Häufige Fehler bei der Einreichung des Formulars 1099 und wie man sie korrigiert

ByDr. J. K. Hartmann

Nach Ablauf eines jeden Jahres müssen Kleinunternehmer 1099 Formulare vorbereiten, um Zahlungen an Nichtangestellte und andere zu melden. Wenn Sie auf einem 1099-Formular einen Fehler machen, ist es wichtig, dass dieser sowohl beim Internal Revenue Service (IRS) als auch beim Zahlungsempfänger korrigiert wird.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über 1099 Formulare und den Prozess zu deren Korrektur und Meldung der korrigierten Zahlungen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Kleine Unternehmen müssen jedes Jahr verschiedene Arten von 1099-Formularen einreichen, um Zahlungen und Steueridentifikationsnummern zu melden.
  • Zwei gängige Arten von 1099-Formularen sind 1099-NEC zur Meldung von Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter und 1099-MISC zur Meldung von Zahlungen für Mieten, Lizenzgebühren und andere sonstige Zahlungen.
  • Der schlimmste Fehler auf einem 1099-Formular ist eine fehlende oder falsche Steueridentifikationsnummer.
  • Wenn Sie 1099 Formulare elektronisch eingereicht haben, müssen Sie diese elektronisch korrigieren.
  • Sie können Korrekturen auf Papierformularen per Post verschicken, wenn Sie diese ursprünglich per Post eingereicht haben.

Wann stellen Unternehmen ein Formular 1099 aus?

Kleine Unternehmen stellen verschiedene Arten von 1099-Formularen aus, um steuerpflichtige Zahlungen an verschiedene Unternehmen und Einzelpersonen zu melden. Die häufigsten Arten von 1099-Berichten sind:

  • Formular 1099-NEC für Nicht-Angestellte
  • Formular 1099-MISC für verschiedene Zahlungsarten
  • Formular 1099-DIV für die Meldung von Dividenden und anderen Ausschüttungen an Aktionäre
  • Formular 1099-INT für Zinszahlungen
  • Formular 1099-R für Ausschüttungen aus Altersvorsorgeplänen, Gewinnbeteiligungsplänen, Pensionsplänen und mehr

Das IRS bezeichnet 1099-Formulare und ähnliche Formulare als „Informationsrückgaben“. Einige Anforderungen gelten für alle diese Formulare, während andere Anforderungen je nach Formular unterschiedlich sind. Die Formulare 1099-NEC und 1099-MISC sind die gebräuchlichsten Formulare für kleine Unternehmen.

Das Formular 1099-NEC wird verwendet, um Zahlungen an Nicht-Angestellte zu melden, die Dienstleistungen für das Unternehmen erbringen. Zu diesen Personen gehören Freiberufler, Gig-Worker, unabhängige Auftragnehmer, Anwälte und andere Fachleute.

Das Formular 1099-MISC meldet verschiedene Arten von Zahlungen, darunter Lizenzgebühren, Mieten, Preise, Auszeichnungen und andere Einkommenszahlungen.

Wohin senden Sie 1099-Formulare?

Jedes 1099-Formular hat mehrere Kopien:

  • Kopie A für den IRS
  • Kopie 1 für die staatliche Steuerbehörde (wenn der Staat Einkommensteuer verlangt)
  • Kopie B für den Empfänger (Zahlungsempfänger)
  • Kopie 2 für den Empfänger für seine staatliche Einkommensteuererklärung
  • Kopie C für den Zahler (Ihr kleines Unternehmen)

Die Fälligkeitstermine sind für Zahlungsempfänger und IRS je nach Formular unterschiedlich. Jeder Fälligkeitstermin ist entweder Januar oder Februar des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt.

Notiz

Fälligkeitstermine können sich in einem Jahr ändern, wenn der Fälligkeitstermin ein Wochenende oder ein Feiertag ist. In diesem Fall ist der Fälligkeitstag der nächste Werktag.

Fristen für die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC

Hier sind einige wichtige Fristen, die Sie für die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC beachten sollten:

  • Kopie A des Formulars 1099-MISC ist am 28. Februar bzw. am 31. März bei elektronischer Einreichung beim IRS einzureichen und bis zum 31. Januar bei den Zahlungsempfängern einzureichen.
  • Das Formular 1099-NEC ist bis zum 31. Januar beim IRS und bei den Zahlungsempfängern einzureichen.

Wenn Sie 1099-Formulare an das IRS senden, müssen Sie ein Übertragungsformular, Formular 1096, beifügen. Sie benötigen dieses Formular nicht, wenn Sie elektronisch einreichen.

Fälligkeitstermine für andere Arten von 1099-Formularen finden Sie in der Tabelle auf den Seiten 26–28 des Dokuments „Allgemeine Anweisungen“ des IRS.

Einreichung von State 1099-Berichten 

Während einige Bundesstaaten verlangen, dass Sie eine Kopie der 1099-Formulare für staatliche Einkommenssteuerzwecke einreichen, ist dies in vielen Bundesstaaten nicht der Fall, da sie am kombinierten Bundes-/Bundesstaats-Einreichungsprogramm teilnehmen. Erkundigen Sie sich bei der Steuerbehörde Ihres Staates, ob diese an diesem Programm teilnimmt.

Elektronische Einreichung

Sie können die meisten Arten von 1099-Formularen elektronisch über das IRS Filing Information Returns Electronically System (FIRE System) einreichen, wenn Sie über die entsprechende Software verfügen.

Sie können 1099-Formulare auch direkt an den IRS senden oder einen der vom IRS zugelassenen privaten Zustelldienste nutzen. Die Postanschrift hängt von Ihrem Unternehmensstandort ab. Eine Liste der aktuellen Postanschriften finden Sie auf Seite 7 des Dokuments „Allgemeine Anweisungen“ des IRS.

Notiz

Wenn Sie 250 oder mehr 1099-Formulare eines beliebigen Typs einreichen, müssen Sie diese elektronisch einreichen.

Behebung häufiger 1099-Ablagefehler

Das IRS verfügt über Verfahren zur Einreichung korrigierter Papiererklärungen oder elektronisch eingereichter Erklärungen. 

Papierretouren korrigieren

Fehler vom Typ 1 treten bei falschen Geldbeträgen, Codes oder Kontrollkästchen auf oder wenn eine Steuererklärung eingereicht wurde, obwohl sie nicht hätte eingereicht werden müssen. Um die Korrektur vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Bereiten Sie eine neue Rücksendung vor und geben Sie oben im Formular ein „X“ in das Feld „KORRIGIERT“ ein.
  2. Bereiten Sie ein neues Übermittlungsformular 1096 vor und fügen Sie es Ihrer Post an das IRS Submission Processing Center für Ihren Standort bei.

Fehler vom Typ 2 beziehen sich auf einen fehlenden Namen des Zahlungsempfängers oder eine fehlende oder falsche Steueridentifikationsnummer (TIN) des Zahlungsempfängers. Hier sind die Schritte für Typ-2-Korrekturen:

  1. Bereiten Sie eine neue Informationserklärung vor, indem Sie oben im Formular ein X in das Feld „KORRIGIERT“ eingeben.
  2. Geben Sie für alle Geldbeträge „0“ ein.
  3. Bereiten Sie ein neues Übermittlungsformular 1096 vor und geben Sie am unteren Rand einen der folgenden Sätze ein:
  • Zur Korrektur der TIN eingereicht
  • Abgelegt, um den Namen zu korrigieren
  • Zur Korrektur der Rückgabe eingereicht

Reichen Sie das Formular 1096 und Kopie A der Steuererklärung beim für Ihren Bundesstaat zuständigen IRS Submission Processing Center ein, legen Sie jedoch keine Kopie der ursprünglichen fehlerhaften Steuererklärung bei.

Weitere Einzelheiten zu diesem Prozess finden Sie in der Tabelle auf Seite 12 des Dokuments „Allgemeine Anweisungen“ des IRS.

Notiz

Wenn Sie doppelte Berichte eingereicht haben oder über eine große Menge falscher Informationen verfügen, wenden Sie sich für weitere Anweisungen an die IRS-Informationsberichterstattungs-Kundendienstseite unter 866-455-7438.

Korrektur elektronisch eingereichter Steuererklärungen

Wenn Sie einen Fehler in einem elektronisch eingereichten Formular 1099 feststellen, müssen Sie eine korrigierte Steuererklärung einreichen. Reichen Sie das Originalformular nicht noch einmal ein und reichen Sie nur die spezifischen Rücksendungen ein, die fehlerhaft waren. Wenn Sie eine Rücksendung aus einer früheren Einreichung weggelassen haben, reichen Sie sie als Originalrücksendung ein.

Um eine fehlende oder falsche Steueridentifikationsnummer (TIN) zu melden, müssen Sie sich schriftlich an den IRS wenden und Folgendes angeben:

  • Name und Adresse des Zahlers
  • Art des Fehlers
  • Steuerjahr
  • Zahler-TIN
  • Sendersteuercode (TCC)
  • Art der Rückgabe
  • Anzahl der Zahlungsempfänger
  • Einreichungsmethode (Papier oder elektronisch)
  • Ob die Bundeseinkommensteuer einbehalten wurde

Senden Sie den Brief an:

Internal Revenue Service

Zweigstelle für Informationsrückgaben

230 Murall Drive, Posthaltestelle 4360

Kearneysville WV 25430

Es gibt spezielle Verfahren zur Korrektur von Ein-Transaktions- und Zwei-Transaktions-Fehlern im FIRE-System. Bitten Sie Ihren Steuerberater um Hilfe bei diesem Prozess.

Notiz

Das IRS verhängt Strafen, wenn die erforderlichen 1099-Formulare nicht eingereicht oder diese Formulare nicht rechtzeitig an die Empfänger gesendet werden. Darüber hinaus können Ihnen Strafen auferlegt werden, wenn das Formular 1099 erhebliche, nicht korrigierte Fehler aufweist, wie z. B. fehlende oder falsche TINs.

Was passiert, wenn Sie eine falsche 1099 erhalten?

Wenn Sie ein falsches 1099-MISC- oder 1099-NEC-Formular erhalten haben, benachrichtigen Sie sofort den Zahler, um den Fehler zu erklären und ein neues Formular anzufordern. Wenn Sie vor dem Zeitpunkt, zu dem Sie Ihre Steuererklärung einreichen müssen, kein neues Formular 1099 erhalten, wenden Sie sich an einen zugelassenen Steuerberater, um zu erfahren, wie mit dem falschen Formular umzugehen ist.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie lange sind Korrekturen an einer 1099 möglich?

Fehler auf Steuerformularen sollten immer so schnell wie möglich korrigiert werden, auch weil sich der Fehler auf die Steuererklärung des Empfängers auswirken könnte. Es gibt auch Strafen für das Einreichen eines 1099-Formulars, das eine falsche TIN enthält. Dies ist ein Fehler, der sofort korrigiert werden sollte.

Das IRS legt keine bestimmte Frist für die Korrektur von Steuerformularen fest, aber eine geänderte Steuererklärung (Formular 1040-X) muss innerhalb von drei Jahren nach dem Einreichungsdatum der ursprünglichen Steuererklärung oder innerhalb von zwei Jahren nach dem Datum der Steuerzahlung eingereicht werden.

Wie verschickt man eine korrigierte 1099?

Wenn Sie Korrekturen an einem oder mehreren 1099-Formularen vorgenommen haben, füllen Sie für jeden Empfänger ein neues 1099-Formular aus. Senden Sie Kopie A und das korrigierte Übertragungsformular (Formular 1096) an das IRS-Verarbeitungszentrum. Geben Sie Kopie 2 und Kopie B an den Empfänger weiter. Bewahren Sie beide Kopien von Kopie C (die falsche und die korrigierte) für Ihre Geschäftsunterlagen auf.

Es gibt drei ausgewiesene 1099-Einreichungsbearbeitungszentren für bestimmte Bundesstaaten. Auf Seite 7 des Dokuments „Allgemeine Anweisungen“ des IRS erfahren Sie, wohin Sie Ihre korrigierten Formulare senden können.