Was ist Portokasse?

ByDr. J. K. Hartmann
Definition
Unter „Portkasse“ versteht man das Geld, das ein Unternehmen für unerwartete Ausgaben bereithält.

Unter „Portkasse“ versteht man das Geld, das ein Unternehmen für unerwartete Ausgaben bereithält.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, ist es wichtig zu verstehen, wie die Portokasse verwendet werden kann, damit Sie sie in Ihren Büchern korrekt verbuchen können.

Definition und Beispiel für Portokasse

Das Kassenkonto deckt geschäftsbezogene Ausgaben ab, die im Allgemeinen als sonstige Ausgaben kategorisiert werden. Geschäftsinhaber bewahren in der Regel einen kleinen Bargeldbetrag in einem Safe oder Schließfach auf, mit dem sie unerwartete Artikel bezahlen.

  • Alternative Namen: Portokasse, Zahlkasse, Taschengeld

Ein Portokassenkonto bietet Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, Porto, zusätzliche Materialien, die ein Mitarbeiter möglicherweise benötigt, oder Snacks, die Sie möglicherweise für ein Meeting mit einem Kunden kaufen, zu bezahlen. Es gibt verschiedene Szenarien, in denen es sinnvoller ist, die Portokasse zu verwenden, anstatt einem Mitarbeiter die Vergütung über seinen Gehaltsscheck auszuzahlen.

Angenommen, Ihr kleines Unternehmen bietet spezifische Dienstleistungen für lokale Geschäftsinhaber an. Um 10 Uhr kommt ein anderer Geschäftsinhaber in Ihr Büro und Sie beschließen, dass Sie für das Meeting ein paar Erfrischungen benötigen. Allerdings macht man das nicht regelmäßig. Sie bitten also einen Mitarbeiter, der normalerweise keine geschäftlichen Einkäufe tätigt, die Erfrischungen abzuholen. Diesem Mitarbeiter könnte die Rückerstattung später aus der Portokasse erfolgen, oder Sie könnten ihm Geld aus der Portokasse geben und sich von ihm das Wechselgeld und die Quittung bringen lassen.

Notiz

Portokassen sollten nicht zur Deckung von Betriebskosten verwendet werden, z. B. für große Büromaterialien, die Wartung von Bürogeräten oder für größere Anschaffungen, bei denen die Verwendung einer Kreditkarte, eines Kreditrahmens oder eines Schecks praktischer ist.

Wie Portokasse funktioniert

Die Abrechnung der Kassenkasse erfolgt im Allgemeinen über das Zahlstellensystem – ein Buchhaltungssystem, bei dem ein bestimmter Bargeldbetrag festgelegt wird, der für Nebenkosten und kleinere Ausgaben verwendet wird.Wenn Sie einen Zahlstellenfonds einrichten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass der Fonds und seine Verwendung berücksichtigt werden und dass er wieder aufgefüllt wird:

  1. Erstellen Sie die Portokasse mit einem festgelegten Betrag.
  2. Tragen Sie den Betrag in Ihr Hauptbuch ein und erstellen Sie ein Konto dafür. Als Kontonamen können Sie „Zahlungskonto“ oder „Petty Cash“ verwenden.
  3. Verlangen Sie, dass Quittungen und das genaue Wechselgeld nach dem Kauf zusammen mit dem Geld aufbewahrt werden.
  4. Erstellen Sie ein Journal für das Konto und verlangen Sie, dass die genauen verwendeten Beträge eingegeben werden.
  5. Gleichen Sie die Journaleinträge, Guthaben und Belege in Abständen ab, die Ihnen helfen, den Überblick über das Konto zu behalten, beispielsweise einmal pro Woche.
  6. Geben Sie Transaktionsbeträge in den von Ihnen gewählten Intervallen in Ihr Hauptbuch ein.
  7. Legen Sie einen Zeitpunkt fest, an dem Sie den Fonds auffüllen möchten.
  8. Füllen Sie den Betrag bei Bedarf auf und verbuchen Sie den Geldtransfer in Ihrem Hauptbuch.

Es ist wichtig, die Verwendung von Kleingeld in Ihrem Hauptbuch zu berücksichtigen, da es sich dabei um eine Ausgabe handelt, die in Ihren Finanzunterlagen erfasst wird, z. B. im Swip-Gesundheitsblatt. Abhängig von der Art der Ausgaben und Ihrer Branche können Sie möglicherweise auch Einzelabzüge für diese Ausgaben geltend machen.

Wenn Sie mehr als einen Mitarbeiter haben, können Sie die Verwaltung des Kontos delegieren. Wenn Sie dies tun, wird dieser Mitarbeiter als Fonds- oder Kontoverwalter bezeichnet. Die Depotbank hat die Aufgabe, das Konto zu überwachen und zu schützen, indem sie Bargeld ausgibt, Rückerstattungen genehmigt und die Belastungen und Gutschriften auf dem Konto verbucht.

Notiz

Für zusätzliche Sicherheit können Sie von der Depotbank verlangen, dass sie ein Protokoll darüber führt, an wen Rückerstattungen erfolgen. Sie könnten sogar die Namen von Mitarbeitern eingeben, die Gelder beantragen, und angeben, warum sie diese benötigen – dies könnte auf eine Ausgabe hinweisen, die Ihnen nicht bekannt war.

Je nach Branche kann die Portokasse vielfältig eingesetzt werden. Sie legen Ihre eigenen Regeln fest, welche Ausgaben erstattet werden können und wie viel das Portokassenkonto abdecken kann. Zunächst müssen Sie möglicherweise den Betrag des Portokassenfonds anpassen, den Sie als Obergrenze ausgewählt haben. Mit der Zeit werden Sie herausfinden, auf welchem ​​Niveau Sie es am besten einstellen können.

Da es sich bei den Käufen über den Portokassenfonds nur um geringe Beträge handelt, sind Kauflimits von 50 US-Dollar oder weniger bei einem Gesamtkontostand von einigen Hundert US-Dollar üblich.

Arten der Verwendung von Kleingeld

In jeder Branche gibt es unterschiedliche Verwendungszwecke und Definitionen für Portokassen. Es gibt jedoch mehrere allgemeine Verwendungszwecke für Portokassen:

  • Bürobedarf: Papier, Stifte, Heftklammern, Druckertinte usw.
  • Porto: Briefmarken, Verpackungen und Umschläge 
  • Geschäftsessen: Erfrischungen und Snacks für Besprechungen, Mahlzeiten für Kunden
  • Transportkosten: Taxikosten oder Benzin

Wichtige Erkenntnisse

  • Portokassen werden von Unternehmen eingesetzt, um den Erstattungsprozess für Mitarbeiter zu vereinfachen, die kleinere geschäftliche Einkäufe getätigt haben.
  • Beispiele für häufige Nebenkosten, für die die Portokasse verwendet werden kann, sind kleine Mengen an Büromaterial, Geschäftsessen und Benzin.
  • Die Verwendung und Bestände der Portokassen sollten erfasst und die Einnahmen abgeglichen werden, damit Sie Ihr Hauptbuch ausgleichen und den Fonds für andere Ausgaben auffüllen können.