So erstellen Sie ein Budget für Unternehmensgründungen

Eine der wichtigsten Aufgaben beim Aufbau eines Start-up-Unternehmens ist die Erstellung eines Budgets. Mit einem geeigneten Budget können Sie die erwarteten Einnahmen, Ausgaben und den Bargeldbedarf des Unternehmens für aktuelle und zukünftige Monate, Quartale sowie Kalender- oder Geschäftsjahre anzeigen.

Da Sie keine Finanzdaten aus der Vergangenheit haben, auf die Sie zurückgreifen können, müssen Sie das Budget anhand Ihrer besten Schätzungen zu Einnahmen und Ausgaben erstellen (auch als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnet). Bevor Sie beginnen, überlegen Sie, warum Sie sich die Zeit nehmen müssen, ein Budget zu erstellen. Selbst wenn Sie keine Bankfinanzierung benötigen, ist die Erstellung eines Budgets dennoch eine wertvolle Übung für jedes neue und bestehende Unternehmen.

Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie mit Ihrem Budget beginnen

Einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie mit der Erstellung des Budgets für Ihr Start-up-Unternehmen beginnen:

• Was benötigen Sie, um am ersten Tag die Türen Ihres Unternehmens zu öffnen?
• Wie hoch werden Ihre festen und variablen Kosten auf fortlaufender Basis sein?
• Was können Sie dazu beitragen, die Kosten niedrig zu halten?
• Was können Sie als Spende von Freunden und Verwandten bekommen?
• Auf was kann man verzichten?

Schritt 1: Planen Sie den „ersten Tag“ Ihrer Unternehmensgründung

Bestimmen Sie zunächst, was Sie am „ersten Tag“ Ihres Unternehmens benötigen – die Kosten, die erforderlich sind, um die Türen zu öffnen (oder Ihre Website online zu schalten) und mit der Akzeptierung von Kunden zu beginnen.

Ein „Day-One“-Startup-Budget kann in vier Kategorien unterteilt werden (je nach Ihrer Situation gelten einige der Kategorien möglicherweise nicht für Ihr Unternehmen). Die Kategorien sind:

Kosten für Einrichtungen

Zu den Einrichtungskosten zählen alle Kosten für die Einrichtung eines gemieteten oder gekauften Standorts für Ihr Geschäft, Büro, Lager oder ein anderes Gebäude. Diese Kosten können als Mietereinbauten oder Mietereinbauten bezeichnet werden. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise Wände, ein Badezimmer oder einen besonderen Sicherheitsbereich in Ihrem Büro oder Gebäude.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, fallen Ihnen wahrscheinlich keine Standortkosten an, aber möglicherweise fallen Kosten für die Einrichtung eines Raums in Ihrem Zuhause für ein Büro oder einen kleinen Produktionsbereich in Ihrer Garage an.

Zu den Kosten für die Einrichtung gehören auch Mietkautionen und Beschilderungen.

Anlagevermögen

Welche Sachanlagen (manchmal auch als Kapitalausgaben bezeichnet) wie Möbel, Ausrüstung und Fahrzeuge sind für die Einrichtung Ihres Standorts und die Gründung Ihres Unternehmens erforderlich? Zum Anlagevermögen gehören auch Computer und Maschinen, Möbel und alles, was Sie für Ihr Büro, Geschäft oder Lager benötigen, um Ihr Unternehmen zu gründen.

Materialien und Zubehör

Zu den Vermögenswerten zählen zu den Materialien und Vorräten auch Büromaterialien sowie jegliche Werbe- und Verkaufsförderungsmaterialien. Um loszulegen, benötigen Sie einen Erstvorrat davon.

Sonstige sonstige Kosten

Zu den sonstigen Kosten gehören die anfänglichen Gebühren für einen Buchhalter, der Sie bei der Einrichtung Ihres Buchhaltungssystems unterstützt, lokale Lizenzen und Genehmigungen, Versicherungskautionen und Anwaltskosten für die Registrierung Ihres Unternehmens bei staatlichen Stellen (z. B. Ihrem Bundesstaat) und die Erstellung von Betriebsdokumenten. 

Berücksichtigen Sie in Ihrer Auflistung dieser Startkosten die Artikel, die Sie zum Unternehmen beitragen, beispielsweise einen Computer und Büromöbel. Notieren Sie die Kosten dieser Artikel in Ihrer Liste, damit Sie sie als Sicherheit für einen Geschäftskredit gutschreiben können.

Schritt 2: Schätzen Sie die monatlichen festen und variablen Ausgaben

Fixkosten

Fixkosten sind Kosten, die sich nicht ändern und nicht von der Anzahl Ihrer Kunden abhängen. Sammeln Sie jeden Monat Informationen zu Ihren Fixkosten. Zu den häufigsten monatlichen Fixkosten gehören:

• Mieten
• Dienstprogramme
• Telefone (Geschäftstelefone und Mobiltelefone)
• Kreditkartenabwicklung – monatliche Gebühren (Transaktionsgebühren sind variabel)
• Gebühren für Website-Services
• Leasingzahlungen für Geräte
• Bürobedarf
• Beiträge und Abonnements für Fachpublikationen
• Werbe-, Werbe- und Verkaufsförderungsverpflichtungen, wie soziale Medien oder fortlaufende Online-Anzeigen
• Unternehmensversicherung
• Honorar (Recht und Buchhaltung)
• Gehälter/Leistungen der Mitarbeiter. (Diese Kategorie ist halbfest, da Sie möglicherweise zeitweise Ihre Personalkosten senken können.)
• Sonstige Ausgaben
• Zahlung eines Geschäftskredits

Variable Ausgaben

Variable Ausgaben sind Ausgaben, die sich mit der Anzahl der Kunden ändern, mit denen Sie jeden Monat zusammenarbeiten.  Dazu könnten gehören:

• Porto-, Versand-, Verpackungs- und Versandkosten
• Provisionen auf Verkäufe
• Produktionskosten
• Rohstoffe
• Der Großhandelspreis der weiterzuverkaufenden Waren

Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen haben, benötigen Sie möglicherweise nicht viele variable Ausgaben.

Schritt 3: Schätzen Sie den monatlichen Umsatz

Die Schätzung Ihrer Gewinne und Umsätze ist wahrscheinlich der schwierigste Teil eines Budgets, da Sie bei einem neuen Unternehmen keine Erfolgsbilanz haben, auf der Sie Ihre Schätzung basieren können. Möglicherweise möchten Sie drei verschiedene Umsatzprognosen erstellen:

• Best-Case-Szenario, in dem Sie Ihre optimistischste Schätzung für den Umsatz im ersten Jahr abgeben.
• Worst-Case-Szenario: Sie zeigen Ihr am wenigsten optimistisches Szenario mit sehr geringen Umsätzen in den ersten sechs Monaten bis zu einem Jahr.
• Wahrscheinliches Szenario, irgendwo dazwischen. Das wahrscheinlichste Szenario wäre das, das Sie Ihrem Kreditgeber zeigen.

Um bei Ihrer Budgetierung realistisch zu sein, müssen Sie davon ausgehen, dass nicht alle Verkäufe erfasst werden. Abhängig von der Art Ihres Unternehmens und der Art und Weise, wie Kunden bezahlen, können Sie einen höheren oder niedrigeren Inkassoprozentsatz erzielen.

Geben Sie zusammen mit Ihrer Umsatzschätzung für jeden Monat einen Inkassoprozentsatz an. Wenn Sie beispielsweise den Umsatz im ersten Monat auf 50.000 US-Dollar schätzen und Ihre Inkassoquote 85 % beträgt, zeigen Sie, dass Ihr Bargeld für den Monat 42.500 US-Dollar beträgt.

Berechnen Sie die variablen Umsatzkosten für jeden Monat basierend auf den Umsätzen des Monats. Wenn Ihr geschätzter Umsatz für einen Monat beispielsweise 2.500 Einheiten beträgt und Ihre variablen Kosten 5,50 $ pro Einheit betragen, belaufen sich die gesamten variablen Kosten für den Monat auf 13.750 $.

Addieren Sie die monatlichen variablen Kosten zu den monatlichen Fixkosten, um die gesamten monatlichen Kosten (Ausgaben) zu erhalten.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Kapitalflussrechnung

Der Cashflow ist im wahrsten Sinne des Wortes der Geldbetrag, der jeden Monat in Ihr Unternehmen fließt und aus ihm herausfließt.

Beginnen Sie Ihre Kapitalflussrechnung, indem Sie die Gesamtkosten mit den Gesamteinnahmen aus allen Verkäufen für jeden Monat kombinieren. Denken Sie daran, dass Verkäufe und Inkasso unterschiedlich sein können, es sei denn, Sie betreiben ein Bargeld- oder Kreditgeschäft. Für die Kapitalflussrechnung müssen Sie Inkasso verwenden.

Die monatlichen Cashflow-Gesamtsummen sollten etwa so aussehen:

• Monatlicher Umsatz 50.000 $
• 42.500 $ gesammelt
• Gesamtfixkosten 26.900 $
• Die gesamten variablen Kosten betragen 13.750 USD
• Gesamtbarguthaben 2.150 $

Die 2.150 $ stellen Ihr gesamtes Bargeldguthaben für den Monat dar, nicht Ihren Gewinn.

Wenn Sie Ihre Verkaufszahlen mithilfe der drei oben genannten Szenarien ändern, können Sie das Ergebnis am Ende jedes Monats in Ihrem Kassenbestand sehen. Dieser Barbestand kann Ihnen Aufschluss über Ihren Bargeldbedarf und darüber geben, wie viel Sie möglicherweise als Betriebskapital leihen müssen.

Tipps zur Erstellung Ihres Existenzgründungsbudgets

• Verwenden Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um Ihr Budget zu erstellen, sodass Sie vorhandene Konten nutzen und Änderungen einfacher vornehmen können. Wenn Sie kein Buchhaltungsprogramm haben, können Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden.
• Die meisten Kreditgeber verlangen monatliche Cashflow-Rechnungen für drei Jahre sowie vierteljährliche und jährliche Gewinn- und Verlustrechnungen (GuVs) für drei Jahre.
• Einkommenssteuern sind eine variable Ausgabe, und Sie wissen nicht, welche Steuern Sie zahlen müssen, bis Sie Ihr Nettoeinkommen berechnet haben. Beziehen Sie Steuern nicht in die Fixkosten oder variablen Ausgaben ein, sondern machen Sie diese zu einer separaten Kategorie.

Häufig gestellte Fragen