So melden und zahlen Sie Steuern für unabhängige Auftragnehmer

Wenn Sie selbstständig Dienstleistungen für Privatpersonen oder Unternehmen erbringen, sind Sie höchstwahrscheinlich selbstständig, ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Auftragsarbeiter. Das Geld, das Sie verdienen, gilt als Geschäftseinkommen und Sie müssen neben anderen Steuern auch Einkommenssteuer zahlen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie zusätzliche Steuern zahlen.

Wenn Sie erwägen, ein unabhängiger Auftragnehmer zu werden, oder es bereits sind, ist es hilfreich, mit den Steuern vertraut zu sein, die Sie melden und zahlen müssen, damit Sie die Steuerzeit einplanen können.

Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?  

Ein unabhängiger Auftragnehmer (IC) ist jemand, der Dienstleistungen direkt für die breite Öffentlichkeit anbietet. Unabhängige Auftragnehmer können Personen sein, die in einem bestimmten Beruf tätig sind – Zahnärzte, Ärzte oder Anwälte. Sie können auch in Berufen wie Klempnerarbeiten, Bauunternehmern oder Elektroarbeiten tätig sein. Dazu können auch andere Arten von Servicemitarbeitern oder Gig-Workern gehören, beispielsweise Mitfahrgelegenheitsfahrer oder Freiberufler. 

Sie müssen Ihr Unternehmen nicht als einen bestimmten Unternehmenstyp registrieren, um ein unabhängiger Unternehmer zu sein. Aus steuerlichen Gründen ist die Standardunternehmensform ein Einzelunternehmen – ein Ein-Personen-Unternehmen, das nicht als Kapitalgesellschaft gegründet wurde. Die andere übliche Unternehmensform für ICs ist die Einzelgesellschaft (Eigentümer) mit beschränkter Haftung (SMLLC).

Welche Steuern müssen unabhängige Auftragnehmer zahlen? 

Als Selbstständiger, der als Einzelunternehmer tätig ist, müssen Sie verschiedene Arten von Steuern zahlen:

Selbstständigkeitssteuer  

Jeder, der in den USA arbeitet, muss Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen. Für unabhängige Auftragnehmer und andere Selbstständige werden diese Steuern als „Steuern auf selbständige Erwerbstätigkeit“ bezeichnet. 

Diese Steuern basieren auf dem Nettoeinkommen (Gewinn) Ihres Unternehmens. Der Steuersatz für selbständige Erwerbstätigkeit beträgt 15,3 %, wobei 12,4 % an die Sozialversicherung und 2,9 % an Medicare gehen. Sie können die Hälfte des Gesamtbetrags abziehen, der dem Betrag entspricht, den ein Arbeitgeber für diese Steuern zahlen würde.

Der Sozialversicherungsanteil ist jedes Jahr auf einen bestimmten Höchstbetrag begrenzt. Wenn Ihr kombinierter Verdienst als IC und als Angestellter mehr als 200.000 US-Dollar pro Jahr beträgt, müssen Sie eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % auf Ihren kombinierten Verdienst als IC und als Angestellter zahlen (sofern dies zutrifft).

Sie müssen Schedule SE verwenden, um die gesamte von Ihnen geschuldete Selbstständigkeitssteuer zu berechnen. Anschließend müssen Sie diesen Betrag Ihrer persönlichen Steuererklärung hinzufügen (Formular 1040/1040-SR).

Bundeseinkommensteuern

Freiberufler gelten als Unternehmer. Die Regierung verlangt, dass Sie in Ihrer Steuererklärung alle persönlichen Einkünfte, die Sie aus Ihrem Unternehmen erzielen, sowie die Gewerbesteuerabzüge angeben. 

Bei den meisten unabhängigen Auftragnehmern handelt es sich um Einzelunternehmer oder LLCs mit nur einem Gesellschafter, die ihre Bundeseinkommenssteuern in Anhang C als Teil des Formulars 1040 angeben. Berechnen Sie Ihr Geschäftseinkommen und nehmen Sie Abzüge in Anhang C vor, um Ihren Nettogewinn oder -verlust insgesamt zu ermitteln, der zu anderen Einkommensquellen (z. B. aus Beschäftigung oder Investitionen) addiert wird, um Ihr steuerpflichtiges Nettoeinkommen für das Jahr zu erhalten.

Staatliche Einkommenssteuern 

In den meisten Bundesstaaten müssen Sie auch staatliche Einkommenssteuern auf Ihr Geschäftseinkommen melden und zahlen. In Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming gibt es keine staatliche Einkommenssteuer. New Hampshire besteuert kein Erwerbseinkommen, wohl aber Zinsen und Dividenden.Wenden Sie sich an die Steuerbehörde Ihres Staates, um Informationen zur Funktionsweise der Einkommensteuer zu erhalten.

Geschätzte Steuern

Als Geschäftsinhaber müssen Sie in der Regel im Laufe des Jahres keine Beträge für Einkommenssteuern und Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern einbehalten, wie dies bei Mitarbeitern der Fall ist. Sie können die Steuerarbeitsblätter auf dem IRS-Formular 1040-ES verwenden, um geschätzte Steuern und Steuern auf selbständige Erwerbstätigkeit zu berechnen. Sie müssen die geschätzten Steuern im Laufe des Jahres zahlen, um Strafen für eine Unterzahlung zu vermeiden. In den meisten Jahren und für die meisten Steuerzahler sind die Fälligkeitstermine der 15. April, der 15. Juni, der 15. September und der 15. Januar des nächsten Jahres. 

Beschäftigungssteuern

Wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie von den Mitarbeitern Bundeseinkommenssteuern einbehalten, verschiedene Arten von Lohnsteuern zahlen und Steuerberichte beim IRS und der Social Security Administration (SSA) einreichen. 

Sie und Ihre Mitarbeiter müssen jeweils die Hälfte der FICA-Steuern für Sozialversicherung und Medicare zahlen. Der Steuersatz entspricht dem der Selbstständigkeitssteuer (15,3 %) und basiert auf dem steuerpflichtigen Einkommen des Arbeitnehmers. Sie behalten den Arbeitnehmeranteil von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer ein und legen Ihren Anteil als Arbeitgeber zur Zahlung an das IRS zurück. Sie müssen FICA-Steuern und die Quellensteuer auf Bundeseinkommen mindestens monatlich zahlen und vierteljährlich auf IRS Schedule D, Formular 941 Bericht erstatten.

Arbeitgeber zahlen Bundes- und Landesarbeitslosensteuern, um die Arbeitslosenunterstützung für Arbeitnehmer zu finanzieren, die ihren Arbeitsplatz verlieren. Arbeitnehmer zahlen diese Steuer nicht. Der Satz beträgt 6 % auf Mitarbeiterlöhne über 1.500 US-Dollar in jedem Kalenderquartal. Sie müssen das IRS-Formular 940 ausfüllen, um diese Steuern jedes Jahr zu melden und zu zahlen. 

Steuerabzüge für unabhängige Auftragnehmer

Sie können Ihre Betriebseinnahmen reduzieren, indem Sie Betriebsausgabenabzüge vornehmen. Um abzugsfähig zu sein, müssen diese Ausgaben der Erzielung eines Gewinns dienen. Sie müssen außerdem gewöhnlich (üblich) und notwendig (hilfreich und angemessen) sein.

Sehen Sie sich die Liste der zulässigen Kostenabzüge in Anhang C an. Hier sind einige wichtige Abzüge, die Sie je nach Ihrer Geschäftssituation möglicherweise in Anspruch nehmen können. 

„Kosten der verkauften Waren“ ist eine separate Berechnung in Anhang C für Material, Arbeit, Versand und andere Kosten für die Herstellung von Produkten für den Wiederverkauf. 

Die Home-Business-Kosten beziehen sich auf den Raum, den Sie als Heimbüro oder für andere geschäftliche Zwecke nutzen. Abzugsfähig ist nur die Fläche, die Sie regelmäßig und ausschließlich (nur für geschäftliche Zwecke) nutzen. Dieser Abzug wird auf dem IRS-Formular 8829 für tatsächliche Ausgaben oder in Anhang C anhand einer vereinfachten Methode für kleinere Räume berechnet.

Betriebskosten sind in Ihrem selbstständigen Unternehmergeschäft abzugsfähig. Wenn Sie ein Fahrzeug sowohl für geschäftliche als auch für private Fahrten nutzen, können Sie nur die geschäftliche Nutzung abziehen, indem Sie entweder die tatsächlichen Kosten oder einen Standard-Kilometersatz verwenden, der sich jedes Jahr ändert. Melden Sie diese Ausgaben in Anhang C. 

Wenn Ihr Unternehmen über größere Vermögenswerte wie ein Auto, ein Gebäude, Möbel oder Ausrüstung verfügt, können Sie die Kosten über mehrere Jahre hinweg abziehen. Bei diesem als „Abschreibung“ bezeichneten Vorgang handelt es sich um einen nicht zahlungswirksamen Abzug, der separat ausgewiesen wird. Verwenden Sie das IRS-Formular 4562, um die Abschreibung zu berechnen und in Anhang C anzugeben.

So reichen Sie als unabhängiger Auftragnehmer Einkommenssteuern ein

Bevor Sie mit der Abgabe Ihrer Gewerbesteuererklärung beginnen, benötigen Sie Informationen zu Ihren Einnahmen und Ausgaben für das Jahr. Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung (auch „Gewinn- und Verlustrechnung“ genannt) und bewahren Sie detaillierte Ausgabenaufzeichnungen auf, um alle Abzüge zu belegen, die Sie vornehmen möchten. 

Viele kleine Unternehmen verwenden eine Software zur Vorbereitung der Gewerbesteuer, die Sie durch die verschiedenen Abschnitte von Anhang C, Anhang SE und anderen Zeitplänen und Formularen führt, um Geschäftsinformationen in Formular 1040 aufzunehmen.

Tipps zur Steuererklärung als unabhängiger Auftragnehmer

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Steuerlast zu senken und Probleme bei der Steuerprüfung zu vermeiden.

Senken Sie Ihre Gewerbesteuerrechnung 

Niemand zahlt gerne Einkommenssteuer, aber Sie können Ihre Gewerbesteuerbelastung senken, indem Sie alle möglichen legitimen Ausgaben abziehen. Zusätzlich zu allen möglichen Abzügen können Sie möglicherweise Steuergutschriften für verschiedene Geschäftstätigkeiten beantragen. Einige Beispiele sind eine Steuergutschrift für Arbeitsmöglichkeiten für die Einstellung benachteiligter Arbeitnehmer oder eine Gutschrift für die Gewährung einer Krankenversicherung für Mitarbeiter.

Aufzeichnungen von der Gründung bis zur Steuererklärung 

Sie müssen nicht alle Ihre Geschäftsunterlagen vorlegen, wenn Sie Ihre Steuererklärung einreichen, aber was passiert, wenn Sie geprüft werden? Der IRS prüft unter anderem die Abzüge für Fahrkosten und Gewerbeflächen sorgfältig, daher ist es wichtig, hervorragende Aufzeichnungen zu führen. Beispielsweise müssen Sie bei Fahrtkosten stets aktuelle Aufzeichnungen führen, die das Datum, den Kilometerstand und den Geschäftszweck enthalten.

Hilfe bei der Besteuerung unabhängiger Auftragnehmer

Unternehmenssteuern sind komplex und es sind viele Voraussetzungen, Grenzen und Ausnahmen zu berücksichtigen. Selbst ein scheinbar einfacher Abzug, wie der für die geschäftliche Nutzung Ihres Eigenheims, bringt beispielsweise viele Probleme mit sich. Wenn Sie einen zugelassenen Steuerberater finden, der Sie bei Ihren Unternehmenssteuern unterstützt, können Sie Geld sparen und eine Steuerprüfung überstehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)