So reichen Sie ein korrigiertes W-2 und W-3 ​​ein

Es ist viel einfacher, Korrekturen an W-2-Formularen vorzunehmen, bevor Sie sie bei der Social Security Administration (SSA) einreichen. Wenn Sie den Fehler vor dem Einreichen des Formulars nicht gefunden haben, finden Sie hier einige Informationen, die Ihnen dabei helfen können, herauszufinden, wie Sie Korrekturen vornehmen und wo Sie diese einreichen können.

Was sind die IRS-Formulare W-3 und W-3?

Das IRS-Formular W-2 wird von Arbeitgebern verwendet, um den Arbeitnehmern und der Sozialversicherungsbehörde das Jahreseinkommen und die Höhe der Quellensteuer zu melden.

Formular W-3 ist ein Übermittlungsformular, das die Gesamtbeträge aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zusammenfasst. Es enthält Gesamtsummen für alle Elemente im W-2-Formular. Sie benötigen das W-3-Formular nicht, wenn Sie W-2-Anträge online einreichen.

Die Frist für die Aushändigung von W-2-Formularen an Mitarbeiter und für die Einreichung dieser Formulare bei der SSA ist dieselbe: 31. Januar des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt, das Sie melden.

Die Formulare W-2c und W-3c sind Korrekturformulare und müssen bei der SSA eingereicht werden, wenn Sie die meisten Änderungen an Ihren W-2-Formularen vornehmen müssen, nachdem Sie die Originalformulare eingereicht haben.

Häufige W-2-Fehler und wie man sie korrigiert

Möglicherweise finden Sie vor und nach der Einreichung von W-2-Anträgen Fehler. Der Prozess ist für jede Situation unterschiedlich.

Das Korrigieren eines Fehlers im W-2-Formular eines Mitarbeiters vor der Übermittlung an die SSA ähnelt dem Vorgang, einen Scheck vor der Einlösung zu entwerten. Markieren Sie einfach „ungültig“ auf Kopie A des Originalformulars, das an die SSA gesendet wurde. Bewahren Sie das entwertete Formular für Ihre Unterlagen auf. Erstellen Sie dann ein neues W-2 mit den korrekten Informationen. Schreiben Sie „korrigiert“ auf die Kopie des neuen W-2 des Mitarbeiters, geben Sie sie der Person und senden Sie die korrekte Kopie A an die SSA.

Hier finden Sie einige häufige Fehler und wie Sie diese beheben können, nachdem die Formulare W-2 und W-3 ​​bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht wurden. Einige Korrekturanforderungen sind komplex; Einzelheiten finden Sie in den Allgemeinen Anweisungen für die Formulare W-2 und W-3.

Fehler im Mitarbeiternamen oder in der Sozialversicherungsnummer

Füllen Sie das Formular W-2c nur für die Felder d bis i aus. Wenn die Sozialversicherungsnummer (SSN) als Leerzeichen oder Nullen angegeben wurde, verwenden Sie nicht das Formular W-2c. Für Anweisungen müssen Sie sich direkt an die SSA unter 800-772-6270 wenden.

Fehlende oder falsche Unternehmens-EIN

Stellen Sie sicher, dass die Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) Ihres Unternehmens, die Ihnen vom IRS ausgestellt wurde, in allen von Ihnen eingereichten W-2-Anträgen verwendet wird. Wenn Sie Ihre EIN falsch gemeldet haben, müssen Sie zur Korrektur ein W-3c einreichen.

Ein Fehler in einem Betrag

Füllen Sie das W-2c vollständig aus und geben Sie die ursprünglichen und korrigierten Beträge an, wenn Sie einen Fehler bei einem Betrag für die Quellensteuer oder den Ertrag gemacht haben. Möglicherweise müssen Sie auch das Formular 941c einreichen, wenn Sie in der vierteljährlichen Steuererklärung des Arbeitgebers (941) falsch Löhne oder Quellensteuern angegeben haben.

Fehler bei der arbeitgeberfinanzierten Krankenversicherung

Sie müssen die Kosten für die Krankenversicherung für Ihren vom Arbeitgeber finanzierten Gruppenkrankenversicherungsplan angeben. Diese Informationen erscheinen in Feld 12 des W-2 und sind mit „DD“ codiert. Sie haben keinen Einfluss auf die Steuersituation des Arbeitnehmers, Sie müssen jedoch das Formular W-2c einreichen, um hier etwaige Fehler zu korrigieren.

Fehler bei den Rentenbeiträgen

Informationen zur Altersvorsorge finden Sie in Feld 13 eines W-2, und wenn Sie hier einen Fehler machen, kann dies Ihrem Mitarbeiter allerlei Kopfschmerzen bereiten. Es kann dazu führen, dass sie Audits ausgesetzt sind, die Sie nicht möchten. Beheben Sie Fehler hier so schnell wie möglich, indem Sie dasselbe Feld 13 auf Formular W-2c verwenden.

Einige andere häufige Fehler

Hier sind einige weitere häufige Fehler auf W-2-Formularen, die korrigiert werden müssen:

• Weglassen des Dezimalpunkts und der Cent bei Eingaben
• Zu kleine oder zu große Einträge vornehmen
• Hinzufügen von Dollarzeichen zu Geldbetragsfeldern
• Falsche Formatierung des Namens des Mitarbeiters im Feld „e“. Das richtige Format besteht darin, den Vornamen und den zweiten Anfangsbuchstaben des Mitarbeiters in das erste Feld, den Nachnamen in das zweite Feld und ein beliebiges Suffix (z. B. „Junior“) in das dritte Feld einzutragen.
• Falten, Schneiden oder Heften von Kopien von Papierformularen, die an die SSA gesendet werden.
• Senden anderer Formulare oder Seiten an die SSA

Wo man W-2c- und W-3c-Formulare erhält

Sie können die rote Kopie A des Formulars W-2/W-3 oder W-2c/W-3c nicht aus dem Internet herunterladen. Diese heruntergeladenen Formulare können nicht gescannt werden und werden vom IRS nicht akzeptiert. Sie verwenden die Online-Bestellseite des IRS, um Kopien zu erhalten oder bei einem Bürobedarfsgeschäft zu bestellen.

Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Formular für das Steuerjahr bestellen. Bestellen Sie beispielsweise für das Steuerjahr 2021 die Formulare W-2 und W-3 ​​2021 zur Meldung von Mitarbeiterinformationen für das Steuerjahr 2021, auch wenn Sie die Formulare im Jahr 2022 ausfüllen.

Einreichen der W-2c- und W-3c-Formulare

Sie können W-2/W-3-Formulare und W-2c/W-3c-Formulare per Post oder über die Business Services Online-Website der SSA bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen. Auf die gleiche Weise können Sie auch die Formulare W-2c und W-3c einreichen. Wenn Sie 250 oder mehr W-2-Formulare einreichen, müssen Sie diese elektronisch einreichen.

Strafen für W-2-Fehler

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre W-2-Formulare bis zum Fälligkeitsdatum an Ihre Mitarbeiter weitergeben und Ihre W-3-Formulare rechtzeitig an die SSA übermitteln, einschließlich korrigierter Versionen, um Strafen für verspätete Verteilung und Einreichung zu vermeiden. Das IRS berücksichtigt bei der Festsetzung von Strafen verschiedene Arten von Fehlern auf W-2- und W-3-Formularen:

• Fehler aufgrund einer vernünftigen Ursache, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegt
• Fehler bei der Angabe korrekter Informationen im Zusammenhang mit einer Steueridentifikationsnummer (TIN), dem Nachnamen eines Zahlungsempfängers und etwaigen Geldbeträgen.
• Unbedeutende Fehler, die die SSA oder den IRS nicht daran hindern, das Formular zu verarbeiten
• „De-minimis“-Fehler, also solche mit geringen Beträgen

Die vorsätzliche Missachtung der Einreichungs- oder korrekten Informationsanforderungen wird mit einer Strafe von 570 US-Dollar pro W-2-Formular geahndet, ohne Höchstgrenze.

Kleine Unternehmen (unter 5 Millionen US-Dollar oder weniger durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen) müssen mit niedrigeren Strafen rechnen, wenn sie ihre Steuererklärungen nicht rechtzeitig zum Fälligkeitsdatum einreichen.

Strafbeträge:

• 50 $ für jedes W-2, das innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum korrigiert wird,
• 110 $, wenn Sie mehr als 30 Tage zu spät und vor dem 1. August einreichen, und
• Bis zu 280 $ für jedes Formular, wenn Sie bis nach dem 1. August warten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)