Rechnung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?

ByDr. J. K. Hartmann

Die Wörter „Rechnung“ und „Rechnung“ werden oft synonym verwendet, haben jedoch für Käufer und Verkäufer unterschiedliche Bedeutungen. Im Allgemeinen stellen Unternehmen ihren Kunden oder Auftraggebern Rechnungen für erbrachte Waren und Dienstleistungen aus, die von diesen als Rechnung (Kreditorenbuchhaltung) behandelt werden. Allerdings können Unternehmen ihren Kunden sowohl Rechnungen als auch Rechnungen ausstellen. In Rechnungen werden in der Regel wiederkehrende dienstleistungsbezogene Käufe erfasst, wohingegen Rechnungen für einmalige Käufe ausgestellt werden.

Wichtige Erkenntnisse

  • Ein Unternehmen sendet in der Regel eine Rechnung als Zahlungsaufforderung an einen Klienten oder Kunden, nachdem es ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert hat.
  • Wenn ein Unternehmen eine Rechnung ausstellt, hat der Kunde in der Regel eine gewisse Zeit, um den fälligen Betrag zu begleichen, wohingegen eine Rechnung eine Zahlung darstellt, die sofort fällig ist.
  • Die Begriffe „Rechnung“ und „Rechnung“ haben für Käufer und Verkäufer in derselben Transaktion unterschiedliche Bedeutungen. Wenn ein Unternehmen einem Kunden eine Rechnung schickt, behandelt der Kunde diese wie eine Rechnung.

Was ist eine Rechnung?

Bei Rechnungen handelt es sich um Geschäftsdokumente, die Unternehmen ihren Kunden ausstellen, um die Zahlung für die geleistete Arbeit anzufordern, indem sie die erbrachte Leistung darlegen und den für die Arbeit geschuldeten Geldbetrag angeben.

Normalerweise sendet ein Unternehmen eine Rechnung an einen Kunden, nachdem es ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert hat. Abhängig von den Bedingungen der Vereinbarung zwischen beiden Parteien kann eine Rechnung jedoch nach einem bestimmten Projektmeilenstein oder -zeitraum ausgestellt werden (z. B. alle zwei Wochen bei einem langfristigen Projekt). Die Rechnung teilt dem Käufer oder Kunden mit, wie viel er schuldet, und legt die Zahlungsbedingungen für die Transaktion fest. So wird sichergestellt, dass Unternehmen die korrekte Zahlung vollständig und pünktlich erhalten.

Eine Rechnung sollte folgende Bestandteile enthalten:

  • Datum: Das Datum ist eine entscheidende Information, da es den Fälligkeitszeitpunkt der Zahlung und die Kreditlaufzeit (wie viel Zeit der Kunde zur Zahlung des fälligen Betrags hat) bestimmt.
  • Eindeutige ID-Nummer: Dies kann eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) sein, die vom IRS für Steuerzwecke ausgestellt wird.
  • Rechnungsnummer: Rechnungsnummern sollten fortlaufend sein, insbesondere bei wiederkehrenden Rechnungen, um Duplikate und Zahlungsstreitigkeiten zu vermeiden (z. B. 001, 002). 
  • Geschäftskontaktinformationen: Geben Sie immer Ihren Namen, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie die Informationen Ihres Kunden an.
  • Beschreibung von Waren und Dienstleistungen: Geben Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung, die Sie anbieten, als Einzelposten in Ihren Rechnungen ein. Geben Sie Preis und Menge für jede Position an. Geben Sie gegebenenfalls das Datum an, an dem Sie die Dienstleistung abgeschlossen haben, und eine Beschreibung der Dienstleistung. Notieren Sie bei der Rechnungsstellung für den Verkauf eines Produkts, wie viele Einheiten Ihr Kunde bestellt hat, den Preis pro Einheit, die Gesamtzahl der Einheiten und den fälligen Gesamtbetrag. Vergessen Sie nicht, alle anfallenden Steuern zum fälligen Gesamtbetrag hinzuzurechnen.

  • Zahlungsbedingungen: Geben Sie an, wie viel Zeit der Käufer für den Kauf bezahlen muss. Die gängigste Zahlungsart ist Netto 30, d. h. die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungserhalt fällig. Sie können jedoch auch Zahlungsfristen für Rechnungen von bis zu drei Monaten oder Netto 90 festlegen, um Ihren Kunden mehr Flexibilität zu bieten.

Notiz

Abhängig von der Art des Projekts und Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden können Sie wählen, ob Sie 50 % der Gesamtzahlung im Voraus in Rechnung stellen oder Teilzahlungen im Laufe der Zeit einziehen möchten, um die Projektkosten zu decken.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Gebührenaufstellung, in der der Betrag aufgeführt ist, den ein Kunde für erhaltene Waren oder erbrachte Dienstleistungen schuldet. Der Zweck einer Rechnung besteht darin, dem Käufer und Verkäufer als rechtlicher Beweis dafür zu dienen, dass ein Verkaufsgeschäft stattgefunden hat. Rechnungen werden normalerweise für einmalige Vorauszahlungen verwendet, beispielsweise für einen Einzelhandelskauf. Im Gegensatz zur Rechnung handelt es sich bei der Abrechnung um eine Möglichkeit, eine sofortige Zahlung anzufordern.

Häufige Beispiele hierfür sind die Abrechnung in Restaurants, Salons und Einzelhandelsgeschäften. Während Rechnungen detaillierte Kundeninformationen enthalten, muss eine Rechnung diese nicht unbedingt enthalten. Die Rechnung sollte im Allgemeinen dieselben Bestandteile wie eine Rechnung enthalten, einschließlich:

  • Eine detaillierte Liste der bereitgestellten Waren und Dienstleistungen
  • Die Gesamtzahl der gekauften Einheiten
  • Der fällige Gesamtbetrag zuzüglich etwaiger anfallender Steuern

Notiz

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung sendet, gibt ein Kunde oder Mandant die Rechnungsinformationen in Form einer Rechnung (oder Kreditorenbuchhaltung) in sein Hauptbuch ein.

Rechnung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?

Eine Rechnung wird von dem Unternehmen erstellt, das eine Dienstleistung erbringt, und der Kunde, der die Rechnung erhält, verbucht sie als zu zahlende Rechnung. Aus der Sicht eines Unternehmens wird eine Rechnung gesendet, während eine Rechnung eingeht.

Die folgende Tabelle bietet einen visuellen Vergleich zwischen einer Rechnung und einer Rechnung. 

Rechnung Rechnung
Die Zahlung ist innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens (normalerweise 30–90 Tage nach Rechnungsstellung) fällig. Die Zahlung ist nach Erhalt fällig.
Rechnungen sind für langfristige, wiederkehrende Käufe gedacht und werden in der Regel bei Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung ausgestellt.  Rechnungen sind für einmalige Einkäufe gedacht und werden in der Regel vor der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung ausgestellt.
Für Umsätze auf Kredit werden Rechnungen ausgestellt. Rechnungen werden für Transaktionen ausgestellt, die auf einmal abgeschlossen werden.

Für Geschäftsinhaber ist es wichtig, den Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Rechnung zu kennen, um Zahlungen schneller zu erhalten, den Cashflow zu verwalten und den Stress beim Einzug von Zahlungen zu reduzieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Ist eine Rechnung ein Finanzbericht?

Nein. Ein Finanzbericht ist eine Aufzeichnung aller Transaktionen innerhalb eines Geschäftsjahres, einschließlich der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung. Rechnungen werden im Jahresabschluss als Forderungen erfasst.

Ist eine Quittung eine Abrechnung?

Als Zahlungsnachweis wird nach Zahlungseingang eine Quittung ausgestellt, wohingegen eine Rechnung ausstehende Beträge darstellt, die sofort beglichen werden müssen. Unternehmen stellen Quittungen aus, um die Bezahlung einer Rechnung nachzuweisen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Abrechnung und einer Rechnung?

In einer Abrechnung werden Rechnungen aufgeführt, die vom Käufer oder Kunden nicht bezahlt wurden, während eine Rechnung eine einzelne fällige Zahlung darstellt. Wenn eine Rechnung eingeht, behandelt der Kunde diese als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, verbucht jedoch bei Erhalt einer Abrechnung keine Buchungstransaktion, da diese rein informativer Natur ist.