Wie und wann Lohnsteuereinzahlungen vorzunehmen sind

ByDr. J. K. Hartmann

Als Inhaber eines Kleinunternehmens besteht eine Ihrer wichtigsten Aufgaben bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung darin, sicherzustellen, dass die Bundeslohnsteuern gemäß den IRS-Anforderungen hinterlegt werden.

Der Gehaltsabrechnungsprozess umfasst:

  • Gehaltsabrechnungen berechnen und vorbereiten
  • Abrechnung der von diesen Gehaltsschecks einbehaltenen Beträge
  • Einzahlung von Steuern, die von Gehaltsschecks einbehalten werden
  • Berichterstattung über einbehaltene Steuern und geleistete Einlagen

In diesem Artikel erfahren Sie die Grundlagen des Einzahlungsteils dieses Prozesses.

Wichtige Erkenntnisse

  • Der Zeitpunkt der Lohnsteuereinzahlungen hängt von der Höhe der Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens ab und basiert auf Informationen aus dem IRS-Formular 941, der vierteljährlichen Lohn- und Steuererklärung.
  • Ihr Einzahlungsplan kann halbwöchentlich sein, wenn Sie eine größere Gehaltsabrechnung haben, oder monatlich, wenn Sie eine kleinere Gehaltsabrechnung haben.
  • Sie müssen Einzahlungen über ein vom IRS zugelassenes elektronisches Geldtransfersystem vornehmen, es sei denn, Ihre für das Quartal fällige Steuer beträgt weniger als 2.500 US-Dollar.

Was sind Lohnsteuern?

Lassen Sie uns zunächst definieren, was unter „Lohnsteuern“ zu verstehen ist. Dabei handelt es sich um die Steuern, die Sie auf Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung zahlen müssen (die Beträge, die Sie den Mitarbeitern für die von ihnen geleistete Arbeit zahlen). Lohnsteuern werden über das IRS-Formular 941 gemeldet und gezahlt, den vierteljährlichen Lohn- und Steuerbericht, der für alle Arbeitgeber erforderlich ist.Diese Steuern sind:

  • Bundeseinkommensteuern (FIT): Dies sind Steuern, die Sie von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einbehalten. FIT zahlt für Bundesausgaben wie Verteidigung, Bildung, Transport, Energie und Umwelt sowie für Zinsen auf die Bundesschulden.
  • FICA-Steuern (Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern): Hierbei handelt es sich um Steuern, die Sie von Ihren Mitarbeitern einbehalten, sowie um den entsprechenden Betrag, den Sie zur Zahlung durch Ihr Unternehmen zurückstellen. FICA steht für Federal Insurance Contributions Act.

Notiz

Der IRS verwendet den Begriff „Beschäftigungssteuern“ für Bundeseinkommenssteuern, FICA-Steuern und Bundesarbeitslosensteuern (FUTA). Arbeitgeber zahlen und melden die FUTA-Steuern getrennt von den Lohnsteuern – Sie behalten diese Steuer nicht vom Gehalt der Arbeitnehmer ein.

Wie der IRS die Einzahlungstermine für die Lohnsteuer festlegt

Sie können die Lohnsteuer nicht jederzeit einzahlen. Ihr Zeitplan und Ihre Häufigkeit basieren auf einem Lookback-Zeitraum. Hier sind die Schritte, um die korrekten Einzahlungstermine für die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen zu ermitteln:

  1. Finden Sie den Lookback-Zeitraum: Der Lookback-Zeitraum ist der Zeitrahmen, anhand dessen Sie bestimmen, ob Sie Ihre Steuern monatlich oder halbwöchentlich einzahlen. Ihre Steuerschuld während des Lookback-Zeitraums bestimmt, welchen Zeitplan Sie befolgen müssen. Wenn Sie Formular 941 verwenden, beginnt der Lookback-Zeitraum am 1. Juli eines Kalenderjahres und läuft bis zum 30. Juni des nächsten Kalenderjahres.

    Notiz

    Der Rückblickszeitraum für 2023 wäre der 12-Monats-Zeitraum bis zum 30. Juni 2022.

  2. Ermitteln Sie die Höhe Ihrer gesamten Steuerschuld während des Lookback-Zeitraums: Der beste Weg, die Beträge Ihrer während des Lookback-Zeitraums gezahlten Lohnsteuern zu ermitteln, besteht darin, sich Ihr Formular 941 (vierteljährliche Lohn- und Steuererklärung) für jedes Quartal während des Lookback-Zeitraums anzusehen.

    Gehen Sie zu Zeile 12 (Gesamtsteuern nach Anpassungen und Gutschriften).

    • Wenn Sie für den Lookback-Zeitraum Steuern in Höhe von 50.000 US-Dollar oder weniger gemeldet haben, sind Sie ein monatlicher Einzahler.
    • Wenn Sie mehr als 50.000 US-Dollar gemeldet haben, handelt es sich bei Ihnen um einen halbwöchentlichen Einzahler.
    • Wenn Sie ein neuer Arbeitgeber sind und während des Lookback-Zeitraums keine Mitarbeiter hatten, sind Sie für das erste Kalenderjahr Ihres Unternehmens ein monatlicher Einzahler.

Fälligkeitstermine für die Lohnsteuereinzahlung

Monatliche Einzahlungen müssen bis zum 15. Tag des Monats erfolgen, der auf den Monat folgt, in dem Sie Ihre Mitarbeiter bezahlt haben. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise im Juli bezahlt haben, müssen Sie bis spätestens 15. August eine Anzahlung leisten.

Die halbwöchentlichen Fälligkeitstermine für die Einzahlung richten sich nach dem Zahltag:

  • Fällt der Zahltag auf einen Samstag, Sonntag, Montag oder Dienstag, ist die Kautionssteuer bis zum darauffolgenden Freitag zu entrichten.
  • Fällt der Zahltag auf einen Mittwoch, Donnerstag oder Freitag, erfolgt die Einzahlungssteuer bis zum darauffolgenden Mittwoch.

Für große fällige Steuerbeträge gibt es eine Sonderregelung, die sogenannte Next-Day-Deposit-Regel. Wenn Ihre Lohnsteuerpflicht 100.000 US-Dollar oder mehr beträgt, müssen Sie am nächsten Tag, nachdem Sie diese Verbindlichkeit angehäuft haben, Steuern einzahlen, und Sie müssen die Einzahlungen am nächsten Tag für den Rest des Jahres und das folgende Jahr fortsetzen.

Strafen für Lohnkautionen

Sie müssen 100 % der von Ihnen geschuldeten Steuer bis zum Fälligkeitsdatum einzahlen. Sie können bestraft werden, wenn Sie weniger als den erforderlichen Betrag einzahlen oder wenn Sie diese Zahlungen per Post verschicken, anstatt ein zugelassenes elektronisches Einzahlungssystem zu verwenden.

Es gibt keine Strafe für Fehler bei der Einzahlung, wenn diese 100 US-Dollar oder 2 % des einzuzahlenden Lohnsteuerbetrags nicht überschreiten. Sie müssen Swip Health bis zu einem vorab festgelegten Nachholtag nachholen, um weitere Strafen zu vermeiden.

So tätigen Sie Bundeslohnsteuereinzahlungen

Sie können mit Formular 941 bezahlen, wenn Ihre Gesamtsteuerschuld für das Quartal weniger als 2.500 US-Dollar beträgt. In allen anderen Situationen müssen Sie die Einzahlung elektronisch über das IRS EFTPS-Onlinesystem oder eine andere vom IRS genehmigte elektronische Methode vornehmen.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste und Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware

Wenn all diese Arbeit überwältigend erscheint, sollten Sie entweder einen Lohnabrechnungsdienst oder eine Lohnabrechnungssoftware in Betracht ziehen. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst ist ein externes Unternehmen, das alle Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen übernimmt, einschließlich des Versands von Berichten und Zahlungen bei Fälligkeit sowohl für Bundes- als auch für Landeslohnsteuern.

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann Ihnen bei allen Details behilflich sein und die Einzahlungen für Sie vornehmen, indem sie eine Verbindung zu Ihrem Lohn- und Gehaltskonto herstellt. Stellen Sie sicher, dass die Software Sie an fällige Zahlungen erinnern kann.

Notiz

Der Besitz einer Lohnbuchhaltungssoftware oder eines Lohnbuchhaltungsdienstes bedeutet nicht, dass Sie Ihre steuerlichen Pflichten gegenüber dem IRS kennen müssen. Sie müssen dennoch wissen, welche Berichte und Zahlungen wann fällig sind.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie mache ich Bundeslohnsteuereinzahlungen?

Sie müssen Lohnsteuerzahlungen per elektronischer Überweisung (EFT) vornehmen. Sie können für diese Einzahlungen keinen Scheck an das IRS senden. Die meisten Unternehmen nutzen das IRS Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Sie müssen sich beim System registrieren, um mit der Einzahlung beginnen zu können. Wenn Sie EFTPS nicht verwenden möchten, können Sie möglicherweise mit Ihrem Finanzinstitut, Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst oder einem anderen vertrauenswürdigen Dienst zusammenarbeiten, um Ihre Lohnsteuereinzahlungen vorzunehmen.

Wohin sende ich meine 941-Zahlung?

Möglicherweise können Sie Ihre Lohnsteuerzahlung per Post einreichen, wenn Ihre insgesamt fälligen Steuern für das aktuelle oder vorherige Quartal weniger als 2.500 US-Dollar betragen und Sie an keinem Tag während des Einzahlungszeitraums Steuern in Höhe von 100.000 US-Dollar hatten. Die IRS-Postanschrift hängt vom Bundesstaat ab, in dem sich Ihr Unternehmen befindet. Eine Liste dieser Adressen finden Sie in den Anweisungen für Formular 941 (Seite 8).

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