Wie lange sollten Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren?

ByDr. J. K. Hartmann

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, müssen Sie sich täglich um unzählige Dinge kümmern, sodass das Führen detaillierter Aufzeichnungen möglicherweise das Letzte ist, woran Sie denken. Das IRS verlangt jedoch, dass Sie wichtige Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Für den Fall, dass Ihr Unternehmen geprüft wird, ist es wichtig, Aufzeichnungen zu führen, die Ihre Einkünfte und Abzüge widerspiegeln, und um sich und Ihr Unternehmen vor rechtlichen oder versicherungstechnischen Problemen zu schützen. 

Sehen wir uns einige der Geschäftsunterlagen an, die der IRS möglicherweise anfordert, wie lange die einzelnen Unterlagen aufbewahrt werden müssen und warum diese Unterlagen so wichtig sind. 

Wichtige Erkenntnisse

  • Die Führung genauer Aufzeichnungen ist notwendig, um Ihr Unternehmen im Falle einer IRS-Prüfung, rechtlicher Probleme oder eines Wachstumsereignisses zu unterstützen, das möglicherweise eine genauere Prüfung Ihrer Geschäftsfinanzen erfordert.
  • Im Allgemeinen müssen Sie Aufzeichnungen drei Jahre lang nach dem Fälligkeitsdatum der Steuererklärung aufbewahren. Mitarbeiterunterlagen müssen vier Jahre lang aufbewahrt werden. 
  • Im Falle eines Betrugs oder eines erheblichen Fehlers bei der Berichterstattung kann der IRS bis zu sechs Jahre, in manchen Fällen sogar sieben Jahre nach der Steuererklärung eine Prüfung durchführen und bis zu zehn Jahre lang Steuern einziehen. 
  • Jeder Staat hat seine eigenen Verjährungsfristen, daher ist es am besten, dies noch einmal zu überprüfen, bevor Sie Aufzeichnungen entsorgen. 

Welche Geschäftsunterlagen sollten Sie aufbewahren?

Unternehmen jeder Größe sind verpflichtet, aktuelle Aufzeichnungen zu führen, die ihre Bruttoeinnahmen, Ausgaben, Abzüge und Transaktionen widerspiegeln. Am besten führen Sie Ihre Unterlagen mit Hilfe eines erfahrenen Buchhalters und einer elektronischen Buchhaltungssoftware. Eine weitere großartige Ressource ist Ihr Geschäftsbankkonto, das Ihre Einnahmen und Transaktionen zeigt. Da es bei den Banken unterschiedliche Zeiträume gibt, in denen Sie auf Online-Kontoauszüge zugreifen können, empfiehlt es sich, Ihre Kontoauszüge jedes Jahr herunterzuladen. 

Notiz

Das IRS akzeptiert bei Prüfungen elektronische Aufzeichnungen, sodass Sie von den meisten Aufzeichnungen eine digitale Kopie erstellen können, um den Papierkram zu reduzieren.

Einige Beispiele für Geschäftsunterlagen, die Sie aufbewahren sollten, sind:

  • Steuererklärungen: Eventuelle Gewerbesteuererklärungen sowie die zu deren Erstellung verwendeten Unterlagen und Korrespondenzen. 
  • Mitarbeiterunterlagen: Alle Mitarbeiterdokumente, einschließlich W-2s und Personalunterlagen, aus denen alle gezahlten Leistungen hervorgehen.
  • Quittungen: Alle Belege, aus denen abzugsfähige Geschäftsausgaben hervorgehen, zu denen Mahlzeiten und Reisen gehören können. Es gibt einige Ausnahmen von den Aufzeichnungspflichten, z. B. wenn die Ausgabe weniger als 75 US-Dollar betrug oder die Quittung verlegt wurde.Der IRS kann weiterhin eine Dokumentation dieser Ausgaben anfordern. Daher ist es am besten, eine Quittungsverfolgungs-App zu verwenden, um Ihre kleineren Ausgaben zu dokumentieren.
  • Rechnungen:Alle Dokumente, aus denen der Zahlungsempfänger, die erbrachte Leistung, der gezahlte Betrag und das Zahlungsdatum hervorgehen. 
  • Versicherungsunterlagen: Alle Aufzeichnungen Ihrer Policen für alle Jahre, in denen Sie im Geschäft waren, sowie alle Unterlagen im Zusammenhang mit etwaigen Ansprüchen oder Verlusten.
  • Kreditunterlagen:Dokumente, aus denen der Kreditgeber, Beträge, Konditionen, Sicherheiten und alle anderen Informationen zu einem Kredit hervorgehen.
  • Gründungsunterlagen: Obwohl sie für die Erstellung von Steuerdokumenten nicht erforderlich sind, ist es eine gute Idee, alle Partnerschaftsverträge, Gründungsdokumente und Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) sowie alle Lizenzen und/oder Genehmigungen im Original aufzubewahren. 

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Die Zeit, die Ihnen zur Änderung Ihrer Steuererklärung zur Geltendmachung eines Abzugs oder zur Beantragung einer Steuererklärung zur Verfügung steht, wird als Verjährungsfrist bezeichnet und beträgt im Allgemeinen drei Jahre ab dem Datum der Steuererklärung. Während dieser Zeit kann der IRS auch Informationen anfordern, um zusätzliche Steuern zu ermitteln oder betrügerische Aktivitäten zu untersuchen. Wenn Sie Ihre Steuern für ein bestimmtes Jahr vorzeitig eingereicht haben, beginnt die Dreijahresfrist mit dem Fälligkeitsdatum der Steuer.

In einigen Fällen kann der IRS Ihr Unternehmen nach Ablauf der Dreijahresfrist prüfen. Wenn Sie nicht mehr als 25 % Ihres Bruttoeinkommens angeben, müssen Sie die Aufzeichnungen sechs Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie Abzüge aus wertlosen Wertpapieren oder uneinbringlichen Forderungen geltend machen, müssen Sie die Unterlagen sieben Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie sich entscheiden, keine Steuererklärung einzureichen, müssen Sie Ihre Unterlagen auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Und das IRS weist außerdem darauf hin, dass Sie Ihre Geschäftsunterlagen auf unbestimmte Zeit aufbewahren sollten, wenn Sie eine betrügerische Steuererklärung einreichen.

Notiz

Jeder Staat hat auch seine eigenen Verjährungsfristen. Während die meisten dem bundesstaatlichen Drei- und Sechs-Jahres-Zeitplan folgen, haben einige längere Zeitpläne. Überprüfen Sie am besten die Vorschriften Ihres Staates und bewahren Sie die Aufzeichnungen so lange auf, wie es erforderlich ist. 

Der IRS kann Ihnen innerhalb der Verjährungsfrist schreiben und eine Verlängerung der Überprüfung weit über die Dreijahresgrenze hinaus beantragen. Wenn zusätzliche Steuern festgesetzt werden, hat die Behörde 10 Jahre (oder manchmal mehr) Zeit, diese einzutreiben.Um besonders sicher zu sein, ist es am besten, so viele Aufzeichnungen wie möglich zu digitalisieren und sie mindestens sieben Jahre lang und in manchen Fällen sogar auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. 

Warum ist es wichtig, diese Aufzeichnungen aufzubewahren?

Der Hauptgrund für die Führung von Geschäftsunterlagen sind Steuer- und Prüfungszwecke. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Berichterstattung und Abzüge korrekt sind, können Sie Ihre Steuern jedes Jahr einfacher vorbereiten, und die Pflege der anderen vom IRS vorgeschriebenen Aufzeichnungen ermöglicht es Ihnen, alle Prüfungen reibungslos und genau durchzuführen.

Ihre Geschäftsunterlagen können auch in vielen anderen Fällen nützlich sein. Versicherungsansprüche können Jahre nach einem Vorfall geltend gemacht werden, sodass die Führung dieser Aufzeichnungen Schutz bieten kann. Ebenso können diese Aufzeichnungen dazu beitragen, Ihr Unternehmen bei rechtlichen Problemen zu unterstützen. Geschäftsunterlagen sind auch für zukünftige Kreditgeber und Investoren wichtig, die genaue Unterlagen einsehen möchten, wenn sie entscheiden, ob sie in Ihr Unternehmen investieren oder nicht. 

Notiz

Als allgemeine Faustregel gilt: Wenn Sie sich fragen, ob ein Dokument wichtig ist, ist es eine gute Idee, es aufzubewahren und/oder eine digitale Kopie für Ihre Unterlagen anzufertigen. Es könnte Sie auf der ganzen Linie schützen. 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden, wenn das Unternehmen geschlossen wird?

Die Schließung eines Unternehmens umfasst viele Schritte, wie z. B. den Entzug von Lizenzen und Genehmigungen und manchmal auch die Übertragung des Eigentums. Zusätzlich zur Einhaltung der üblichen Verjährungsfristen für Dokumente wie Steuererklärungen und Mitarbeiterakten ist es sinnvoll, alle Aufzeichnungen, die sich auf den tatsächlichen Abschluss oder Verkauf beziehen, drei bis sieben Jahre lang aufzubewahren – oder, um sicherzugehen, auf unbestimmte Zeit. Es ist immer am besten, während einer Geschäftsumstellung Ihren Buchhalter zu konsultieren. 

Wie lange müssen nichtfinanzielle Unterlagen eines Unternehmens aufbewahrt werden?

Die IRS-Zeitpläne sind nicht die einzigen, die berücksichtigt werden müssen. Ihre Versicherungsgesellschaft kann von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre Unterlagen im Schadensfall länger aufbewahren, und einige Gläubiger verlangen möglicherweise, dass Sie Kreditdokumente auf unbestimmte Zeit aufbewahren.Bewahren Sie die Dokumente auf, bis Sie alle Anforderungen gegenüber Ihren Gläubigern und Versicherern bestätigt haben.