Was macht ein Vorstand?

ByDr. J. K. Hartmann

Eine der ersten Amtshandlungen eines neuen Unternehmens ist die Einsetzung eines Vorstands. Diese Gruppe gewählter Personen ist für die Vertretung der Aktionäre des Unternehmens verantwortlich.

Dieser Artikel beschreibt die gesetzlichen Pflichten eines Vorstands und wie Sie Vorstandsmitglieder für Ihr Kleinunternehmen auswählen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Jedes Unternehmen sollte einen Vorstand haben, der seine Geschäftstätigkeit überwacht.
  • Der Vorstand erstellt maßgebliche Dokumente, legt Richtlinien fest und stellt leitende Mitarbeiter ein und leitet sie.
  • Vorstandsmitglieder haben eine treuhänderische Verantwortung für das Vermögen des Unternehmens und seiner Aktionäre.
  • Ein gutes Vorstandsmitglied muss über Integrität, Führungserfahrung und Engagement für das Unternehmen verfügen.

Wer sind Vorstandsmitglieder?

Die Personen, die in den Vorstand eines Unternehmens berufen werden, tragen die Gesamtverantwortung für dessen Aktivitäten.

Verwaltungsräte nehmen nicht an der täglichen Entscheidungsfindung teil; Stattdessen legen sie allgemeine Richtlinien fest, die auf der Mission und Vision des Unternehmens basieren, und üben eine Aufsichtsfunktion aus, indem sie die Handlungen seiner leitenden Angestellten und Führungskräfte überprüfen.

Stellen Sie sich das so vor: Der Vorstand agiert wie ein Pilot einer Fluggesellschaft auf 30.000-Fuß-Ebene, überwacht alles, sieht das große Ganze und ändert bei Bedarf den Kurs. Die Führungskräfte agieren auf der 1000-Fuß-Ebene, während die Mitarbeiter am Boden tätig sind. 

Hauptaufgaben der Vorstandsmitglieder

Ein Vorstand hat mehrere wichtige Aufgaben. Sie

  • Rekrutieren, überwachen, bewerten und entlohnen Sie Management und Führungskräfte
  • Geben Sie dem Unternehmen durch ein Leitbild eine Richtung vor
  • Legen Sie eine Satzung und ein System zur Unternehmensführung fest
  • Als Treuhänder fungieren, um das Unternehmensvermögen und die Investitionen der Aktionäre zu schützen
  • Überwachen und steuern Sie Geschäftsfunktionen

Treuhandpflichten

Die Vorstandsmitglieder eines Unternehmens haben die treuhänderische Verantwortung, für die Finanzen und rechtlichen Anforderungen zu sorgen. Sie haben die finanzielle und andere Verantwortung, das Unternehmen effizient am Laufen zu halten, damit die Aktionäre kein Geld verlieren. 

Sie müssen nach Treu und Glauben und mit angemessener Sorgfalt handeln und es dürfen keine Interessenkonflikte vorliegen. Das heißt, die Interessen des Unternehmens müssen Vorrang vor den persönlichen Interessen einzelner Vorstandsmitglieder haben.

Jahrestagung

Der Vorstand muss jedes Jahr mindestens eine Aktionärsversammlung abhalten. Auf dieser Jahrestagung gibt der Vorstand die jährliche Dividende bekannt, überwacht die Wahl der Vorstandsmitglieder, wählt oder ernennt Amtsträger und wichtige Führungskräfte und ändert bei Bedarf die Satzung.

Die Jahresversammlung kann je nach Landesgesetzen virtuell oder als hybride (persönliche und virtuelle) Versammlung abgehalten werden. Mehrere Bundesstaaten haben ihre Gesetze geändert, um virtuelle Treffen zu ermöglichen.

Haftung der Vorstandsmitglieder

Welche Haftung haben Vorstandsmitglieder in ihren Vorstandspositionen? Nicht so viel, wie Sie vielleicht erwarten. Den Vorstandsmitgliedern eines Unternehmens steht im Rahmen ihrer Aufgaben innerhalb dieser Gruppe ein großer Handlungsspielraum zu. Die Vorstandsmitglieder müssen die Freiheit haben, im Interesse der Aktionäre zu handeln, das Unternehmen so zu führen, wie sie es für richtig halten, und angemessene Risiken einzugehen, um zu seinem Wachstum beizutragen.

Viele Unternehmen schließen in ihren Versicherungspaketen eine Haftpflichtversicherung für Führungskräfte und Direktoren ein, diese Versicherung deckt jedoch bestimmte Klagen gegen einzelne Vorstandsmitglieder wegen Handlungen, die sie außerhalb ihres Aufgabenbereichs begehen, nicht ab.

Notiz

Vorstandsmitglieder können für Handlungen außerhalb ihres Aufgabenbereichs einzeln haftbar gemacht werden. Beispielsweise ist ein Vorstandsmitglied, das Mitarbeiter oder Kunden belästigt oder angreift, nicht geschützt und kann strafrechtlich verfolgt werden.

So wählen Sie gute Vorstandsmitglieder aus

Wählen Sie eine ungerade Anzahl an Vorstandsmitgliedern, um Gleichstände zu vermeiden. Die Anzahl der Vorstandsmitglieder hängt von der Größe und Komplexität der Organisation ab. Für eine kleine Organisation reichen fünf bis sieben Personen aus. Für ein größeres, komplexeres Unternehmen mit mehreren Ausschüssen benötigen Sie möglicherweise mindestens neun bis elf Personen.

Sie brauchen genügend Leute in Ihrem Vorstand, damit Sie, wenn mehrere Leute nicht anwesend sind, immer noch genug haben, um ein Quorum zu bilden, um Entscheidungen treffen zu können. Aber zu viele Vorstandsmitglieder können Sitzungen und Fortschritte verlangsamen. 

Notiz

Es ist verlockend, Freunde und Verwandte in Ihren Vorstand zu berufen, aber diese sind möglicherweise nicht die besten Leute, um Ihr Unternehmen zu leiten.

Achten Sie bei potenziellen Vorstandsmitgliedern auf diese Eigenschaften.

Erfahrung und Führung

Ihre Vorstandsmitglieder sollten über Erfahrung und Führungspositionen in einem bestimmten Bereich verfügen die Ihrem Unternehmen helfen können. Viele Unternehmen haben beispielsweise einen Anwalt und einen Finanzberater in ihren Vorständen. Wenn Ihr Unternehmen in einem technischen Bereich wie Computer tätig ist, sollten Sie Mitarbeiter haben, die in diesem Bereich Führungspositionen innehaben. Sie kennen andere, die Ihnen helfen können, und sie verstehen die Besonderheiten der Verwaltung und des Betriebs dieser Art von Unternehmen.

Ihr Unternehmen kann sich auch einen erheblichen Vorteil verschaffen, wenn Sie ein oder mehrere Vorstandsmitglieder auswählen, die Erfahrung in der Kapitalbeschaffung für die Unternehmensgründung oder -erweiterung haben. 

Engagement für das Unternehmen

Von den Vorstandsmitgliedern wird erwartet, dass sie Zeit für die Vorbereitung und Teilnahme an Vorstandssitzungen aufwenden und in weiteren Ausschüssen mitarbeiten. Daher müssen sie Zeit investieren. Vorstandsmitglieder müssen am Unternehmen und seinem weiteren Wohlergehen interessiert sein und dürfen nicht nur des Geldes oder persönlicher Interessen dienen. Sie möchten Ihre Vorstandsmitglieder nicht bezahlen müssen.

Integrität und Fehlen von Interessenkonflikten

Integrität und das Fehlen von Interessenkonflikten sind wichtige Eigenschaften für Vorstandsmitglieder. Sie müssen eine Interessenkonflikterklärung unterzeichnen und im besten Interesse des Unternehmens handeln, nicht in ihren individuellen oder beruflichen Interessen. Beispielsweise kann ein Vorstandsmitglied, das von seiner Tätigkeit im Vorstand profitiert, das gesamte Unternehmen gefährden.

Wählen Sie niemanden aus, der nicht gründlich untersucht wurde. Machen Sie eine Hintergrundüberprüfung aller potenziellen Kandidaten und holen Sie Referenzen ein. 

Notiz

Bevor Sie Ihren ersten Vorstand bilden, erstellen Sie Stellenbeschreibungen für Vorstandsmitglieder und spezifische Stellenbeschreibungen für Vorstandsmitglieder.Mithilfe dieser Dokumente können Sie potenziellen neuen Mitgliedern Informationen zukommen lassen und den Prozess der Abberufung eines Vorstandsmitglieds erleichtern.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Ab wann braucht ein Unternehmen einen Vorstand?

Damit Ihr Unternehmen gut durchstarten kann, sollte es von Anfang an einen Vorstand haben. Entscheidungen des Vorstands werden als Beschlüsse bezeichnet und sollten dokumentiert, genehmigt und im Falle einer Prüfung archiviert werden.

Zu den vorläufigen Vorstandsbeschlüssen gehören:

  • Beauftragung eines Anwalts (einer externen Anwaltskanzlei)
  • Entscheidung über einen Namen für das Unternehmen
  • Benennung einer Bank und Eröffnung von Geschäftsbankkonten
  • Wahl von Vorstandsmitgliedern und Topmanagern

Eine Hauptaufgabe eines neuen Vorstands besteht darin, eine Satzung zu erstellen und umzusetzen, um die Entscheidungsfindung des Vorstands zu leiten, sowie Richtlinien, die die Arbeit des Vorstands leiten, wie z. B. Interessenkonflikte und Finanzrichtlinien.

Wie entfernt ein Vorstand ein Vorstandsmitglied?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Vorstandsmitglied zu entfernen. Am häufigsten erfolgt die Abstimmung durch die Vorstandsmitglieder. Die Satzung der Gesellschaft sollte Einzelheiten darüber enthalten, welche Art von Abstimmung für diese Aktion erforderlich ist:

  • Muss die Abstimmung mit Mehrheit, Zweidrittelmehrheit oder Einstimmigkeit erfolgen?
  • Aus welchen Gründen kann ein Vorstandsmitglied abberufen werden?

Ein Vorstandsmitglied kann auch aus wichtigem Grund abberufen werden, wenn es ein Verbrechen wie Betrug oder einen Interessenkonflikt begangen hat.

Befolgen Sie den in Ihrer Satzung beschriebenen Prozess und lassen Sie sich von einem zugelassenen Anwalt durch den Prozess begleiten.

Sie können auch darüber nachdenken, die Amtszeit des Vorstandsmitglieds auslaufen zu lassen und sie nicht zu verlängern. Ihre Satzung sollte die Länge einer Amtszeit festlegen und die Möglichkeit eines Vorstandsmitglieds auf unbestimmte Zeit verlängern.

Um den Vorstand vor Klagen zu schützen, die sich aus der Abberufung eines Vorstandsmitglieds ergeben, sollten Sie Stellenbeschreibungen für Vorstandsmitglieder im Allgemeinen und spezifische Stellenbeschreibungen für Vorstandsmitglieder haben. Spezifische Richtlinien, die die Handlungen des Vorstands regeln, wie z. B. eine Richtlinie zu Interessenkonflikten, können Ihnen dabei helfen, den Kündigungsprozess zu steuern.