Bringen Sie Ordnung in Ihr Finanzhaus

ByDr. J. K. Hartmann

Eines der einfachsten Dinge, die Sie tun können, um Ihre Finanzen in Ordnung zu halten, ist, sich zu organisieren. Die systematische Speicherung und Verarbeitung Ihrer Finanzinformationen trägt erheblich zur Aufrechterhaltung Ihrer Finanzen bei.

Starten Sie ein einfaches Ablagesystem

Es gibt viele Finanzinformationen, die organisiert und verarbeitet werden müssen, und ein einfaches Ablagesystem kann dafür sorgen, dass dies weniger mühsam ist. Grundsätzlich können Sie alle Ihre Finanzpapiere in die folgenden Kategorien einteilen:

  • Rechnungen fällig
  • Wichtige Dokumente, die Sie aufbewahren sollten
  • Gegenstände zum Wegwerfen oder Zerkleinern

So einfach ist das. Entweder haben Sie eine Rechnung, die bezahlt werden muss, eine Quittung oder ein Dokument, das aufbewahrt werden soll, oder etwas, das entsorgt werden kann. Es liegt an Ihnen, wie Sie diese Elemente organisieren möchten, aber es kann auch ganz einfach sein, drei einzelne Ordner zu verwenden, die mit den oben genannten Informationen beschriftet sind.

Wenn Sie dann die Post oder ein anderes Finanzdokument erhalten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um es in den richtigen Ordner zu legen. So sind Ihre Rechnungen und wichtigen Dokumente an einem leicht auffindbaren Ort. Anschließend können Sie die Ordner regelmäßig bearbeiten und wichtige Dokumente dauerhaft aufbewahren und nicht benötigte Dokumente wegwerfen oder recyceln.

Halten Sie wichtige Dokumente organisiert

Während das grundlegende Ablagesystem Ihre täglichen Finanzen gut in Ordnung hält, möchten Sie dennoch die wichtigen Dinge organisieren, die Sie aufbewahren müssen. Im Allgemeinen können Sie einen kleinen Aktenschrank mit einzelnen Ordnern verwenden, um alles in Ordnung zu halten. Einige Beispiele für Finanzdokumente, die Sie aufbewahren sollten:

  • Steuererklärungen
  • Versicherungspolicen
  • Hypothekendokumente
  • Kontoauszüge für Anlage- und Rentenkonten
  • Garantien oder Serviceverträge

Wie lange sollten Sie Ihre Dokumente aufbewahren?

Da Sie Kopien bestimmter Dokumente aufbewahren müssen, wie lange sollten Sie diese aufbewahren? In manchen Fällen müssen Sie ein Dokument oder Formular möglicherweise nur für kurze Zeit aufbewahren, in anderen Fällen möchten Sie es möglicherweise jahrelang aufbewahren. Hier sind einige gängige Finanzdokumente und die Aufbewahrungsdauer, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Steuererklärungen
Es wird empfohlen, Ihre Steuererklärungen sieben Jahre lang aufzubewahren. Wenn der IRS Ihre Steuererklärungen prüfen möchte, hat er in der Regel drei bis sechs Jahre Zeit, um ab dem Datum, an dem Sie die Steuererklärung eingereicht haben, zurückzublicken.Wenn Sie die Steuererklärungen der letzten sieben Jahre zur Hand haben, sind Sie abgesichert und können sich das Leben im Falle einer Prüfung erheblich erleichtern. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Sie vorhaben, ein Haus zu kaufen oder einem Kreditgeber aus anderen Gründen einen Einkommensnachweis vorlegen müssen, wenn Sie Daten aus mindestens einigen Jahren zur Hand haben.

Hypothekendokumente
Wenn Sie ein Haus kaufen, werden Sie sich beim Abschluss hinsetzen und Ihren Namen auf scheinbar Hunderten von Seiten unterschreiben. Im Allgemeinen erhalten Sie einen großen Ordner mit Kopien von allem, was Sie beim Abschluss besprochen haben. Dazu gehören Dokumente der Bank, die den Kredit beschreiben, Informationen des Immobilienunternehmens, Informationen zu Wertgutachten und Inspektionen und vieles mehr. Auch wenn Sie diese Dokumente möglicherweise nicht häufig heranziehen müssen, sollten Sie diese Dokumente auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Möglicherweise müssen Sie sich in Zukunft an sie wenden, und sie könnten Ihnen wertvolle Informationen liefern, wenn Sie das Haus schließlich verkaufen möchten.

Bank- und Anlagekontoauszüge
Das Gute am Internet ist, dass Sie häufig jederzeit elektronische Kopien Ihrer Bank- und Anlagekontoauszüge abrufen können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jede einzelne Abrechnung, die Sie erhalten, aufzubewahren. Dennoch ist es eine gute Idee, jede Papierabrechnung, die Sie erhalten, noch einmal durchzugehen und, wenn sie vierteljährlich erfolgt, aufzubewahren, bis die nächste Abrechnung eintrifft. Sobald Sie die Jahres- oder Jahresabrechnung erhalten haben, können Sie alle Monats- oder Quartalsabrechnungen bedenkenlos wegwerfen. Dadurch müssen Sie nicht mehr so ​​viele Zettel abheften, und aller Wahrscheinlichkeit nach können Sie zusätzliche Kopien online oder durch einen kurzen Anruf erhalten.

Rechnungen und Quittungen
Wenn Sie Strom- und Kreditkartenabrechnungen erhalten, sollten Sie diese nach der Überprüfung ein Jahr lang aufbewahren, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind. Fehler können passieren und wenn Sie eine Kopie Ihrer Abrechnung zur Hand haben, können Sie einen Fehler leicht bestreiten. Das Gleiche gilt für Quittungen. Sie sollten sie lange genug aufbewahren, um sie mit Ihren Kontoauszügen vergleichen zu können, damit Sie etwaige Fehler erkennen können. Dies gilt natürlich nur dann, wenn es sich bei den Quittungen um Einkäufe handelt, die für steuerliche Zwecke verwendet werden können. In diesem Fall möchten Sie diese Belege ebenso wie Ihre Steuererklärung für den Fall einer Prüfung bis zu sieben Jahre lang aufbewahren.

Schützen Sie Ihre Informationen

Identitätsdiebstahl ist in den letzten Jahren zu einem großen Problem geworden. Diebe können Teile Ihrer persönlichen und finanziellen Vergangenheit mitnehmen und daraus gefälschte Identitäten erstellen, die Ihre Kreditwürdigkeit ruinieren, Ihre Bankkonten belasten und Ihnen auf andere Weise große Kopfschmerzen bereiten können. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Finanzdaten ordnungsgemäß schützen und entsorgen.

Erwägen Sie zunächst die Anschaffung eines Aktenvernichters für Ihr Zuhause. All diese alten Stromrechnungen und sogar ungenutzte Kreditkartenangebote, die Sie jeden Monat per Post erhalten, können ein Hauptziel für Diebe sein. Durch die Vernichtung Ihrer ungenutzten Dokumente können Sie sicher sein, dass Sie die Wahrscheinlichkeit minimiert haben, dass jemand die Informationen stiehlt.

Das bedeutet auch, dass Sie die Dokumente, die Sie im Haus aufbewahren, sichern sollten. Wenn man einfach alles in Kartons im Keller lagert, was passiert dann, wenn es zu einer Überschwemmung kommt? Jahrelange Daten könnten verloren gehen. Das Gleiche gilt, wenn es zu einem Brand oder einer anderen Katastrophe kommt.

Auch wenn Sie sich nicht vor jeder einzelnen Möglichkeit schützen können, können Sie sich zumindest einen starken, robusten und möglicherweise sogar feuerfesten Aktenschrank oder abschließbaren Behälter besorgen, der Ihre Dokumente relativ sicher und vor den falschen Händen bewahrt. Sie müssen es nicht übertreiben, möchten aber auch nicht, dass alles nur in ein paar alten Schuhkartons in Ihrem Schrank herumliegt.

Organisiert zu sein kann sogar Ihren Erben helfen

Wenn Ihnen etwas zustößt, können die organisierten Finanzdokumente denjenigen, die sich nach Ihrem Tod um Ihre Angelegenheiten kümmern, eine enorme Hilfe sein. Es kann die Abwicklung Ihres Nachlasses rationalisieren. Wenn Sie ein Testament haben, ist es auch wichtig, ein Belehrungsschreiben zu haben, damit der Testamentsvollstrecker weiß, wo diese Dokumente zu finden sind.