstruieren.

Das IRS verfügt über eine Liste der Arten von Aufzeichnungen, die Steuerprüfer möglicherweise anfordern. Wenn Sie noch nicht geprüft wurden, ist es jetzt an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie an diese Aufzeichnungen gelangen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Müssen große Bargeldtransaktionen dem IRS gemeldet werden?

Alle Bargeldtransaktionen von 10.000 $ oder mehr müssen dem IRS auf Formular 8300 gemeldet werden und Sie müssen allen auf diesem Formular genannten Personen eine schriftliche Erklärung zukommen lassen. Zuwiderhandlungen können sowohl zivil- als auch strafrechtliche Folgen haben.

Was passiert, wenn für mein Bargeldgeschäft keine Aufzeichnungen vorliegen?

Dies wird den IRS nicht davon abhalten, Ihr Unternehmen zu untersuchen. Die Agentur ermittelt zunächst, über welche Unterlagen Sie verfügen, und führt dann ein ausführliches Gespräch, um herauszufinden, wie Sie mit Ihren Belegen und Einkäufen umgehen. Der IRS kann auch andere Personen befragen, die sich mit Ihrem Unternehmen auskennen, etwa Buchhalter, Makler, Banken, Lieferanten und Verkäufer.

In dieser Situation ist es wichtig, mit dem Wirtschaftsprüfer so kooperativ wie möglich zu sein und ihm alles zu geben, was Sie zum Nachweis Ihrer Steuererklärungsinformationen benötigen.

Hat der IRS Strafverfolgungsbefugnisse bei Prüfungen?

Der IRS ist befugt, alle Informationen einzuholen und zu prüfen, die zur Ermittlung und Erhebung interner Einkommenssteuern erforderlich sind. Diese Befugnis umfasst die Ausstellung einer Verwaltungsvorladung an den Steuerzahler oder andere Personen, einschließlich Lieferanten, Verkäufer, professionelle Berater, Banken, Börsenmakler und Anwälte. Wenn die vorgeladene Person nicht erscheint oder der Vorladung nicht Folge leistet, kann der Prüfer die Person vor ein Bundesbezirksgericht bringen.