Formulare W-2 und 1099-NEC: Fristen, Verlängerungen und Strafen

ByDr. J. K. Hartmann

Unternehmen, die Mitarbeiter und nicht angestellte Vertragsarbeiter einstellen, müssen ihnen zum Jahresende Steuerinformationen zur Verfügung stellen, wobei W-2-Formulare an Mitarbeiter und 1099-NEC-Formulare an Nicht-Mitarbeiter gehen. Diese Informationen müssen auch bei den zuständigen Bundesbehörden eingereicht werden.

In diesem Artikel erhalten Sie Informationen zu den Fristen für diese Formulare, was zu tun ist, wenn Sie eine Verlängerung benötigen, und zu Strafen, wenn Sie die Formulare nicht fristgerecht einreichen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Die Einkommensteuerberichtsformulare W-2 zum Jahresende für Arbeitnehmer und 1099-NECs für Nicht-Angestellte müssen den Empfängern bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres vorgelegt werden.
  • Der 31. Januar ist auch die Frist für die Einreichung von W-2-Anträgen bei der Social Security Administration (SSA) und 1099-NEC-Anträgen beim Internal Revenue Service (IRS).
  • Für jedes verspätete Formular und für das nicht ordnungsgemäße Ausfüllen des Formulars werden Strafen verhängt.
  • Möglicherweise können Sie beim Einreichen eines W-2- oder 1099-NEC-Formulars eine Fristverlängerung erhalten, wenn Sie außergewöhnliche Umstände nachweisen können, dies geschieht jedoch nicht automatisch.

Fristen für W-2- und 1099-Formulare

Arbeitgeber verwenden W-2 und 1099-NEC, um das steuerpflichtige Einkommen von Arbeitnehmern und Nicht-Angestellten für das Jahr zu melden. Das W-2-Formular meldet Einkommen, Quellensteuer, staatliches steuerpflichtiges Einkommen und andere Informationen an die Sozialversicherungsbehörde. Das 1099-NEC-Formular meldet Zahlungen an Nichtangestellte, einschließlich unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und Fachleute, an den Internal Revenue Service (IRS).

Der 31. Januar ist im Allgemeinen die Frist für die Aushändigung des Formulars 1099-NEC an Nicht-Mitarbeiter und für die Aushändigung der Kopien B, C und 2 des Formulars W-2 an Mitarbeiter.

Der 31. Januar ist auch die Frist für die Einreichung von W-2-Formularen bei der Social Security Administration (SSA) und 1099-Formularen beim IRS.

Die genaue Frist kann sich im Laufe eines Jahres ändern, wenn die Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Als Frist gilt in diesem Fall der nächste Geschäftstermin. Wenn beispielsweise der 31. Januar auf einen Sonntag fällt, wäre die Frist Montag, der 1. Februar.

Notiz

Verwenden Sie nicht das IRS-Formular 1099-MISC, um Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter zu melden. Ab dem Steuerjahr 2020 wird dieses Formular für diesen Zweck nicht mehr verwendet.

So reichen Sie eine W-2- oder 1099-NEC-Erweiterung ein

Wenn Sie die Frist vom 31. Januar für W-2- oder 1099-NEC-Formulare nicht einhalten können, müssen Sie einen Verlängerungsantrag einreichen. Es gibt separate Prozesse für Erweiterungen der Meldung an den IRS/SSA und für Erweiterungen der Aushändigung von Formularen an Empfänger.

Verlängerung für die Einreichung beim IRS oder SSA

Ihr Unternehmen kann eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare W-2 und Formular 1099-NEC beantragen. Sie müssen bis zum 31. Januar einen vollständigen Verlängerungsantrag schriftlich auf dem IRS-Formular 8809 einreichen.

Sie können keine automatische Verlängerung für die Einreichung von 1099-NEC- und W-2-Formularen erhalten und Sie können den Verlängerungsantrag nicht elektronisch einreichen. Damit Ihr Verlängerungsantrag genehmigt wird, muss er von der zeichnungsberechtigten Person Ihres Unternehmens unterzeichnet werden und Sie müssen bescheinigen, dass Sie eine Verlängerung benötigen. Der IRS gewährt eine Verlängerung der Einreichungsfrist nur unter außergewöhnlichen Umständen oder bei Katastrophen.

Verlängerungsanträge für die Formulare W-2 und 1099-NEC müssen per Post an folgende Adresse gesendet werden:

Abteilung des Finanzministeriums
Internal Revenue Service Center
Ogden, UT 84201-0209

Erweiterung für die Weitergabe von Formularen an Empfänger

Sie können eine Verlängerung um bis zu 30 Tage für die Aushändigung von 1099-NEC- oder W-2-Formularen an Empfänger beantragen. Faxen Sie bis zum 31. Januar einen Brief (nicht per Post) an:

Betrieb der technischen Dienste des Internal Revenue Service
Zu Händen: Koordinator für Zeitverlängerung
Fax: 877-477-0572

Geben Sie den Namen, die Adresse und die Steuernummer des Zahlers an. Geben Sie die Art der Rückgabe an, für die Sie eine Fristverlängerung beantragen, und geben Sie an, dass Sie einen Antrag auf Vorlage von Abrechnungen gegenüber Mitarbeitern stellen. Erläutern Sie den Grund für die Verzögerung und lassen Sie das Formular von Ihrem Bevollmächtigten unterschreiben.

Strafen für verspätete Einreichung für W-2- und 1099-NEC-Dokumente

Es können Strafen verhängt werden, wenn W-2-Formulare oder 1099-NEC-Formulare nicht fristgerecht eingereicht werden oder wenn falsche oder unvollständige Formulare eingereicht werden. Die Strafen basieren auf der Verspätung des Formulars und werden pro Formular verhängt. Wenn Sie also 250 W-2-Formulare falsch eingereicht haben, zahlen Sie die Strafe für jedes Formular.

Hier sind einige häufige Strafen:

  • Formulare nicht fristgerecht einreichen
  • Es werden nicht alle erforderlichen Informationen angegeben oder falsche Informationen angegeben
  • Meldung mit falscher oder fehlender Steueridentifikationsnummer (TIN)

Die W-3- und 1096-Formulare sind die Zusammenfassungs- und Übermittlungsformulare, die Sie verwenden müssen, wenn Sie W-2-Formulare und 1099-NEC-Formulare per Post einreichen. Sie benötigen diese Formulare nicht, wenn Sie Ihre Unterlagen elektronisch einreichen. Wenn Sie Ihre Unterlagen jedoch per Post einreichen, kann es sein, dass Sie bestraft werden, wenn Sie diese Übermittlungsformulare nicht einreichen.

Notiz

Sie könnten die Strafen vermeiden, wenn Sie einen „vernünftigen Grund“ für Ihr Versäumnis nachweisen können, aber rechnen Sie nicht damit, dass die SSA oder das IRS Ihre Entschuldigung akzeptieren. Die Strafen sind höher, wenn Sie vorsätzlich versäumt haben oder die Agentur nachweisen kann, dass Sie vorsätzlich gegen das Gesetz verstoßen haben.

Zu den Ausnahmen dieser Strafen zählen:

  • Was das IRS als „unbedeutende Fehler oder Auslassungen“ bezeichnet
  • Angemessener Grund, wenn Sie nachweisen können, dass der Ausfall auf ein Ereignis zurückzuführen ist, das außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, oder auf „wesentliche mildernde Faktoren“ zurückzuführen ist.

Strafbeträge

Die Strafen werden pro Informationsrückgabe (W-2 oder 1099-NEC) festgelegt. Es kostet 50 $ für jedes verspätet eingereichte Formular, wenn Sie es innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum korrekt einreichen. Es beträgt 110 US-Dollar pro Formular, wenn Sie mehr als 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, aber bis zum 1. August korrekt einreichen. Für das Steuerjahr 2021 (und 2022) erhöht sich dieser Betrag auf 280 US-Dollar pro Formular, wenn Sie nach dem 1. August einreichen, wenn Sie keine Korrekturen einreichen oder die Formulare nicht einreichen. Die Strafe für vorsätzliche Missachtung für das Steuerjahr 2021 beträgt 560 US-Dollar pro Formular.

Für kleine Unternehmen, die in den letzten drei Steuerjahren durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen von 5 Millionen US-Dollar oder weniger erzielten, fallen die Strafen geringer aus. Die Höhe der Strafe richtet sich nach dem Zeitpunkt Ihrer Einreichung.

Das Fazit

Zahlungsempfänger sind bei der Vorbereitung ihrer Steuern auf die Informationen in den Formularen W-2 und 1099-NEC angewiesen. Daher ist es wichtig, dass ihnen die Informationen fristgerecht vorliegen. Es ist auch eine gute Idee, ihnen die Formulare zu Beginn des Monats zu geben, um Zeit für Änderungen vor Ablauf der Einreichungsfrist am 31. Januar zu haben.

Wenn Sie feststellen, dass Sie die Frist für die Einreichung beim IRS oder der Sozialversicherungsbehörde versäumt haben, reichen Sie den Antrag so schnell wie möglich ein, um Strafen und Zinsen zu reduzieren.

Sie können einen Lohnabrechnungsdienstleister oder eine Online-Gehaltsabrechnungssoftware nutzen, um W-2- und 1099-NEC-Formulare vorzubereiten. Die Nutzung eines Lohnabrechnungsdienstleisters entbindet Sie jedoch nicht von Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass die W-2-Formulare und 1099-NEC-Formulare korrekt und rechtzeitig eingereicht werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wer muss die Formulare 1099-NEC und W-2 einreichen?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, muss deren Einkünfte sowie die Quellensteuer auf Bundes- und Landesebene für das Jahr im Auge behalten und diese Beträge dem Mitarbeiter und der Sozialversicherungsbehörde unter Verwendung des IRS-Formulars W-2 melden.

Wenn Ihr Unternehmen externe Vertragsarbeiter einstellt oder Sie Dienstleister bezahlen, müssen Sie Ihre Zahlungen an diese im Auge behalten. Anschließend müssen Sie die Gesamtzahlungen an jeden Auftragnehmer und an das IRS mit dem IRS-Formular 1099-NEC melden, wenn Sie ihnen 600 US-Dollar oder mehr für das Jahr gezahlt haben.

Wohin schicke ich meine 1099-Verspätungsgebühr?

Der IRS sendet Ihnen eine Mitteilung, dass Ihnen eine Strafe fällig ist. Bei vollständiger Zahlung innerhalb der vorgeschriebenen Frist fallen keine Zinsen an. Sie können online direkt über die IRS-Website, von Ihrem Bankkonto oder mit einer Debit-/Kreditkarte oder einer digitalen Geldbörse (wie beispielsweise PayPal) bezahlen. Für einige Zahlungsarten können Bearbeitungsgebühren anfallen.

Sie können auch bezahlen, indem Sie einen Scheck oder eine Zahlungsanweisung an das IRS senden. Sehen Sie sich die Anweisungen in der IRS-Mitteilung für die Postanschrift an oder lesen Sie diesen Artikel darüber, wohin Sie je nach Bundesstaat fällige Steuern senden können.