Wie erledige ich meine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung?

ByDr. J. K. Hartmann

Viele Unternehmer scheuen den Gedanken, die Gehaltsabrechnung zu erledigen, da dies eine komplexe und anspruchsvolle Herausforderung sein kann. Wenn Sie jedoch nur ein paar Mitarbeiter haben, möchten Sie dies möglicherweise selbst tun, anstatt einen Dritten zu beauftragen. Es ist machbar, wenn Sie einige grundlegende Schritte unternehmen, verstehen, worauf Sie sich einlassen, und auf Details achten.

Wichtige Erkenntnisse

  • Bevor Sie mit der Gehaltsabrechnung beginnen, müssen Sie sich bei den Steuerbehörden auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene registrieren.
  • Um die Gehaltsabrechnung durchzuführen, berechnen Sie den Lohnsatz und behalten dann Steuern und andere Abzüge ein, um einen Nettolohnbetrag für jeden Mitarbeiter zu erhalten.
  • Der letzte Teil des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses ist die Meldung und Zahlung der Lohnsteuer an alle Steuerbehörden.
  • Um den Vorgang zu vereinfachen, können Sie eine Online-Gehaltsabrechnungssoftware oder einen Lohnabrechnungsdienst nutzen.

Schritte im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess

Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess umfasst drei grundlegende Schritte:

  1. Vorbereitung: Bereiten Sie sich auf die Berechnung und Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung vor und entscheiden Sie, wer alle Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben erledigen sollvorSie beginnen, Mitarbeiter einzustellen.
  2. Bezahlte Mitarbeiter: Richten Sie ein System ein, um das Gehalt der Mitarbeiter zu berechnen, Gehaltsschecks auszustellen und diese zu verteilen. 
  3. Nachzahlung: Legen Sie Geld für Steuern zurück, leisten Sie Steuerzahlungen und senden Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte zum richtigen Zeitpunkt an den Internal Revenue Service (IRS), die Social Security Administration (SSA) sowie staatliche und lokale Steuerbehörden, nachdem Sie Ihre Mitarbeiter bezahlt haben.

Bevor Sie Mitarbeiter einstellen und bezahlen

Sie müssen einige Entscheidungen über die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter treffen, um Gehaltsschecks ausstellen zu können. Wie oft werden Sie bezahlen? Wie sieht es mit bezahlter Freizeit aus? Werden Überstunden bezahlt?

Informieren Sie sich über alle Arbeitsgesetze auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene, da diese Auswirkungen auf den Betrag haben, den Sie Ihren Mitarbeitern zahlen, und wenden Sie sich an einen Anwalt für Arbeitsrecht, um sicherzustellen, dass Sie alle Gesetze einhalten.

Entscheiden Sie sich für ein Buchhaltungssystem

Die meisten kleinen Unternehmen nutzen ein Online-Buchhaltungssystem mit einer Möglichkeit zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Schauen Sie sich die Gehaltsabrechnungs-Apps für kleine Unternehmen für Android und die Online-Gehaltsabrechnung von QuickBooks an.

Sammeln Sie den Papierkram, den neue Mitarbeiter unterschreiben müssen

Jeder neue Mitarbeiter muss im Rahmen des Onboarding-Prozesses bestimmte Unterlagen erledigen. Sie müssen sicherstellen, dass die neuen Einstellungsformulare und Bewerbungen ausgefüllt und eingereicht werden. Dazu gehören:

  • Ein IRS W-4-Formular zur Bestimmung der Quellensteuer
  • Ein Bewerbungsformular
  • Ein I-9-Formular zum Nachweis der Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten
  • Wahlunterlagen für den Quellensteuerabzug auf staatlicher und lokaler Ebene

Richten Sie eine direkte Einzahlung für Gehaltsschecks ein

Wenden Sie sich an Ihre Bank, um herauszufinden, wie ihr Direkteinzahlungssystem funktioniert. Sie müssen außerdem von jedem Mitarbeiter eine Autorisierung und Informationen zu seinen Girokonten einholen, z. B. Kontonummern und Bankleitzahlen.

Richten Sie ein separates Lohnkonto ein

Richten Sie ein separates Bankkonto ein, um Gehaltsschecks auszustellen oder per Direkteinzahlung des Mitarbeiters zu bezahlen. Sie benötigen dieses Konto auch für die Einzahlung von Geldern, die Sie von Mitarbeitern für die Bundes- und Landeseinkommenssteuer sowie für Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (sogenannte FICA-Steuern) und andere Beträge eingezogen haben.

Notiz

Ein separates Lohnkonto kann Ihnen helfen, den Überblick über diese Transaktionen zu behalten, ohne dass sie mit Ihrem allgemeinen Geschäftskonto verwechselt werden.

Besorgen Sie sich eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer

Eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) ist praktisch eine Sozialversicherungsnummer für Unternehmen für Bundessteuerzwecke. Sie benötigen eines, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen möchten. Wenden Sie sich an den IRS, der Ihnen einen Antrag zuweist, oder Sie können sich online bewerben.

Bezahlte Mitarbeiter

Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter gemäß den von Ihnen festgelegten Zahlungsperioden. Dazu müssen Sie herausfinden, wie viel ihnen beiden zusteht, und Einbehalte und andere Abzüge von ihrem Gehalt abziehen.

  1. Berechnen Sie das Gehalt der Mitarbeiter: Berechnen Sie den Bruttolohnbetrag für jeden Mitarbeiter. Hierbei handelt es sich um den Gesamtbetrag, den Sie dem Mitarbeiter schulden, basierend auf den geleisteten Arbeitsstunden und dem Stundensatz, bzw. um den Gesamtbetrag für den Lohnzeitraum bei Angestellten.
  2. Berechnen Sie Einbehalte und Abzüge: Sie verwenden den Bruttolohnbetrag, um die Quellensteuer für Bundes-, Landes- und lokale Einkommenssteuern zu berechnen. Berechnen Sie den Abzug für FICA-Steuern sowie für Abzüge wie Krankenversicherungs- und Rentenversicherungsbeiträge. Das IRS bietet ein hilfreiches Online-Tool, das Sie Schritt für Schritt durch diesen Vorgang führt.
  3. Schreiben Sie Gehaltsschecks: Schreiben Sie Gehaltsschecks aus und verteilen Sie sie an die Mitarbeiter oder senden Sie sie per Direkteinzahlung.
  4. Erhalten Sie die Gesamtsumme der Lohnsteuereinzahlungen: Rufen Sie die Gesamtsummen aller Mitarbeiter für Bruttolöhne, Quellensteuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene, FICA-Steuern und andere Abzüge ab. Sie benötigen diese Beträge für Ihre Lohnsteuerabrechnungen und -berichte.

Notiz

Diese Schritte gelten speziell für Mitarbeiter. Für Personen, die als selbstständige Auftragnehmer für Sie tätig sind, müssen Sie keine Steuern einbehalten. Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) bietet einen umfassenden Leitfaden dazu, wer ein Angestellter und wer ein unabhängiger Auftragnehmer ist, und erklärt alle Regeln.

Nachdem Sie die Mitarbeiter bezahlt haben

Für Beträge, die Sie von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter abgezogen haben, müssen Sie beim IRS sowie bei staatlichen und lokalen Behörden bestimmte Lohnsteuerzahlungen leisten:

  • Die Beträge, die Sie von den Arbeitnehmerbeiträgen für Bundes- und Landeseinkommenssteuern einbehalten haben
  • Die Beträge, die Sie vom Arbeitnehmerlohn für Sozialversicherung und Medicare abgezogen haben
  • Die Beträge, die Sie als Arbeitgeber für Sozialversicherung und Medicare schulden

Sie können Ihre Lohnsteuerzahlungen über das elektronische Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) des IRS leisten.

Sonstige Lohnsteuereinlagen

Sie müssen zusätzlich zu den Bundeseinbehalten und Sozialversicherungs-/Medicare-Abzugszahlungen regelmäßig Zahlungen für die Bundesarbeitslosensteuer leisten. Zusätzlich zu den Bundeslohnsteuereinzahlungen müssen Sie auch Lohnsteuereinzahlungen an Ihren Staat und möglicherweise an Ihren Ort leisten.

Lohnsteuermeldung

Unternehmen sind verpflichtet, regelmäßig bestimmte Lohnsteuerberichte einzureichen:

  • Vierteljährliche Berichte an das IRS auf Formular 941, aus denen die Höhe Ihrer Lohnsteuerschuld und die Beträge hervorgehen, die Sie im vorangegangenen Quartal für diese Schuld gezahlt haben
  • Jährliche Arbeitslosensteuerberichte an das IRS auf Formular 940, aus denen die Höhe Ihrer Arbeitslosensteuerschuld und die Beträge hervorgehen, die Sie für diese Schuld gezahlt haben
  • Berichte an staatliche und lokale Steuerbehörden

Erstellen Sie ein Lohn- und Gehaltsregister

Erstellen und pflegen Sie ein Lohn- und Gehaltsregister, um alle Lohn- und Gehaltsinformationen für jeden Mitarbeiter im Auge zu behalten. Die meisten Online-Buchhaltungssysteme sind diese als Teil ihres Berichtspakets. Sie benötigen diese Informationen für die Gehaltsabrechnungen und Berichte zum Jahresende.

Erstellen Sie einen jährlichen Steuerkalender

Durch die Erstellung und Pflege eines monatlichen Lohnsteuerkalenders, entweder in Ihrer Buchhaltungs-/Gehaltsabrechnungssoftware oder manuell, behalten Sie den Überblick über alle Lohnsteuertermine im Laufe des Jahres. Fügen Sie die Lohnsteuerdaten Ihres Staates hinzu, um einen vollständigen Kalender zu erhalten.

Hilfe bei der Gehaltsabrechnung erhalten

Auch wenn Sie sich dafür entscheiden, die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen, benötigen Sie einen zugelassenen Steuerberater, der den Prozess überwacht. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist komplex, Steuern und Gesetze ändern sich ständig und jedes Steuerjahr ist in irgendeiner Weise anders.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie lange müssen Lohn- und Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

Sie müssen die bundesstaatlichen und staatlichen Anforderungen für die Führung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen befolgen. Bundesbehörden haben unterschiedliche Anforderungen an die Aufbewahrungsdauer und die aufzubewahrenden Aufzeichnungen.

Das IRS verlangt beispielsweise, dass alle Gehaltsabrechnungsformulare sowie Gehalts- und Leistungsinformationen vier Jahre lang aufbewahrt werden müssen.Das Arbeitsministerium (DOL) verlangt von Arbeitgebern, dass sie mindestens drei Jahre lang Aufzeichnungen über den Lohnsatz, die geleisteten Arbeitsstunden und die geleisteten Überstunden führen.

Informationen zu den Anforderungen an die Führung staatlicher Aufzeichnungen finden Sie auf der Website der Arbeitsagentur Ihres Staates.

Wie führt man die Gehaltsabrechnung für 1099 Mitarbeiter durch?

Das IRS-Formular 1099-NEC wird verwendet, um Zahlungen an Nicht-Angestellte zu melden, darunter unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und andere, die Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erbringen. Sie müssen diesen Bericht aus Gründen der Bundeseinkommensteuer einreichen, wenn Sie jemandem mehr als 600 US-Dollar pro Jahr gezahlt haben.In der Regel ist kein Quellensteuerabzug zu melden, es sei denn, die Person unterliegt der Ersatzeinbehaltssteuer.

Wie viel kostet es, die Lohn- und Gehaltsabrechnung von jemandem erledigen zu lassen?

Möglicherweise möchten Sie einen Lohnabrechnungsdienst in Anspruch nehmen, anstatt die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst zu erledigen. Online-Dienste werden monatlich abgerechnet, mit einem Grundpreis und einem Zusatzbetrag pro Mitarbeiter. Möglicherweise zahlen Sie auch einen höheren Preis, wenn Sie mehr technischen Support oder zusätzliche Dienstleistungen wünschen.

Eine weitere Option ist ein Offline-Service über ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen. Sie bieten einen persönlicheren Service, der sich auch an der Anzahl der Mitarbeiter orientiert. Zu den Gebühren gehören in der Regel die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung, der Einzug der fälligen Steuern und die Erstellung von Berichten für Steuerbehörden.