So reichen Sie W-2-Formulare ein

ByDr. J. K. Hartmann

Formular W-2 ist die jährliche Lohn- und Steuerbescheinigung, die Sie jedem Mitarbeiter zur Einreichung seiner persönlichen Steuererklärung aushändigen müssen. Sie müssen diese Formulare entweder per Post oder online bei der Social Security Administration (SSA) einreichen.

Dieser Artikel enthält Einzelheiten zu Fristen, Verlängerungen und zum Versenden oder E-Mail-Einreichen von W-2-Formularen.

Wichtige Erkenntnisse

  • W-2-Formulare des Internal Revenue Service (IRS) werden zur Meldung der jährlichen Mitarbeitergehälter, Quellensteuern und anderer Abzüge verwendet.
  • Die Frist für die Übergabe dieser Formulare an die Mitarbeiter und deren Einreichung bei der Social Security Administration (SSA) endet am 31. Januar des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt, für das die Steuererklärung gemeldet wird.
  • Möglicherweise können Sie eine Fristverlängerung für die Einreichung beantragen, jedoch nur in Ausnahmefällen.
  • Sie können die Formulare per Post verschicken oder das Business Services Online-Portal der SSA nutzen, um sie elektronisch einzureichen.

Vorbereitung zum Versenden der W-2-Formulare

Bevor Sie W-2-Formulare vorbereiten, müssen Sie für jeden Mitarbeiter Informationen für das Steuerjahr sammeln, darunter:

  • Ihr gesamter steuerpflichtiger Lohn (Lohn, Trinkgeld und Vergütung) für das Jahr
  • Sozialversicherung und medizinisches Gehalt
  • Bundeseinkommenssteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer werden einbehalten
  • Weitere Informationen zu steuerpflichtigen Vorteilen
  • Staatlich zu versteuerndes Entgelt und einbehaltene staatliche Steuern

Wenn Sie W-2-Formulare per Post einreichen, müssen Sie auch ein W-3-Formular vorbereiten, in dem die in den W-2-Formularen enthaltenen Informationen zusammengefasst sind. Stellen Sie sicher, dass die Gesamtsummen für alle Felder auf den W-2-Formularen Ihrer Mitarbeiter mit der Gesamtsumme in diesem Feld auf dem W-3-Formular übereinstimmen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Unternehmensinformationen identisch sind.

Notiz

Sehen Sie sich diese anderen häufigen Fehler beim Einreichen von W-2- und W-3-Formularen an. Wenn Sie einen Fehler machen, müssen Sie ein W-2c-Formular einreichen, um Korrekturen vorzunehmen.

Fälligkeitsdatum für das Versenden von W-2-Formularen 

Each year you must send W-2 forms to each of your employees by January 31 of the following year so they can use the form to prepare their tax return. You must also send the form to the Social Security Administration (SSA) by January 31 to verify and file the information for the employee’s benefit credits.

Wenn der 31. Januar in einem bestimmten Jahr ein Wochenende oder ein Feiertag ist, ist das Fälligkeitsdatum der nächste Werktag. Wenn beispielsweise der 31. Januar ein Samstag ist, endet die Frist für dieses Jahr am 2. Februar.

Eine Verlängerung für die Einreichung von W-2-Formularen erhalten

Sie können eine 30-tägige Verlängerung für die Einreichung von W-2-Formularen beantragen. Benutzen Sie zur Bewerbung das IRS-Formular 8809; Das Formular muss vor dem Fälligkeitsdatum eingereicht werden. Sie müssen dieses Formular per Post einreichen, Ihrem Antrag wird jedoch nicht automatisch stattgegeben. Das IRS gewährt Verlängerungen nur unter „außergewöhnlichen Umständen oder Katastrophen“.

Um eine Fristverlängerung für die Ausstellung von W-2-Anträgen an Mitarbeiter zu erhalten, faxen Sie am oder vor dem Fälligkeitsdatum einen Brief an das IRS, in dem Sie den Grund für die Verzögerung und die Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person des Unternehmens angeben. Das Fax geht an:

Interner Finanzdienst
Zu Händen: Koordinator für Zeitverlängerung
Fax: 866-477-0572

Bemühen Sie sich, die Formulare so schnell wie möglich den Mitarbeitern und dem IRS zukommen zu lassen, um Strafen zu vermeiden.

So reichen Sie W-2-Formulare ein

Überprüfen Sie Ihre ausgefüllten W-2-Formulare, um sicherzustellen, dass alle Informationen klar und lesbar sind und keine Fehler enthalten. Senden Sie die rote Kopie A jedes W-2-Formulars zusammen mit dem W-3-Übermittlungsformular an die SSA, wenn Sie die Formulare per Post versenden. Die SSA akzeptiert keine Fotokopien dieses Formulars. Geben Sie dem Mitarbeiter dann die anderen Kopien (B, C und 2) des W-2-Formulars.

Versenden von W-2-Formularen an die SSA 

Senden Sie die Formulare per Post an die
Sozialversicherungsverwaltung unter:

Datenoperationszentrum
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Wenn Sie Ihren Antrag in letzter Minute einreichen und einen privaten Lieferdienst wie UPS oder Federal Express nutzen müssen, um ihn über Nacht dorthin zu bringen, ist die Adresse eine andere:

Datenoperationszentrum
Achtung: W-2-Prozess
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Wenn Sie sie per Post versenden, sollten die korrigierten Formulare an folgende Adresse gesendet werden:

Datenoperationszentrum
Postfach Kasten 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333

Wenn Sie sie per privatem Lieferservice versenden, verwenden Sie dieselbe Adresse in 1150 E. Mountain Drive, die Sie auch für über Nacht verschickte Originalkopien verwenden würden.

Senden von W-2-Formularen an die SSA online 

Sie können W-2-Formulare online über das Business Services Online-Portal der Sozialversicherungsbehörde per E-Mail einreichen. Für die Online-Einreichung gibt es keine Verlängerung der Anmeldefrist am 31. Januar. Sie können korrigierte Formulare auch online einreichen. 

Notiz

Wenn Sie 250 oder mehr W-2-Formulare einreichen müssen, müssen Sie diese elektronisch einreichen; In diesem Fall kann es zu einer Strafe kommen, wenn Sie diese Formulare per Post verschicken, anstatt sie online einzureichen.

Vermeiden Sie Bußgelder und Strafen, indem Sie Ihre Unterlagen rechtzeitig einreichen

Die Strafen für die verspätete Einreichung von W-2-Formularen sind hoch und werden für jedes Formular verhängt. Reichen Sie Ihre Unterlagen also möglichst rechtzeitig ein. Die Strafe für verspätete Einreichung beträgt:

  • 50 $ pro Formular, wenn Sie es innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum einreichen
  • 110 $ pro Formular, wenn Sie mehr als 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, jedoch bis zum 1. August, einreichen
  • 280 $ pro Formular, wenn Sie es nach dem 1. August einreichen, keine Korrekturen einreichen oder das erforderliche Formular nicht einreichen.

Dabei handelt es sich um Höchststrafen für die oben genannten Fälligkeitstermine.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Müssen Arbeitgeber W-2-Formulare verschicken?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter hat, muss ihnen jedes Jahr ein W-2-Formular aushändigen. Sie können allen Mitarbeitern ein Papierexemplar aushändigen oder ein System zur elektronischen Übermittlung der Formulare einrichten. Wenn Sie Mitarbeitern die Formulare online zusenden möchten, müssen Sie zunächst die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeiters einholen. Möglicherweise möchten einige Ihrer Mitarbeiter eine E-Kopie und andere Papierkopien erhalten, und Sie müssen beide Arten zulassen.

Sie müssen den Mitarbeitern auch bestimmte Informationen auf dem Einwilligungsformular offenlegen, einschließlich ihrer Rechte, eine Papierkopie des Formulars W-2 zu erhalten, wenn sie einer elektronischen Kopie nicht zustimmen, und wie sie ihre Einwilligung widerrufen können.

Ab wann können Sie mit dem Versenden von W-2-Formularen beginnen?

Sie können Ihren Mitarbeitern jederzeit im Januar des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt, W-2-Formulare zusenden. Senden Sie beispielsweise Formulare mit Informationen zum Steuerjahr 2022 bis zum 31. Januar 2023. Versenden Sie sie erst nach dem 31. Dezember, um sicherzustellen, dass Sie über alle Informationen zu Bezahlung und Quellensteuer für das Jahr verfügen.

Da die Fristen für den Versand von W-2-Formularen an Mitarbeiter und für deren Übermittlung an die SSA dieselben sind, ist es eine gute Idee, die Formulare zu Beginn des Monats an Mitarbeiter zu senden, damit Sie Fehler erkennen können. Es ist nicht so einfach, Fehler zu korrigieren, wenn die Formulare erst einmal bei der SSA eingereicht wurden.