So bereiten Sie 1099-NEC-Formulare vor

ByDr. J. K. Hartmann

Wenn Sie Nichtangestellte bezahlt haben, einschließlich unabhängiger Auftragnehmer, Freiberufler und anderer Dienstleister, müssen Sie die Gesamtsumme dieser Zahlungen für das Jahr auf dem IRS-Formular 1099-NEC angeben.

Dieser Artikel enthält Informationen zum Formular 1099-NEC, einschließlich des Fälligkeitsdatums, zum Ausfüllen des Formulars und zur Einreichung beim Internal Revenue Service (IRS).

Wichtige Erkenntnisse

  • Verwenden Sie das Formular 1099-NEC, um Gesamtzahlungen an Nicht-Mitarbeiter zu melden, wenn Sie ihnen im Laufe des Jahres 600 USD oder mehr gezahlt haben.
  • Geben Sie diese Formulare an die Zahlungsempfänger weiter und melden Sie sie dem IRS bis zum 31. Januar des Jahres, das auf das gemeldete Steuerjahr folgt.
  • Steuereinbehaltung ist für Nicht-Angestellte nicht üblich, Sie müssen jedoch möglicherweise eine Ersatzeinbehaltung melden.
  • Verwenden Sie nicht das Formular 1099-MISC, um Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter zu melden.

Was ist Formular 1099-NEC?

Das Formular 1099-NEC ist ein Informationsformular des Internal Revenue Service (IRS), das zur jährlichen Meldung von Zahlungen an Nichtangestellte verwendet wird. Sie müssen diesen Bericht beim IRS einreichen, wenn Sie 600 US-Dollar an einen Freiberufler, unabhängigen Auftragnehmer oder eine andere Einzelperson oder Firma gezahlt haben, die im Laufe des Jahres Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erbracht hat. Das Formular enthält auch Informationen zu den von den Zahlungsempfängern einbehaltenen Bundes- und Landeseinkommenssteuern.

Sie müssen keine Bundes- oder Landessteuern von Zahlungen an Nicht-Angestellte einbehalten, es sei denn, diese unterliegen den Regeln für den Ersatzeinbehalt. Dies ist kein gewöhnlicher Fall und Sie würden eine Benachrichtigung erhalten, wenn Sie Zahlungen an eine bestimmte Person zurückhalten müssten.

Wer sollte das Formular 1099-NEC erhalten? 

NEC steht für „Non-Employee Compensation“ und Nicht-Mitarbeiter sind Personen, die im Laufe des Jahres Leistungen für Sie erbracht haben. Dazu gehören Teile und Materialien, die Sie für einen Nicht-Angestellten bezahlt haben, beispielsweise für einen unabhängigen Auftragnehmer, der Ihren Computer repariert hat. Die 1099-NEC wird auch für Zahlungen von Anwaltsgebühren für ihre Dienstleistungen verwendet, jedoch nicht für Bruttoerlöse an einen Anwalt im Rahmen eines Vergleichs.

Das Formular 1099-NEC wird nicht für die Löhne und Gehälter der Arbeitnehmer verwendet. Verwenden Sie Formular W-2, um diese Zahlungen zu melden. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, wenn Sie Zweifel daran haben, ob jemand ein Angestellter oder ein Nicht-Angestellter ist, oder reichen Sie das Formular SS-8 ein, um den IRS zu bitten, die Feststellung für Sie zu treffen.

Notiz

Verwenden Sie nicht das Formular 1099-MISC, um Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter zu melden. Dieses Formular wird verwendet, um andere Arten von Zahlungen zu melden, darunter Mieten, Preise und Auszeichnungen, Erlöse aus Fischerbooten sowie Zahlungen für medizinische Versorgung und Gesundheitsfürsorge.

Wann ist das Formular 1099-NEC fällig?

Das Formular 1099-NEC muss bis zum 31. Januar für das vorangegangene Kalenderjahr beim IRS eingereicht werden. Diese Frist gilt sowohl für die Papiereinreichung als auch für die elektronische Einreichung. Das genaue Datum kann sich ein Jahr lang auf den nächsten Werktag ändern, wenn der 31. Januar auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Wenn Sie 1099-NEC-Formulare nach den Fälligkeitsterminen einreichen, drohen Ihnen möglicherweise Strafen für die verspätete Einreichung. Die Höhe der Strafe richtet sich nach der Verspätung Ihrer Anmeldung und der Größe Ihres Unternehmens.

Notiz

Die Beauftragung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleisters mit der Vorbereitung und Einreichung Ihrer 1099-NEC-Formulare entbindet Sie nicht von der Verantwortung, dafür zu sorgen, dass die Formulare korrekt und rechtzeitig eingereicht werden.

Wo Sie das Formular 1099-NEC erhalten

Sie können 1099-NEC-Formulare in Bürobedarfsgeschäften, direkt beim IRS, bei Ihrem Buchhalter oder über Unternehmenssteuersoftwareprogramme erhalten. Sie können keine Formularvorlage 1099-NEC verwenden, die Sie im Internet finden, da die rote Tinte auf Kopie A etwas Besonderes ist und nicht kopiert werden kann. Sie müssen das offizielle Formular verwenden.

Bevor Sie das Formular 1099-NEC einreichen

Bevor Sie das Formular 1099-NEC vorbereiten, benötigen Sie für jeden Nicht-Angestellten eine gültige Steuer-ID-Nummer. Wenn Sie einen Nicht-Angestellten einstellen, müssen Sie von ihm ein W-9-Formular erhalten, in dem diese und andere identifizierende Informationen angegeben werden, die Sie zum Ausfüllen des Formulars 1099-NEC benötigen.

Überprüfen Sie noch einmal die Steueridentifikationsnummern, die Ihnen von Nicht-Angestellten zur Verfügung gestellt werden, um Probleme mit dem IRS oder den staatlichen Steuerbehörden zu vermeiden. Das IRS bietet ein Online-Programm zum Abgleich der Steuerzahler-IDs an, mit dem Sie sicherstellen können, dass die Zahlen korrekt sind.

So füllen Sie das Formular 1099-NEC aus

Sie müssen für jeden 1099-NEC, den Sie vorbereiten, Informationen über Ihr Unternehmen angeben, darunter:

  • Ihre bundesstaatliche Arbeitgeber-ID-Nummer
  • Ihr Firmenname
  • Ihre Geschäftsadresse

Geben Sie die Steuer-ID-Nummer des Empfängers (Sozialversicherungsnummer, Arbeitgeber-ID-Nummer oder Bundessteuer-ID-Nummer) zusammen mit Ihren Geschäftsinformationen in die Felder auf der linken Seite der Seite ein. Auf jedem ist deutlich angegeben, was Sie dort eingeben müssen.

Geben Sie als Nächstes Informationen zu den Zahlungen, die Sie an den Nicht-Mitarbeiter geleistet haben, in das entsprechende Feld ein:

  • Kasten 1:Dieser Betrag ist der Gesamtbetrag, den Sie im Steuerjahr an den Zahlungsempfänger gezahlt haben.
  • Kasten 4:Geben Sie den gesamten Sicherungseinbehalt ein, den Sie im Laufe des Jahres von den Zahlungen dieser Person einbehalten haben. Die meisten Nicht-Angestellten sind nicht zur Quellensteuer verpflichtet, es sei denn, sie unterliegen der Ersatz-Quellensteuer. Sie würden eine Benachrichtigung vom IRS oder einem Gericht erhalten, wenn Sie verpflichtet wären, Steuern von Zahlungen an eine natürliche Person einzubehalten.
  • Felder 5, 6 und 7:Das IRS verlangt nicht, dass Sie diese Felder ausfüllen, aber das Steuerministerium Ihres Staates benötigt möglicherweise eine Kopie des Formulars 1099-NEC mit diesen Informationen. Geben Sie das staatliche Einkommen der Person sowie etwaige von Ihnen einbehaltene staatliche Steuern ein und geben Sie den Staat oder die Staaten an, denen Sie Bericht erstatten möchten. Füllen Sie für diese Informationen ein zusätzliches Formular 1099-NEC aus, wenn Sie Daten für mehr als zwei Bundesstaaten eingeben müssen, da das Formular nur für zwei Bundesstaaten Platz bietet.

Notiz

Sie müssen außerdem ein 1096-Übermittlungsformular mit 1099-NEC-Formularen einreichen, wenn Sie diese Formulare per Post einreichen.

So korrigieren Sie einen 1099-NEC

Überprüfen Sie die Formulare auf Fehler, bevor Sie sie an das IRS übermitteln. Zu den häufigsten Fehlern beim Ausfüllen von 1099-Formularen gehören die Verwendung des Formulars für das falsche Jahr, das Versenden des Formulars an die falsche Person oder das falsche Unternehmen und die Nichtangabe aller angeforderten Informationen.

Sie können den Fehler einfach korrigieren, wenn Ihnen beim Ausfüllen eines 1099-NEC-Formulars ein Fehler unterläuft und Sie ihn feststellen, bevor Sie das Formular an das IRS senden. Andernfalls müssen Sie ein korrigiertes 1099-NEC-Formular einreichen. Aktivieren Sie das Kästchen „korrigiert“ oben im neuen Formular und ändern Sie unbedingt Formular 1096, wenn sich die Korrektur auf Ihre Gesamtbeträge in diesem Übermittlungsformular auswirkt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wann müssen Sie einen 1099-NEC einreichen?

Wenn Sie Vertragsarbeiter, Freiberufler und andere Dienstleister für geschäftliche Zwecke einstellen, müssen Sie ein 1099-NEC-Formular einreichen. Sie müssen dieses Formular ausfüllen, wenn Sie im Laufe des Jahres jemandem 600 $ oder mehr gezahlt haben. Verwenden Sie dieses Formular, um Honorare zu melden, die an Fachleute wie Anwälte, Buchhalter oder Berater gezahlt wurden, jedoch keine Bruttozahlungen an Anwälte im Rahmen eines Vergleichs.

Wie reicht man einen 1099-NEC elektronisch ein?

Um 1099-Informationsformulare, einschließlich Formular 1099-NEC, per E-Mail einzureichen, verwenden Sie das Filing Information Returns Electronically (FIRE)-System des IRS. Um das FIRE-System nutzen zu können, müssen Sie zunächst einen Senderkontrollcode (TCC) beantragen. Sie müssen Ihre Unterlagen elektronisch einreichen, wenn Sie 250 oder mehr 1099-NEC-Formulare einreichen müssen.

Wohin verschickt man einen 1099-NEC?

Möglicherweise können Sie Ihre 1099-NEC-Formulare per Post an das IRS senden, wenn Sie weniger als 250 dieser Formulare einreichen müssen. Sie können auch einen vom IRS zugelassenen privaten Lieferservice nutzen. Die Postanschrift hängt davon ab, wo sich Ihr Unternehmen befindet. Die Veröffentlichung „Allgemeine Anweisungen des IRS für bestimmte Informationsformulare“ (Seite 7) enthält eine Liste mit Adressen für jeden Staat.