Bei der Kassenbuchhaltung handelt es sich um eine Buchhaltungsmethode, bei der Einnahmen erfasst werden, wenn sie eingehen, und Ausgaben, wenn sie bezahlt werden, und nicht, wenn sie angefallen sind. Kleine Unternehmen nutzen in der Regel die Kassenbuchhaltung.
Erfahren Sie, wie die Bargeldbuchhaltung funktioniert, welche Arten von Unternehmen sie nutzen können und welche Vor- und Nachteile sie hat.
Inhaltsverzeichnis
Definition und Beispiele der Kassenbuchhaltung
Bei der Kassenbuchhaltung erfasst der Buchhalter eines Unternehmens Einnahmen und Ausgaben nur dann, wenn das Bargeld eingeht oder ausgegeben wird. Mit anderen Worten: Ihre Buchhaltungsunterlagen stimmen mit den Daten überein, an denen Bargeld auf Ihrem Bankkonto ein- oder ausgeht. Die Kassenbuchhaltung wird oft mit der Periodenrechnung verglichen, bei der Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, sobald sie angefallen sind.
- Alternativer Name:Kassenbasierte Rechnungslegung, Kassenmethode
Betrachten Sie dieses Beispiel. Angenommen, ein Freiberufler hat am 31. August eine Rechnung über 1.000 US-Dollar für in diesem Monat erbrachte Dienstleistungen gesendet. Der Kunde hat die Rechnung am 7. September bezahlt. Bei der Bargeldabrechnungsmethode werden die Einnahmen in Höhe von 1.000 US-Dollar am 7. September erfasst, wenn das Geld eingegangen ist – und nicht am 31. August, als der Betrag angefallen ist.
Nehmen wir alternativ an, der Freiberufler hat von einem Subunternehmer eine Rechnung über 500 US-Dollar erhalten. Wenn die Rechnung auf den 5. Oktober datiert wäre und der Freiberufler sie am 15. Oktober bezahlt hätte, würden die Ausgaben am 15. Oktober erfasst.
Wie funktioniert die Kassenbuchhaltung?
Viele kleine Unternehmen nutzen die Bargeldbuchhaltung wegen ihrer Einfachheit. Einnahmen und Ausgaben werden nur dann in Ihren Büchern erfasst, wenn das Geld auf Ihrem Konto eingeht oder es verlässt. Das bedeutet, dass Ihre tatsächlichen Gewinne und Margen mit den Angaben in Ihrem Konto übereinstimmen.
Bei der Kassenbuchhaltung zahlen Unternehmen Steuern nur auf die Einkünfte, die sie tatsächlich erhalten haben. Wenn Sie im laufenden Steuerjahr eine Rechnung senden, die Zahlung aber erst im nächsten Steuerjahr erfolgt, sind diese Einkünfte im laufenden Steuerjahr nicht steuerpflichtig. Stattdessen würde es in Ihrem Einkommen für das nächste Steuerjahr berücksichtigt.
Angenommen, eine Marketingagentur liefert Mitte Dezember 2021 ein Projekt aus und sendet am 27. Dezember eine Rechnung über 10.000 US-Dollar. Wenn die Rechnung erst am 5. Januar 2022 bezahlt wird, werden die 10.000 US-Dollar bei der Kassenbuchhaltung nicht als Einkommen für 2021 gezählt. Stattdessen würden sie als Teil des Einkommens der Agentur im Jahr 2022 besteuert, wenn das Bargeld tatsächlich vorhanden war erhalten.
Notiz
Die Verwendung der Cash-Account-Methode bedeutet nicht, dass Sie die Einlösung von Schecks verzögern können, um Zahlungen auf steuerpflichtiges Einkommen aufzuschieben. Wenn Sie eine Zahlung erhalten, gilt das Bargeld als für Sie verfügbar und muss gemeldet werden.
Alternativen zur Kassenbuchhaltung
Anstatt Einnahmen zu erfassen, wenn sie eingehen, oder Ausgaben, wenn sie ausgegeben werden, werden sie bei der periodengerechten Rechnungslegungsmethode erfasst, sobald sie anfallen. Die periodengerechte Buchführung bietet einen genaueren langfristigen Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen, sodass Sie sehen können, welche Einnahmen und Ausgaben Sie noch verdienen oder bezahlen müssen. Dies bedeutet auch, dass Ihre Buchhaltungsunterlagen nicht immer mit den Angaben auf Ihrem Bankkonto übereinstimmen, da Ihre Unterlagen ausstehende Einnahmen und Ausgaben widerspiegeln.
Notiz
Wenn Ihr Unternehmen mehr als 25 Millionen US-Dollar pro Jahr erwirtschaftet, müssen Sie die periodengerechte Buchführungsmethode verwenden. Unternehmen, die weniger als diesen Betrag verdienen, können die Abrechnungsmethode verwenden, die für ihre Anforderungen am besten geeignet ist.
Wenn Sie sich für die periodengerechte Rechnungslegung entscheiden, ist Ihr Unternehmen verpflichtet, Steuern auf Einkünfte zu zahlen, die Ihnen geschuldet, aber noch nicht erhalten wurden. Bedenken Sie, dass Sie für jede Steuererklärung, die Sie einreichen, dieselbe Abrechnungsmethode verwenden möchten. Wenn Sie von der Kassenbuchhaltung zur Periodenrechnung wechseln müssen, müssen Sie das IRS-Formular 3115 einreichen.
Kassenbuchhaltung vs. Periodenrechnung
| Kassenbuchhaltung | Periodenrechnung |
|---|---|
| Erfasst Einnahmen, wenn sie eingehen, und Ausgaben, wenn sie ausgegeben werden | Erfasst Einnahmen und Ausgaben, wenn sie anfallen |
| Gewinne und Ausgaben stimmen mit dem Betrag auf Ihrem Konto überein | Gewinne und Ausgaben stimmen nicht immer mit dem Betrag auf Ihrem Konto überein |
| Ausstehende, aber nicht erhaltene Einkünfte unterliegen nicht der Steuerpflicht | Ausstehende, aber nicht erhaltene Einkünfte unterliegen weiterhin der Steuerpflicht |
| Wird oft von kleinen Unternehmen und Einzelunternehmern genutzt | Erforderlich für größere Unternehmen, die einen Umsatz von über 25 Millionen US-Dollar erzielen |
Vor- und Nachteile der Kassenbuchhaltung
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Einfach
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Einkünfte werden vor ihrem Erhalt nicht besteuert
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Einfach zu bedienen
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Ungenau
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Keine Aufzeichnungen über Verbindlichkeiten und Forderungen
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Unbeliebt bei Kreditgebern
Vorteile erklärt
- Einfach:Die Bargeldbuchhaltung ist eine einfache Methode: Sie erfassen Einnahmen und Ausgaben immer dann, wenn Sie Bargeld erhalten oder ausgeben.
- Einkünfte werden vor ihrem Erhalt nicht besteuert:Wenn am Ende Ihres Steuerjahres noch eine Zahlung aussteht, müssen Sie diese Einkünfte erst im darauffolgenden Steuerjahr versteuern.
- Einfach zu bedienen: Die Einfachheit der Methode erfordert keine tiefgreifenden Kenntnisse der Buchhaltung.
Nachteile erklärt
- Ungenau: Die kurzfristige Cashflow-Analyse kann ungenau sein, da Einnahmen und Ausgaben möglicherweise in einem oder mehreren vorangegangenen Monaten erzielt oder angefallen sind.
- Keine Aufzeichnungen über Verbindlichkeiten und Forderungen:Da die Kassenbuchhaltung keine ausstehenden Beträge widerspiegelt, gibt es keine Verbindlichkeiten (Geld, das Ihr Unternehmen schuldet) oder Forderungen (Geld, das Ihr Unternehmen schuldet).
- Unbeliebt bei Kreditgebern:Kreditgeber vertrauen möglicherweise nicht auf die Richtigkeit der Finanzberichte im Rahmen der Kassenbuchhaltung, was Ihre Chancen auf eine Finanzierungsgenehmigung beeinträchtigen könnte.
Wichtige Erkenntnisse
- Bei der Bargeldbuchhaltung handelt es sich um eine Buchhaltungsmethode, die aufzeichnet, wann Bargeld auf Ihrem Konto ein- oder ausgeht, und nicht, wann Einnahmen erzielt werden oder Ausgaben anfallen.
- Die Kassenbuchhaltungsmethode kann nur von Unternehmen verwendet werden, die einen Jahresumsatz von weniger als 25 Millionen US-Dollar erzielen.
- Zu den Vorteilen eines Kassenbuchhaltungssystems gehören seine Einfachheit und die Tatsache, dass Einkünfte nicht vor ihrem Eingang besteuert werden.
- Zu den Nachteilen eines Kassenbuchhaltungssystems gehören ungenaue kurzfristige Cashflow-Aufzeichnungen und die Möglichkeit, dass Ihre Chancen auf eine Kreditgenehmigung beeinträchtigt werden.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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